3 tips over hoe jij efficiënt om kunt gaan met jouw tijd.

Categorie: Nieuws
Gepubliceerd: 24-08-20

Esther van Nierop geeft vaardigheidstrainingen, communicatietrainingen en is trainer & coach persoonlijke ontwikkeling. Wij interviewden haar over uitdagingen omtrent timemanagement in het licht van nu.

Timemanagement? Esther geeft al vrij snel aan dat het daar helemaal niet over gaat. Het gaat namelijk om zelfmanagement. En dat is enorm lastig in de tijd van nu waarbij we met zijn allen veel thuiswerken en de scheidingslijn tussen privé en zakelijk heel dun is. Esther geeft 3 praktische tips over hoe je nu efficiënt om kunt gaan met jouw tijd. Heb jij weleens het gevoel aan het einde van de dag dat je veel hebt gedaan maar niet precies weet wat? Dan kunnen deze tips jou weleens helpen.

Als men bij mij aangeeft dat zij problemen hebben met timemanagement dan zeg ik al vrij snel dat het niet gaat om timemanagement maar om zelfmanagement. Wat dat betreft is het woord timemanagement best een gek woord. De tijd kun je namelijk niet managen. Dat is nu eenmaal 24 uur per dag en dat wordt niet ineens meer. Maar het gaat er juist om dat je je bewust bent van de keuzes die je maakt binnen de tijd die je hebt. Tijd is namelijk een beperkt iets en kan je maar één keer gebruiken.

Ik zie vaak terug dat men aangeeft dat ze een hele dag druk zijn met van alles en nog wat en aan het einde van de dag denken; wat heb ik nu eigenlijk gedaan? En in deze huidige coronaperiode zie ik dit alleen nog maar meer gebeuren. De letterlijke scheidingslijn tussen privé en werk is voor veel mensen ineens weggevallen. Iemand zei mij laatst letterlijk: ‘’Die laptop staat altijd op de eettafel en ik zie hem de hele dag. Nu zit het continu in mijn hoofd dat ik dat mailtje nog moet sturen. Eerder dacht ik: ik moet morgen dat mailtje nog versturen en liet ik het los. Want op dat moment kon ik daar niets aan doen, die laptop was er niet.’’ Dat zijn de voorbeelden die ik in de praktijk tijdens mijn coaching en trainingen veel tegen kom.

Maar natuurlijk zijn er ook voordelen en gaat het bij veel mensen ook goed. Je kunt namelijk zelf meer bepalen en je tijd indelen als je functie dat toe laat. Wanneer het een warme dag is besluit je wellicht om van 10 tot 12 met de hond te wandelen en in de avond wanneer het koeler is die rapportage te maken. En natuurlijk is hard werken helemaal niet erg en veel werken ook niet. Mits je er een goed gevoel van krijgt. Als jij meer energie krijgt van het uitwerken van een nieuw idee in de avond dan is daar niets mis mee. Van hard werken gaat namelijk niemand dood. Maar waar het vaak misgaat is dat we last krijgen van de dingen waar we niet aan toe zijn gekomen. Dat is de negatieve energie. Zelfmanagement kan je daarbij helpen.

Tip 1: Geen timemanagement maar zelfmanagement

Dit gaat over welke afspraken je met jezelf maakt. Wat ga ik doen? Hoeveel tijd staat daarvoor? En welk resultaat wil ik? Als je dat met jezelf afspreekt op voorhand, kun je ook aan de achterkant voelen dat het je gelukt is. Plan jouw werkzaamheden realistisch in en kom deze na. Op het moment dat dat toch niet gelukt is, is dat waarschijnlijk omdat je geen realistische afspraken met jezelf gemaakt hebt. Niets is zo vervelend als je de hele dag gewerkt hebt maar dat je aan het einde van de dag jezelf afvraagt wat je nu eigenlijk gedaan hebt. Het is daarin belangrijk dat je activiteiten echt hebt kunnen afvinken. Zeker in de tijd van nu. Waarin je geen ‘’controle’’ van collega’s of een werkgever hebt die je naar huis sturen wanneer je het weer eens erg laat maakt. Zelfmanagement helpt je hierbij.

Tip 2: Maak slim gebruik van de digitale hulpmiddelen die we hebben. 

We zijn er allemaal achter dat we een vergadering prima via Zoom kunnen doen en je niet altijd naar de locatie hoeft toe te rijden. Maar zorg er dan wel voor dat jouw zoommeeting een duidelijke agenda heeft, met een begin- en een eindtijd. Anders wordt het hulpmiddel juist een tijdvreter. Maak ook op een goede manier gebruik van je out of office reply. Niet alleen wanneer je op vakantie bent, maar ook wanneer je even niet bereikbaar bent. Als jouw klanten of collega’s altijd gewend zijn dat je snel reageert dan scheppen we dus ook altijd de verwachting dat we per definitie snel reageren. De kans dat een collega je nog een keer belt, appt of mailt is vrij groot, je reageert immers altijd snel.  Op het moment dat we aangeven dat we niet bereikbaar zijn en wanneer wel, dan scheppen we ook de juiste verwachtingen en voorkom je dat mensen je onnodig blijven bellen. Ook dat zijn extra tijdvreters die je kunt voorkomen als je de verwachtingen juist managet.

Spreek je voicemail dus ook eens in voor een ander doeleinde. Dit inspreken kost je 1 minuut. Indien je de hele dag bereikbaar bent kun je je standaard voicemail aan laten staan. Maar als je voor een klant of projectgroep een halve of een hele dag in overleg zit kun je er ook voor kiezen om in te spreken dat je i.v.m. projectwerkzaamheden niet bereikbaar bent en dat de ander jou een mailtje kan sturen waarop jij dan binnen 24 uur reageert.

Als jij namelijk je normale voicemail aan hebt staan waarin je aangeeft dat je zo spoedig mogelijk terugbelt schept dit wederom verwachtingen. Voor mij is zo spoedig mogelijk bijvoorbeeld 1 of 1.5 uur en voor een ander is dit misschien wel 30 minuten. De kans dat je dan weer appjes of mailtjes hebt ontvangen is vrij groot. Kortom; dit doet iets met de verwachtingen van de ander, maar het doet ook wat met jouw mindset. Je kan namelijk het gevoel hebben dat je geleefd wordt of dat je te kort geschoten bent. Dat is allemaal niet nodig als we op voorhand de verwachtingen goed managen. De kans dat de collega of klant het antwoord zelf gevonden heeft in de tussentijd is groot. Problemen lossen zich vaak zelf op.

Tip 3: Maak SMART afspraken.

Dat klinkt makkelijk maar dit is in de praktijk heel erg lastig. Specifiek, meetbaar, acceptabel realistisch en tijdsgebonden. Dat moet lukken toch? Denk maar eens aan de afspraken die je met een collega maakt. Een collega die jou vraagt om nog even te kijken naar een rapport met 10 pagina’s. Wat verwacht de ander dan van je? Dat je het hele rapport aanpast? Herschrijft? Corrigeert? Wanneer moet het af zijn? Terwijl als diezelfde collega tegen je zegt: ‘’Ik heb hier een projectverslag, ik heb het maandag om 12 uur nodig. Kun jij er doorheen lopen en het taal technisch corrigeren?’’ weet jij meteen waar je aan toe bent en kun je ook nee zeggen wanneer maandag 12 uur voor jou niet haalbaar is. Het wordt dan ook makkelijker geaccepteerd wanneer je nee zegt.

Dus wanneer je het gevoel hebt dat je achter de feiten aan loopt, in de waan van de dag leeft komt dit waarschijnlijk omdat je geen SMART afspraken hebt gemaakt. Zowel met jezelf als met de ander. En dat is niet altijd erg, wanneer je privé met iemand afspreekt dat je ‘’ergens in de middag’’ langskomt, en de ander heeft diezelfde mindset maakt dit natuurlijk niet uit. Maar in werk kan dit toch behoorlijk lastig zijn.

Deze tips kunnen jou helpen jezelf te managen zodat jij prettiger kunt werken. Grip op zelfmanagement levert je veel op. Je maakt concrete realistische afspraken. Je bent betrouwbaar voor jezelf en de ander en dat vergroot je werkplezier. Dus: Do it right the first time. Doe aan zelfmanagement en geniet van je successen!

Wil jij eens sparren over zelfmanagement? Neem dan gerust contact op met onze Recruitment Consultants. Zij helpen je graag.