12 Tips om de privacy van medewerkers en sollicitanten te borgen

Categorie: HR-Tips
Gepubliceerd: 08-01-19

Met de komst van de EU avg (= algemene verordening gegevensbescherming) is privacy weer een hot item (zie hst. 3). Ook je medewerkers worden veelvuldig geconfronteerd met privacy-onderwerpen en zullen dus bewuster zijn van en alerter op wat er wel en niet is toegestaan. Wij zetten als geheugensteuntje 12 tips op het gebied van medewerkers en privacy op een rij:

Bewaar gegevens van sollicitanten niet te lang

  • Heeft een sollicitant de functie niet gekregen? Dan is het gebruikelijk dat de organisatie zijn gegevens (alle gegevens dus cv, maar ook aantekeningen van gesprekken, assessment-resultaten etc.) uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijdert.
  • Sollicitanten kunnen toestemming geven om hun gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie komt. Een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.

Wees zorgvuldig en transparant als je social media checkt

  • Werkgevers mogen het gedrag op sociale media van sollicitanten niet zomaar checken. Want ook gegevens van een openbaar profiel mogen namelijk niet altijd ‘voor eigen doeleinden’ worden ingezet. De richtlijnen van de Europese privacy-toezichthouders geven aan dat werkgevers de informatie mogen inzien en gebruiken mits deze noodzakelijk en relevant is voor de uitoefening van de baan. Ook moet de werkgever kenbaar maken dat hij de social media van sollicitanten controleert. Toestemming om als vriend te worden toegevoegd is overigens niet rechtsgeldig gezien de afhankelijkheidsrelatie van de sollicitant. Het Europese rapport ‘Dataprocessing at Work’ maakt een uitzondering voor banen waar sociale media een rol spelen.
  • De Autoriteit Persoonsgegevens kan boetes uitdelen als zij aanwijzingen krijgt dat een werkgever de wet overtreedt. Deze kunnen onder de nieuwe wetgeving fors oplopen. Ook de Nationale ombudsman zou corrigerend kunnen optreden.
  • De richtlijnen zijn hoe dan ook niet helemaal eenduidig. Volgens een woordvoerder van de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland mag een werkgever namelijk best kijken op LinkedIn en andere sociale media. Mits hij ‘zorgvuldig en transparant met de informatie omgaat’. Als voorbeeld geeft hij een sollicitant die feestend met grote pupillen op Facebook staat. Het advies van de Autoriteit Persoonsgegevens is om die foto niet te laten meespelen in de beslissing of je hem uitnodigt voor een gesprek. Liever heeft men dat de werkgever er bij de sollicitant naar vraagt.

Stel deze vragen NIET tijdens het sollicitatieproces

  • Verplicht video-solliciteren. Je mag niet van sollicitanten eisen dat ze video-solliciteren omdat hiermee niet relevante persoonsgegevens onthuld kunnen worden. Je moet sollicitanten dus de keuze geven om per video of per brief/email te solliciteren.
  • Hoe het zit met de gezondheid? Ook mag je niet vragen naar het ziekteverzuim in het verleden.
  • Naar zwangerschap of plannen daartoe. Sowieso mag je een sollicitant niet afwijzen omdat die zwanger is of wil worden.
  • Het BSN-nummer. Tenzij je wil controleren of de sollicitant onder de doelgroep valt van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten.
  • Een kopie id-bewijs. Een werkgever mag wel de identiteit van een sollicitant controleren tijdens de sollicitatieprocedure, maar alleen door te vragen om het originele identiteitsbewijs te laten zien.