Shirley Setrodimedjo

Bestuurs assistent

Een boeiende, dynamische, veelzijdige en uitdagende vaste functie. Je bent een spin in het web en onderhoudt contacten met alle geledingen in de organisatie en met vele contacten buiten de organisatie.

Bestuurs assistent

  • Rotterdam-Centrum
  • 36 uur
  • Management Support
  • Medior
  • 3.092 - 4.583
  • 4809

Shirley Setrodimedjo

Solliciteer op deze functie

Neem voor meer informatie contact op met Shirley Setrodimedjo

  • Rotterdam-Centrum
  • 36 uur
  • Management Support
  • Medior
  • 3.092 - 4.583
  • 4809

Zo ziet jouw functie er uit

Dit ga je doen

Als bestuursassistent ondersteun je het College van Bestuur (CvB) dat uit drie leden bestaat: een voorzitter en twee leden. Je focus ligt bij de ondersteuning van een van de twee leden maar je werkt ook voor het college als geheel. Je vormt een team met twee andere bestuursassistenten, daarnaast werk je nauw samen met de bestuurssecretarissen. Samen ontzorgen en adviseren jullie het CvB zodat zij zich volledig kunnen richten op het besturen van de organisatie.

Het is een boeiende, dynamische, veelzijdige en uitdagende functie op een vaste locatie in het centrum van Rotterdam. Je bent een spin in het web en onderhoudt contacten met alle geledingen in de organisatie en met vele contacten buiten de organisatie.

Wat ga je doen?

  • Je beheert de agenda van de bestuurder en - in overleg met je collega’s - op sommige momenten meerdere leden van het CvB. Je houdt de agenda’s nauwgezet bij, je plant vooruit, anticipeert, zorgt voor realiseerbare agenda-afspraken en vindt of bespreekt oplossingen voor knelpunten. Je overlegt hiertoe dagelijks met de bestuurders.

  • Je draagt zorg voor een accurate vergader- en afspraken bundel opdat de bestuurder tijdig de relevante stukken ter voorbereiding in bezit heeft.

  • Je beheert de mailbox van de bestuurder op de wijze die voor de betreffende bestuurder het beste werkt. Je beantwoordt binnenkomende berichten, stelt berichten op en redigeert brieven.

  • Je bent het visitekaartje van het CvB en derhalve zichtbaar binnen de CvB organisatie; en werkt doorgaans vanuit kantoor

  • Je verzorgt de uitvoering van de administratieve/secretariële ondersteuning van het CvB, inventariseert en prioriteert de werkzaamheden, bewaakt het proces en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van de werkzaamheden.

  • Je stelt de jaarplanning van CvB vergaderingen en bijeenkomsten op aan de hand van bekende gegevens en maakt hierover afspraken met de diverse diensten, instituten en andere betrokkenen.

  • Je werkt samen met de bestuurssecretarissen bij het voorbereiden en afronden van diverse overleggen, o.a. de, CvB vergaderingen, directeuren- en bilaterale overleggen en mogelijk ook de Raad van Toezicht vergaderingen. Je verzamelt hiervoor relevante (digitale) informatie ten behoeve van alle afspraken, brengt proactief en naar eigen inzicht aanvullende stukken in.

  • Je treedt op als contactpersoon voor interne en externe contacten (telefonisch, per mail en bezoekers), staat contacten te woord, schakelt indien nodig de juiste personen in – gaat hierbij zorgvuldig om met gevoelige onderwerpen en behandelt informatie en andere gegevens vertrouwelijk.

  • Je bent gastvrouw/-heer wanneer het CvB afspraken heeft.

  • Je monitort het verloop van verzoeken, bewaakt de uitvoering van gemaakte afspraken, signaleert wijzigingen tijdig en escaleert indien nodig.

Je werkt het grootste gedeelte van de tijd op locatie en je investeert in de relaties met je directe collega’s en contactpersonen binnen de organisatie. Je bent flexibel qua inzet, zowel qua werkdagen als qua werkzaamheden. Je draait je hand niet om voor een logistieke uitdaging en bent vriendelijk, doortastend en behulpzaam. Je denkt inclusief en beseft dat je met jouw optreden een visitekaartje afgeeft voor de organisatie en het bestuur in het bijzonder.

 

Lees meer over wat je gaat doen

Dit breng je mee

Je bent proactief ingesteld, dienstverlenend, servicegericht, vindt het fijn om voorruit te denken en bent anderen vaak een stap voor. Je mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands zijn uitstekend. Wij zoeken iemand die Accuraat, snel, flexibel, stevig in de schoenen staat en over executiekracht beschikt.

Je  vindt het fijn om degene waarvoor je werkt optimaal te ontzorgen zodat die zijn/haar werk goed kan doen. Je voelt hierbij goed aan wat urgent is en kan de hoofdzaken van de bijzaken scheiden. Daar waar je naaste collega’s hulp nodig hebben, spring je bij. Je hebt oog voor detail, legt snel verbanden en je bent praktisch ingesteld. Je houdt collega’s op de hoogte van wat er speelt en draagt zorg voor een zorgvuldige overdracht.

Je bent het gewend en vindt het leuk om in een dynamische en uitdagende omgeving te werken en deinst niet terug voor wat reuring en tempo.

  • Je hebt een HBO diploma en relevante werkervaring opgedaan in een vergelijkbare baan en werkomgeving.

  • Je beschikt over theoretische en praktische kennis van administratieve processen.

  • Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als directie-assistent en/of bestuursassistent in een grote Non profit organisatie; waarbij de directeur of bestuurder eindverantwoordelijkheid droeg

  • Je hebt een uitstekende beheersing van de verschillende programma’s van Office 365 en MS Teams, en hebt ervaring met systemen zoals Our Meeting of Ibabs. Ook ben je handig in het je eigen maken van systemen die je nog niet kent.  

  • Je pakt gemakkelijk de telefoon om zaken te regelen, maar je kunt je ook goed schriftelijk uitdrukken. Hierbij communiceer je net zo gemakkelijk met directeuren, stagiaires, je directe collega’s als met collega’s bij de instituten of centrale diensten.

  •  

    Je werkt 36 uur per week (Max 10% thuiswerken maar geen vaste dagen).

Lees meer over wat je meebrengt

Dit krijg je er voor terug

Dit is het aanbod

  • Het salaris bedraagt afhankelijk van je ervaring minimaal € 3091,78 en maximaal € 4582,91 bruto per maand (schaal 8 of 9 cao hbo) bij een volledige aanstelling.

  • 8% vakantiegeld.

  • Reiskosten 0,23 met een maximale afstand van 20 km.

  • Bij een werkweek van 36 uur: 219 uur vakantie.

  • Thuiswerkvergoeding.

  • Vaste eindejaarsuitkering 8,3%.

Wil je eerst meer informatie? Dat kan: bel over deze vacature met Shirley Setrodimedjo, Senior Consultant, telefoon 0634510023.

Exactpi refnr.: 4809.

Lees meer over het aanbod

Dit wordt jouw werkplek

Je gaat werken bij een organisatie in het centrum van Rotterdam die wordt bestuurd door het College van Bestuur.

Lees meer over jouw werkplek

Jij past perfect

  • Solliciteer
  • WhatsApp

Wat gebeurt er met jouw sollicitatie?

Shirley gaat voor jou aan de slag. Wij gaan jouw gegevens zorgvuldig bekijken om te bepalen of er een match is. Zo ja, dan nemen wij binnen 3 werkdagen contact met je op. Is er nu nog geen match maar zien wij wel kansen in de nabije toekomst, dan houden wij jouw gegevens in ons bestand. Voor zo lang als jij daarvoor toestemming verleent. Uiteraard gaan wij vertrouwelijk met jouw gegevens om en werken wij volgens een strikt privacyreglement. Goed om te weten: Exactpi draagt het kwaliteitslabel van de ABU.

Deel deze vacature

Niet gevonden wat je zocht?

Laat je gegevens achter

Verder zoeken