Procedure klachtafhandeling bij Exact personeelsintermediair

Als je een klacht hebt over onze dienstverlening of bent geconfronteerd met discriminatie in jouw contact met Exact (medewerkers of opdrachtgevers), dan nemen we dat heel serieus. Hierna vind je de stappen die wij nemen om jouw klacht op een goeie manier op te pakken en adequaat op te lossen.

1. Ontvangst, registratie en informatie over de procedure

Je meldt je klacht bij jouw contactpersoon van Exact of bij de operationeel directeur van Exact Marjolein Stok. Wij registreren de klacht op een digitaal formulier. Wij lopen het formulier na invullen met je door, en na goedkeuring over de inhoud nemen we de procedure van de klachtafhandeling met je door.

2. Bepalen klacht-afhandelaar

Als jouw contactpersoon de klacht heeft aangenomen, stuurt hij of zij deze door naar operationeel directeur van Exact. Dan wordt bepaalt wie de juiste persoon is om de klacht te behandelen. Meestal is dat de operationeel directeur, soms de verantwoordelijke voor het betreffende proces.
De afhandelaar is nooit de medewerker die de dienst heeft verleend waarop de klacht betrekking heeft. Naam en functie van de klacht-afhandelaar worden vastgelegd op het digitale klachtenformulier.

3. Het digitale klachtenformulier wordt verstuurd naar de klacht-afhandelaar

 

4. Afhandeling van de klacht

De klacht-afhandelaar neemt binnen twee werkdagen contact met je op en zal er naar streven om de klacht direct op te lossen en/of stemt af hoe de klacht zal worden afgehandeld en op welke termijn. Mocht de klacht leiden tot een aanpassing van een procedure binnen Exact, dan zal tevens aangegeven worden op welke termijn dit zal worden doorgevoerd.

5. Rapportage afhandeling van de klacht

De klacht-afhandelaar rapporteert de afhandeling van de klacht middels het digitale klachtenformulier.

6. Contact over klachtafhandeling

We zullen na de klachtafhandeling binnen 5 werkdagen contact met je opnemen om te verifiëren of de klacht naar tevredenheid is opgelost. Als dat niet het geval is, zal de klacht-afhandelaar worden verzocht binnen 2 werkdagen dit alsnog te doen.

7. Afsluiting en documentatie van de klacht

Als de klacht naar behoren is afgehandeld, wordt deze afgesloten.

8. Rapportage en analyse

Per kwartaal wordt een totaalrapportage gemaakt van alle klachten die zijn binnengekomen en opgenomen in een analyse. Eventuele conclusies uit de analyse die leiden tot proces of procedure aanpassing worden intern gecommuniceerd.