Tips voor een waardevol exitgesprek

Categorie: HR-Tips
Gepubliceerd: 21-12-18

Wanneer mensen de organisatie verlaten, wil je weten waarom. Een exitgesprek levert kwalitatieve informatie op over de vertrekredenen en kan leerpunten voor de organisatie aan het licht brengen die anders verborgen zouden blijven. Hoe zorg je voor waardevolle output?

  • Plan het gesprek tijdig in, houd rekening dat er op het laatst vaak vakantiedagen worden opgenomen.
  • Voer het exitgesprek kort voor het vertrek van de medewerker, bij voorkeur in de week die voorafgaat aan de laatste werkdag. De feedback hoeft dan niet meer een nadelige invloed te hebben op de werksfeer.
  • Maak het exitgesprek niet verplicht. Niet iedereen heeft de behoefte om uitgebreid te praten over zijn vertrek. Eventueel kan een enquête dan een laagdrempelig alternatief vormen.
  • Verdiep je in de loopbaan van de medewerker. Op welke afdelingen heeft hij gewerkt, welke functies heeft hij vervuld, met wie heeft hij samengewerkt?
  • Houd jezelf voor dat het vooral een positief gesprek moet worden waardoor je op een prettige manier uit elkaar kunt gaan.
  • Zorg dat er een open sfeer ontstaat bij het gesprek door aan het begin te bespreken:

– Wat het doel van het gesprek is

– Dat alles wat de medewerker vertelt vertrouwelijk blijft

– Wat er met de verkregen informatie gebeurt

  • Neem voldoende tijd voor het gesprek zelf, een uur is een goed richtlijn.
  • Houd het exitgesprek in een rustige, afgeschermde ruimte waar de werknemer zich op zijn gemak voelt en het gevoel heeft om vrijuit te kunnen spreken.
  • Laat de medewerker merken dat je oprecht geïnteresseerd bent in zijn of haar mening.
  • Gebruik een checklist met gespreksonderwerpen zodat je niets vergeet te vragen.
  • Stel neutrale vragen en laat de vertrekkende medewerker vrijuit praten.
  • Ga niet in discussie. Zorg ervoor dat de sfeer van het gesprek positief blijft of op zijn minst neutraal.
  • Vraag door maar respecteer het als iemand niet alles wil vertellen.
  • Vat het gesprek aan het einde nog even kort samen om te checken of je de essentie goed hebt gevangen.
  • Bedank de medewerker voor zijn inzet en het openhartige gesprek. Wens hem of haar oprecht succes en hopelijk tot ziens.
  • Doe er wat mee! Evalueer de punten die tijdens het gesprek naar voren zijn gekomen en zet ze zo nodig om naar acties.
  • Handel zorgvuldig met de verkregen informatie. Gebruik het bijvoorbeeld niet rechtstreeks tegen medewerkers want daarmee verspeel je het vertrouwen van de zittende medewerkers.
  • Zijn er (gevoelige) zaken die wel gemeld moeten worden, doe dit dan nadat de gesproken medewerker de organisatie daadwerkelijk de organisatie heeft verlaten.

Voorbeelden van gesprekspunten in het exit gesprek:

  • Reden van vertrek
  • Waarom gekozen voor juist die nieuwe baan
  • Verwachtingen uit aannameprocedure waargemaakt
  • Inhoud van het werk
  • Ontwikkelmogelijkheden
  • Arbeidsvoorwaarden
  • Bedrijfscultuur
  • Samenwerking
  • Management / aansturing
  • Wat ga je missen
  • Leerpunten / tips voor de organisatie

Bronnen: exactpi.nl, leaufort.nl, carrieretijger.nl, ondernemenmetpersoneel.nl