Office Manager | Personal Assistant

Solliciteer nu op deze brede, uitdagende Office Assistant/PA job binnen een dynamische multiculturele omgeving als jij een organisatie- en planningstalent bent.

Solliciteer op deze functie

Neem voor meer informatie contact op met Karin Boot

  • Amsterdam
  • 32 - 36 uur
  • Management Support
  • Senior
  • Vertrouwelijk
  • 3751

Zo ziet jouw functie er uit

Dit ga je doen

Je maakt deel uit van een team van 4 Office Assistants en je rapporteert aan de Facility Manager. In deze rol onderhoud je contacten met verschillende afdelingen en met verschillende internationale stakeholders/aandeelhouders. Je biedt ondersteuning op alle niveaus van de organisatie en levert een belangrijke bijdrage aan het effectief runnen van de organisatie.

Het team is verantwoordelijk voor de coördinatie van alle operationele activiteiten om een goedlopend kantoor te hebben. Je werkt nauw samen met onze HR- en IT-teams. Je bent manager van veel zaken, eerste aanspreekpunt voor schrijnwerkers en bezoekers en contactpersoon voor zowel de Amsterdamse als internationale collega's. Gastvrijheid zit in je DNA en je houdt van structuur en nauwkeurig. Enige ervaring in Facility Management is handig.

Zo kan jouw werkdag eruit zien:
Je begint je dag met een snelle scan van het kantoor om ervoor te zorgen dat alles klaar is voor weer een drukke dag, gevolgd door een (virtuele) check-in met de rest van het team.
09.30 uur: je hebt 2 gasten die wachten en samen met IT voorzie je hen van alle nodige informatie en apparatuur. Na een warm welkom geef je ze een korte rondleiding door het gloednieuwe kantoor en maak je kennis met de Hybride manier van werken. Je regelt een bureau en monitor voor de thuiskantooropstelling. Als je teruggaat naar je bureau, zie je mensen van de postkamer die hulp nodig hebben omdat er een groot pakket is aangekomen. Dit moet de grote levering zijn waar onze marketingafdeling op heeft gewacht.

Na de lunch werk je aan enkele administratieve taken en zorg je ervoor dat de nodige documenten worden ondertekend.
14.00 uur: TEAMS-oproep - uw marketingcollega's hebben uw steun nodig bij het voorbereiden van een zakelijk evenement in Europa. Ik moet snel mijn ticket boeken!
15.00 uur: bekijk nog eens enkele van de e-mails die binnenkwamen, werk onze Facility Manual bij en zorg ervoor dat alles klaar is voor een nieuwe dag.

Jouw verantwoordelijkheden:

  • MT-team ondersteunen met agenda en het boeken/organiseren van reizen;
  • Verantwoordelijk voor alle facilitaire activiteiten;
  • Betrokken bij (klant)evenementen van planning tot uitvoering;
  • Het proces voor het ondertekenen van documenten coördineren;
  • Coördineren post- en koeriersdienst;
  • Verantwoordelijk voor de interne communicatie;
  • Reageren op verzoeken en e-mails en hierbij de nodige acties uitvoeren;
  • Inkooporders aanmaken en betaling controleren.

Dit breng je mee

Opleiding en gerelateerde ervaring

  • MBO+/HBO werk- en denkniveau;
  • Je hebt 3 tot 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie en ervaring met hospitality- en facility management;
  • Uitgebreide kennis van het MS Office pakket en computervaardigheden;
  • Spreekt de Engelse taal (voertaal in de organisatie is Engels) en Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift;
  • Je bent 32 tot 36 uur per week beschikbaar;
  • Je bent woonachtig in de omgeving van Amsterdam.

Je herkent jezelf in de volgende vaardigheden en competenties

  • Organisatie- en planningsvaardigheden;
  • Je bent proactief en pakt werkzaamheden op en hierin kun je de juiste prioriteiten stellen;
  • Warm en enthousiast en bent een betrouwbare collega;
  • Je kunt zelfstandig maar ook in groepsverband werken;
  • Flexibel en hebt probleemoplossend vermogen;
  • Je bent nauwkeurig en discreet/betrouwbaar.

Dit krijg je er voor terug

Dit is het aanbod

Je krijgt een brede, uitdagende Office Assistant/PA rol binnen een dynamische multiculturele omgeving. Er is volop ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling. Dit is een baan voor 32 tot 36 uur per week.

  • Je treedt per direct in dienst bij de opdrachtgever met een arbeidsovereenkomst van 1 jaar;
  • Een mooi salaris en een bonus, wij horen graag jouw salariswens;
  • Secundaire arbeidsvoorwaarden: 25 vakantiedagen, premievrij pensioen, collectieve zorgverzekering: met 5% korting op de basisverzekering, een voordelenprogramma: mogelijkheid om een fiets- of fitness abonnement te nemen met brutosalaris of meer wettelijke feestdagen.
  • Ambassadeur programma: mogelijkheid tot kortingen op producten die de organisatie faciliteert.
  • Hybride werken; combinatie van thuis en kantoor.

Wil je eerst meer informatie? Dat kan: bel over deze vacature met Karin Boot, Recruitment Consultant, telefoon 06 21 68 46 04.

Exactpi refnr.: 3751.

Dit wordt jouw werkplek

Onze opdrachtgever is gevestigd in Amsterdam en een internationaal bekende fabrikant van originele ontwerpen voor één van de bekendste TV- en monitormerken in de industrie.

Jij past perfect

  • Solliciteer

Wat gebeurt er met jouw sollicitatie?

Karin gaat voor jou aan de slag. Wij gaan jouw gegevens zorgvuldig bekijken om te bepalen of er een match is. Zo ja, dan nemen wij binnen 3 werkdagen contact met je op. Is er nu nog geen match maar zien wij wel kansen in de nabije toekomst, dan houden wij jouw gegevens in ons bestand. Voor zolang als jij daarvoor toestemming verleend. Uiteraard gaan wij vertrouwelijk met jouw gegevens om en werken wij volgens een strikt privacy reglement. Goed om te weten: Exactpi draagt het kwaliteitslabel van de ABU.

Deel deze vacature

Niet gevonden wat je zocht?

Laat je gegevens achter

Verder zoeken