Bestuursassistent

Als bestuursassistent ondersteun je het College van Bestuur (CvB) dat uit drie leden bestaat: een voorzitter en twee leden. Je focus ligt bij de ondersteuning van een van de twee leden maar je werkt ook voor het college als geheel. Je vormt een team met twee andere bestuursassistenten, daarnaast werk je nauw samen met de bestuurssecretarissen. Samen ontzorgen en adviseren jullie het CvB zodat zij zich volledig kunnen richten op het besturen van de organisatie.

Het is een boeiende, dynamische, veelzijdige en uitdagende functie op een vaste locatie in het centrum van Rotterdam. Je bent een spin in het web en onderhoudt contacten met alle geledingen in de organisatie en met vele contacten buiten de organisatie.

Wat ga je doen?

• Je beheert de agenda van de bestuurder en - in overleg met je collega’s - op sommige momenten meerdere leden van het CvB. Je houdt de agenda’s nauwgezet bij, je plant vooruit, anticipeert, zorgt voor realiseerbare agenda-afspraken en vindt of bespreekt oplossingen voor knelpunten. Je overlegt hiertoe dagelijks met de bestuurders.
• Je draagt zorg voor een accurate vergader- en afspraken bundel opdat de bestuurder tijdig de relevante stukken ter voorbereiding in bezit heeft.
• Je beheert de mailbox van de bestuurder op de wijze die voor de betreffende bestuurder het beste werkt. Je beantwoordt binnenkomende berichten, stelt berichten op en redigeert brieven.
• Je bent het visitekaartje van het CvB en derhalve zichtbaar binnen de CvB organisatie; en werkt doorgaans vanuit kantoor
• Je verzorgt de uitvoering van de administratieve/secretariële ondersteuning van het CvB, inventariseert en prioriteert de werkzaamheden, bewaakt het proces en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van de werkzaamheden.
• Je stelt de jaarplanning van CvB vergaderingen en bijeenkomsten op aan de hand van bekende gegevens en maakt hierover afspraken met de diverse diensten, instituten en andere betrokkenen.
• Je werkt samen met de bestuurssecretarissen bij het voorbereiden en afronden van diverse overleggen, o.a. de, CvB vergaderingen, directeuren- en bilaterale overleggen en mogelijk ook de Raad van Toezicht vergaderingen. Je verzamelt hiervoor relevante (digitale) informatie ten behoeve van alle afspraken, brengt proactief en naar eigen inzicht aanvullende stukken in.
• Je treedt op als contactpersoon voor interne en externe contacten (telefonisch, per mail en bezoekers), staat contacten te woord, schakelt indien nodig de juiste personen in – gaat hierbij zorgvuldig om met gevoelige onderwerpen en behandelt informatie en andere gegevens vertrouwelijk.
• Je bent gastvrouw/-heer wanneer het CvB afspraken heeft.
• Je monitort het verloop van verzoeken, bewaakt de uitvoering van gemaakte afspraken, signaleert wijzigingen tijdig en escaleert indien nodig.

Je werkt het grootste gedeelte van de tijd op locatie en je investeert in de relaties met je directe collega’s en contactpersonen binnen de organisatie. Je bent flexibel qua inzet, zowel qua werkdagen als qua werkzaamheden. Je draait je hand niet om voor een logistieke uitdaging en bent vriendelijk, doortastend en behulpzaam. Je denkt inclusief en beseft dat je met jouw optreden een visitekaartje afgeeft voor de organisatie en het bestuur in het bijzonder.