Verder zoeken

Department support | Secretaresse | Personal Assistant

De functie

Als Secretaresse / Personal Assistant ben je verantwoordelijk voor administratieve ondersteuning van de B2B Division. Je bent de rechterhand van de PA Director, hierdoor ben je bijvoorbeeld helemaal op de hoogte van alle interne en externe communicatie en de marketingactiviteiten. Je schakelt met diverse afdelingen binnen de organisatie over rapportages, financiële zaken en algemene zaken. Je verzorgt natuurlijk ook het agendabeheer en het boeken van reizen.

Deze veelzijdige baan omvatten de volgende werkzaamheden.

PA Director

  • Agenda beheer, approvals, declaraties
  • Meeting minutes MT - wekelijks
  • Overige taken

Department Support

  • Agenda’s afdeling delen, inplannen meetings, organiseren & coördinatie kwartaalbijeenkomsten
  • Allerhande vragen afdeling
  • Checken en doorsturen van interessante tenders
  • Coördinator Q bonus scores
  • Coördinator bij audit
  • (BHV) Marketing Budget IT NL
  • Coördinatie/managen budget & deadlines budget (meetings PM & MM, managen consensusfile, managen werkfile met daarin de huidige budget status, budget vs uitgegeven budget, actiepunten, deadlines, etc.)
  • Aanmaken budget in SAP (Campaign, Plan Proposal, EO)
  • Verwerken tenderaanvragen in systeem + contact met vendoren onderhouden
  • Checken van facturen, verzamelen/toevoegen evidence & approven  

Marketing - communicatie

  • Ondersteuning van PM bij Marketing Programs, Marketing Communicatie (online & offline),  Events
  • Target Everyone beheer & ontwikkeling app in samenwerking met een collega

De organisatie

In deze veelzijdige baan werk je bij een gerenommeerde multinational in de elektronica branche. Jouw kantoor staat in Amsterdam-Schiphol. De cultuur is het best te omschrijven als internationaal, ambitieus, formeel en dynamisch. Absoluut een goed vervolg van jouw carrière!

Jouw profiel

Wij verwachten dat je alle genoemde en/of vergelijkbare werkzaamheden recent hebt gedaan of nu doet bij een internationaal georienteerde organisatie. Jouw CV laat dit ook duidelijk zien. Je bent snel beschikbaar of je hebt een opzegtermijn van niet langer dan 1 maand. 

  • Je hebt in ieder geval een afgeronde HBO opleiding.
  • 3-5 jaar als PA, secretaresse of management assistant bij een commerciële internationaal georiënteerde organisatie.
  • Je spreekt Nederlands en Engels en je bent gewend dit zakelijk te gebruiken in woord en geschrift.
  • Het is in deze baan ook belangrijk dat je projectmatig kunt werken. Je vindt het leuk om verschillende projecten aan te pakken en daarvoor verantwoording te nemen.
  • Daarnaast ben jij gewend om “jouw” manager aan alle kanten te ontzorgen.
  • Je denkt mee, je bent pro-actief en je zet graag een stapje extra om resultaten te boeken. Het is daarom belangrijk dat je geen 9-5 persoon bent.
  • In deze rol ben je ook verantwoordelijk voor een aantal financieel gerichte werkzaamheden, zoals het aanmaken van budgetten. Dit ga je doen in Excel en SAP. Het spreekt voor zich dat je daarom enige affiniteit met finance hebt, en het niet erg vindt met cijfers te werken.
  • Je kunt ook goed omgaan met Excel en een ERP systeem, bij voorkeur SAP.

Persoonlijkheid

  • Jij bent een pro-actieve, vlotte kandidaat die goed kan communiceren en zelfstandig kan werken. Je bent in staat om meerdere taken tegelijk op te pakken. Je hebt een dienstverlenende werkinstelling.
  • Het is ook belangrijk dat je een internationale mindset hebt en je goed kunt aarden binnen een ambitieuze organisatie.

Het aanbod

Salaris tussen € 2.700- € 3.300,-- op basis van 40 uur per week (indeling door de opdrachtgever naar werkervaring). Contract is op basis van detachering via Exact Personeelsintermediair voor lange duur. De volgende benefits behoren bij dit contract: 8% vakantiegeld, 25 vakantiedagen, Goede vrijdag vrij,

Kwartaal bonus gebaseerd op KPI's, Reiskosten vergoeding. Jaarlijkse korting om producten te kopen.

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op met:
Exact personeelsintermediair Den Haag
Charlene Asgarali
Recruitment Coördinator
asgarali@exactpi.nl
070 - 362 47 36




Verder zoeken