24/7 bereikbaar zijn, pas op voor technostress!

Categorie: Nieuws
Gepubliceerd: 16-01-20

Je bent net geconcentreerd aan een belangrijk rapport bezig en jawel, daar klinkt een piepje. Je hebt weer een nieuwe mail, over een heel ander onderwerp dan het rapport wat je aan het maken bent. Maar ja, je bent nu toch al uit je concentratie. Dus dan kun je net zo goed even de tijd nemen om die mail te beantwoorden, toch? Vervolgens zit je na een lange werkdag lekker thuis op de bank met de kinderen, die je uitgebreid vertellen over hun schooldag. Midden in hun verhaal gaat je telefoon. Het is je werkgever. Tja, toch maar even opnemen, misschien is het wel belangrijk. Herkenbaar? We leven in een maatschappij waarbij men van elkaar verwacht om dag en nacht bereikbaar te zijn. Afhankelijk van de bedrijfscultuur geldt dat niet alleen privé, maar ook zakelijk. De vraag is alleen of we dat wel moeten willen?

We zijn er zelf mee begonnen en houden het zelf in stand

De hedendaagse technologie is ontzettend handig en de mogelijkheden zijn eindeloos. We kunnen altijd alles zien, lezen en horen. Daar word je natuurlijk enthousiast van! Door dit enthousiasme is men begonnen met werkmail ontvangen op zijn smartphone en met zakelijke communicatie via WhatsApp en social media, want we zijn bang om ook maar iets te missen. En als de trend eenmaal is ingezet, dan schept dat ook verwachtingen. Als je een paar keer je mail hebt beantwoord in de avond of je telefoon hebt opgenomen in de auto, dan wordt er wel van je verwacht dat je dat altijd doet. We zitten in een vicieuze cirkel. En zie daar maar eens uit te komen zonder scheve gezichten te veroorzaken…

De mogelijke gevolgen van continue bereikbaarheid

Het afgelopen decennium zijn er talloze onderzoeken geweest naar de bereikbaarheid van werknemers buiten werktijd en wat dit met mensen doet. De resultaten zijn allemaal net anders, maar er is zeker wel een lijn te zien in al deze uitkomsten: steeds meer mensen lezen hun mail en zijn telefonisch bereikbaar buiten werktijd. En een groot deel van deze werknemers doet dit omdat ze het gevoel hebben dat het moet, maar ze ervaren dit wel als stressvol. Deze stress, die voortkomt uit de uitgebreide technologische mogelijkheden van de huidige maatschappij, noemen we – hoe komen we er toch op? – technostress.

Stress en burn out

Als we altijd maar onze telefoon aan hebben, die de hele dag door piept en rinkelt, blijven we zelf ook de hele dag ‘aan’ staan. We krijgen daardoor een overdaad aan informatie elke dag. Maar ook als die telefoon niet piept, maar we wel weten dat we gebeld of gemaild kunnen worden, kunnen we nooit helemaal ontspannen. Die ontspanning komt pas als je je werk even helemaal loslaat. Maar is dat dan zo belangrijk? Ja zeker! Je lichaam kan pas herstellen van alle indrukken en stress als het helemaal kan ontspannen. En als je lichaam niet herstelt, dan bouwt de stress zich op en kan deze zelfs chronisch worden en leiden tot fysieke klachten of zelfs een burn out. Dat is niet alleen heel vervelend voor jezelf, maar het is ook een dure aangelegenheid voor werkgevers om langdurig zieke medewerkers te hebben.

Is 24/7 bereikbaar zijn eigenlijk wel efficiënt?

Het lijkt zo handig, altijd bereikbaar zijn. Je kunt klanten overal en altijd te woord staan en werkgevers en collega’s kunnen je altijd benaderen als ze vragen hebben. Het klinkt als een ideale situatie, maar als iets te mooi lijkt om waar te zijn, dan is het dat meestal ook. Niemand kan namelijk 24/7 productief zijn, dus hoe handig is die eeuwige bereikbaarheid eigenlijk?

Concentratie

Concentratie is één van de belangrijkste dingen om goed werk af te leveren en om efficiënt te werken. In de huidige samenleving is er echter altijd wel iets dat je afleidt. Op het moment dat er een mailtje binnenkomt en dit zie of hoor je, ben je even afgeleid. Zelfs als je het mailtje niet direct gaat lezen. Dit geldt ook bij andere berichtjes, bijvoorbeeld via WhatsApp of andere sociale media. Om je goed te kunnen concentreren tijdens je werk is het daarom raadzaam om je mailprogramma af en toe ook eens uit te zetten en je telefoon op flight mode.

Effectiviteit

Met je werk bezig zijn als je in de auto zit of buiten werktijd thuis bent, is al niet in grote hoeveelheden aan te raden. Als het dan nog effectief is, dan kan het nog schelen tijdens werktijd op kantoor. Maar hoe vaak gebeurt het niet dat je gebeld wordt terwijl je in de auto zit en de stukken waar het over gaat niet bij de hand hebt? Of dat je een werkmailtje binnenkrijgt terwijl je thuis bent, maar de vraag niet thuis kunt beantwoorden? In dat soort gevallen kun je niet ontspannen, maar kun je ook niets oplossen. Echt effectief kun je dat niet noemen. Eigenlijk is het gewoon dubbel zonde!

Tips voor een goede balans tussen werk en privé

Af en toe bereikbaar zijn buiten werktijd is voor de meeste mensen geen probleem, maar bewustzijn en duidelijke afspraken zijn belangrijk. Dus:

  • Zet je telefoon af en toe eens helemaal uit, dan kun je even helemaal ontspannen en herstellen.
  • Vraag jezelf eens af of je e-mail op je telefoon echt nodig hebt, of dat het alleen maar voor onwelkome afleiding zorgt.
  • Doe aan verwachtingsmanagement. Dus communiceer wanneer je wel of niet bereikbaar bent, je zult zien dat collega’s dan creatiever worden om jou te ontzien op de momenten dat je echt even vrij wilt zijn. En als je in je out of office aangeeft wanneer je de e-mail wel gaat behandelen, weet ook de ander waar hij/zij aan toe is.

Recruitment Consultant Raisa van Nieuwenhuize vult aan: “Begin vooral met het bespreekbaar maken en doorbreken van patronen, want waarschijnlijk lopen anderen tegen hetzelfde aan. En maak dan met je leidinggevende en collega’s afspraken over wanneer je wel of niet bereikbaar bent buiten werktijd. Bepaal met elkaar in welke situaties het echt handig en nodig is en wanneer het ook kan wachten. Dat kan vaker dan je zelf denkt. Balansbewaking voor gevorderden is trouwens ook dat je ‘Nee’ leert zeggen, je hoeft echt niet op elk verzoek van je werkgever, collega’s of klanten in te gaan”.