Tips om werkstress te beperken

Categorie: HR-Tips
Gepubliceerd: 20-12-18

Stress op de werkvloer is beroepsziekte nummer één. Meer dan een miljoen Nederlanders lopen jaarlijks het risico op een burn-out en andere werk gerelateerde psychische ziektes. De aanpak van werkstress is maatwerk, omdat de oorzaak voor iedere werknemer verschilt. Je kunt wel het nodige doen om de kans erop te verkleinen. We kijken eerst kort naar de oorzaak en vervolgens naar hoe je voorkomt dat de emmer overloopt?

Oorzaken werkstress
Er zijn diverse wetenschappelijke modellen die het ontstaan van werkstress belichten. Rode lijn in al deze modellen is dat werkstress is te verklaren door de balans tussen ‘belasting’ en ‘belastbaarheid’. Deze visie is samengebracht in één vereenvoudigd balansmodel (zie volgende pagina). Belasting staat hierbij voor alle klussen die op iemands schouders rusten (fysiek, mentaal en emotioneel). Belastbaarheid staat voor wat je aankunt en dat is voor iedereen verschillend.

Werkstress is dus niet automatisch het gevolg van te hoge werkdruk, te strakke deadlines, stapels werk waar maar geen einde aan lijkt te komen of van intensief contact met die lastige klant. Dat is maar één kant van het verhaal: de negatieve kant. De positieve kant van het verhaal is dat werknemers heel goed met een hoge werkdruk kunnen omgaan, zolang hun mentale buffer maar groot genoeg is en de balans niet de verkeerde kant uitslaat. Deze buffer wordt gevormd door bronnen waar een werknemer energie van krijgt, zoals support van collega’s of een gezonde lifestyle. Of door sterk ontwikkelde eigenschappen zoals een proactieve werkhouding of optimistische levenshouding. En natuurlijk de mate waarin een werknemer in staat is om thuis, na een lange werkdag, alle stress even van zich af te zetten.

werkstress balans

Wat kun je als werkgever doen om werkstress te voorkomen?

Veelal hebben maatregelen gericht op veranderingen in het werkproces (taakroulatie, verminderen werkdruk) veel tijd nodig en kosten relatief veel geld en inspanning. Uit onderzoek is gebleken dat preventieve maatregelen gericht op factoren die in het werk energie opleveren, zoals het bevorderen van coachend leiderschap door scholing van het middenkader, organiseren van een werkoverleg, verbeteren van de werksfeer door het organiseren van informele contactmomenten, verschaffen van hulpmiddelen ter beperking van de fysieke belasting het meest effectief zijn. Immers werknemers ervaren in principe geen probleem met en hoeven geen ernstige gevolgen op te lopen van een (te) hoge werkdruk, zolang het werk motiverend is en de werknemer zich betrokken voelt bij het bedrijf!

  • Zet in op preventie!

Wacht dus niet met het nemen van maatregelen tot het eigenlijk al te laat is.

  • Haal werkstress uit de taboesfeer

Op werkstress rust nog altijd een taboe. Zowel werkgevers als werknemers vinden het lastig om dit onderwerp aan te snijden. Zo wekken veel werknemers niet graag de indruk dat zij te veel werk op hun bord hebben. Vraag daarom of je werknemers het werk nog wel aankunnen en over voldoende regelmogelijkheden beschikken. Bijvoorbeeld tijdens een functioneringsgesprek of werkoverleg.

  • Herken de signalen

Verschillende signalen kunnen wijzen op werkstress. Het is belangrijk om die op tijd te herkennen. Wees onder meer alert op hoge verzuimcijfers, gemiste deadlines, overwerk, een groot aantal fouten en irritaties tussen werknemers. Deze zaken hoeven niet per se te wijzen op werkstress, maar kunnen wel een belangrijke indicator zijn. Schakel bij twijfel een arbo-deskundige in.

  • Zorg voor een goede planning

Het is belangrijk om het werk goed te organiseren. Dat zorgt ervoor dat alle werkzaamheden goed over je personeel worden verdeeld. Als je werknemers daarnaast inspraak biedt in de planning, neem je een belangrijke stressfactor weg. Een gebrek aan regelmogelijkheden verhoogt namelijk de kans op werkstress. Met zelfroosteren geef je werknemers meer zeggenschap over hun werktijden.

  • Overleg over de kwaliteitseisen

Sommige mensen stellen onnodig hoge eisen aan hun werk. Deze perfectionistische werknemers halen zich veel werk op de hals, wat de kans op werkstress vergroot. Om te voorkomen dat dit uitgroeit tot een probleem, kun je de kwaliteitseisen bespreken waar het werk volgens jou aan moet voldoen. Wellicht ben jij of de klant met een zeven of acht tevreden, terwijl je werknemer altijd voor een tien gaat.

  • Deel schouderklopjes uit

Het is belangrijk dat werknemers voldoende steun krijgen van hun leidinggevende. Hierdoor ervaren zij minder stressklachten op momenten waarop de werkdruk hoog is. Het uitdelen van schouderklopjes is een van de meest voor de hand liggende manieren om dat op individueel niveau te doen. Daarnaast kun je natuurlijk met het volledige team gezamenlijk successen vieren.

  • Laat werknemers elkaar ondersteunen

Steun van collega’s helpt ook tegen werkstress. Uit een Tilburgs promotieonderzoek blijkt dat dit werkstress vermindert, met name bij vrouwen. Bied werknemers de mogelijkheid om elkaar te steunen door informele activiteiten te organiseren. Daarmee leren ze elkaar niet alleen beter kennen, maar kunnen ze ook ervaringen uitwisselen over bijvoorbeeld het combineren van werk en privé.

  • Geef ruimte om het werk los te laten

Werknemers functioneren beter als ze het werk af en toe even helemaal kunnen loslaten. Dat is niet eenvoudig als ze dag en nacht bereikbaar moeten zijn op de laptop of smartphone van de zaak. Maak daarom duidelijke afspraken over de bereikbaarheid en stimuleer dat je werknemers de uitknop gebruiken. Daardoor profiteer je van werknemers die volledig uitgerust terugkomen van een vrije dag.

  • Geef concrete ondersteuning

Bied bij persoonlijke problemen niet alleen een luisterend oor, maar ook concrete ondersteuning, zoals maatschappelijke hulp of praktische hulp bij schulden, zodat de problemen daadwerkelijk worden opgelost.

  • Geef inspraak

Geef de werknemers echt iets te zeggen over de koers die de organisatie uitstippelt. Het geeft vertrouwen en dus meer rust als je als werknemer weet waarom je organisatie bepaalde beslissingen neemt en je weet wat jouw inbreng toevoegt aan het totale proces, en daar ook inspraak in hebt. Actief mee kunnen denken en gehoord worden bij oplossingen motiveert enorm. Dan hoeft een hogere werkdruk niet tot meer stress te leiden.

  • Bied extra ruimte voor privézaken

Uiteraard hebben werknemers al veel mogelijkheden om privézaken te regelen. Zo kunnen ze gebruikmaken van hun recht op wettelijk verlof. Aangezien deze mogelijkheden lang niet altijd toereikend zijn, bieden veel werkgevers meer verlofmogelijkheden dan verplicht. Ook zou je het werk anders kunnen verdelen wanneer een werknemer tijdelijk meer ruimte nodig heeft voor privézaken.

  • Laat je gezicht zien op de werkvloer

Wanneer je als directeur of leidinggevende regelmatig je gezicht laat zien op de werkvloer, draag je bij aan de bevlogenheid van je personeel. Dit leidt bij hen weer tot minder werkstress, want uit onderzoek van ArboNed blijkt dat bevlogen werknemers onder meer productiever en energieker zijn. Zorg er in ieder geval voor dat je aanwezig bent, interesse toont in je personeel en zelf de handen uit de mouwen steekt.

  • Zorg voor ontspanning op de werkvloer

In de meeste bedrijven werkt ontspanning (denk aan activiteiten als tafeltennis, sporten, gamen, bokszak etc.) uitstekend om personeel betrokken, gemotiveerd en gezond te houden. Denk dus niet: ‘het kost alleen maar tijd en geld’, ‘ze komen hier om te werken’, of ‘het werk is al leuk genoeg.’ Af en toe iets anders doen, zal juist stimulerend werken en je bedrijf veel opleveren. Zorg wel dat de vorm van ontspanning past bij je bedrijf en je werknemers. Dat jij nu zo goed bent in Twister, betekent niet dat al je werknemers daar op zitten te wachten iedere pauze. Pas je keuze aan op je personeel. Vraag wat ze leuk zouden vinden. Laat ze bijvoorbeeld stemmen op een paar vormen van ontspanning.

  • Stuur je werknemers op training

Competenties en vaardigheden spelen ook een belangrijke rol bij werkstress. Als je aandacht besteedt aan de ontwikkeling van je personeel, kunnen zij beter voldoen aan de eisen die het werk stelt. Daarbij kun je ook denken aan trainingen of cursussen op het gebied van mindfulness, timemanagement of stressreductie. Die leren werknemers slimmer omgaan met hun tijd of energie.

  • Voorkom herhaling

Geef een werknemer extra persoonlijke aandacht als hij of zij na uitval door werkstress terugkeert op het werk. Vaak blijkt er weinig veranderd, waardoor de werknemer opnieuw uitvalt.

Meer voorbeelden van werkgerichte preventieve maatregelen

  • Veranderen van taakinhoud (verbreden, etc.)
  • Regelmatig en open werkoverleg waardoor de betrokkenheid van de werknemers toeneemt
  • Vergroten van de regelmogelijkheden: meer beslissingsbevoegdheid geven aan werknemers
  • Het verlagen van werkdruk door betere prioriteitsstelling door het management
  • Verbeteren relatie met Arbodienst
  • Verzenden nieuwsbrief/personeelsblad om de communicatie te verbeteren
  • Verschaffen (ergonomische) hulpmiddelen ter beperking van de fysiek belasting
  • Invoeren zelfsturende teams
  • Bevorderen coachend leiderschap door scholing van het middenkader
  • Invoeren herplaatsingsbeleid
  • Organiseren van informele contactmomenten
  • Aanpassen van werk/rusttijden
  • Verbeteren arbeidsverhoudingen (bijv. andere werksfeer, werkoverleg, ondersteuning door baas of collega´s, coachen)
  • Verbeteren arbeidsvoorwaarden (salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden)
  • Aandacht voor afdeling- of functiegroep specifieke werkstress factoren
  • Een sfeer scheppen waarin de privé-omstandigheden van de werknemers op het werk bespreekbaar zijn

Meer voorbeelden van persoonsgerichte preventieve maatregelen

  • Vergroten belastbaarheid door verbeteren vaardigheden van de medewerker waardoor hij/zij efficiënter kan werken: cursussen time-management, assertiviteit, sociale vaardigheden of coachend leidinggeven
  • Werknemers ondersteunen (d.m.v. instellen vertrouwenspersoon) bij emotioneel ingrijpende gebeurtenissen (agressieve klanten, conflicten, ongelukken)
  • Verhogen stresstolerantie/belastbaarheid door verbeteren van de fysieke en mentale conditie door bedrijfsfitness, ontspanningsoefeningen, yoga, voorlichting over het herkennen van de symptomen van stress en het leren omgaan met stressvolle situaties
  • Voorlichting geven over een gezonde levensstijl (stoppen met roken, voeding, alcoholgebruik en lichaamsbeweging)
  • Selectie van personeel op stresstolerantie: rigide en perfectionistische persoonlijkheden hebben het vaak moeilijk in stressvolle situaties, dit type persoonlijkheid kan je achterhalen in een assessment
  • Aandacht voor goede balans tussen werk-privé situatie: workshop combineren werk en thuis, kinderopvang

Coaching

Exact personeelsintermediair werkt samen met verschillende coaches die zich hebben toegelegd op de het aanleren van vaardigheden om stress te verminderen en verzuim te voorkomen. Zo bevelen wij Loes van Beest van harte bij u aan:

Loes van Beest van Yoga en Coach zorgt er met trainingen en coaching voor dat (gestreste) medewerkers de juiste balans terugvinden en deze vervolgens weten te bewaken. Het resultaat: medewerkers ervaren veel minder werkdruk, hebben meer energie, hebben minder last van stress, veroorzaken minder ziekteverzuim en werken met meer plezier. Dit alles draagt bij aan een positieve werksfeer, stress-preventie, het terugdringen van ziekteverzuim en een hoger rendement.

Loes van Beest: “Ik ben een trainer die het beste uit mensen wil halen en die instant weet ik wat iemands ‘probleem’ is. Ik hou, net als de medewerkers van Exact, van werken, leven en denken vanuit positiviteit. Ik ga daarin verder dan de meeste coaches, want met alleen praten komen we er niet. We gaan doen!”

Bijvoorbeeld tijdens:

1. Life / Work life balance coaching voor medewerkers met vragen op het gebied van stress, burnout, conflicten, persoonlijke ontwikkeling, leiderschap, loopbaan, privé issues etc. Dit kan zowel individueel als groepsgewijs.

2. In company yoga, meditatie, mindfulness, teambuilding krijgskunst of ademtraining. Voor ontsnapping, verlaging werkdruk, preventie ziekteverzuim, duurzame inzetbaarheid medewerkers etc.

Speciaal voor medewerkers met spanning-of stressklachten is er het individuele 5 stappen in 3 maanden coachingsprogramma. Hierin richten we ons op het vinden en blijvend behouden van de optimale balans. Dit programma is ook heel geschikt voor medewerkers die reeds zijn uitgevallen op het werk.

Goed om u te realiseren: een investering in de gezondheid van uw medewerkers is ook een investering in uw bedrijfsresultaat! Voor meer informatie: vraag uw accountmanager of kijk op onze partnerpagina.