Payroll Specialist
Kom het HR team bij deze internationale onderneming ondersteunen bij de gecentraliseerde payroll voor de in het buitenland gevestigde werknemers (Europa). Voor hen ben je hét aanspreekpunt.
Payroll Specialist
- Regio Leiden
- 32 - 40 uur
- HRM
- Medior
- Vertrouwlijk
- 4226
Peggy Kooper
Solliciteer op deze functie
Neem voor meer informatie contact op met Peggy Kooper
- Regio Leiden
- 32 - 40 uur
- HRM
- Medior
- Vertrouwelijk
- 4226
Zo ziet jouw functie er uit
Dit ga je doen
We zijn op zoek naar een ervaren Payroll Specialist / Payroll Officer om het centrale HR-team te versterken. Je gaat werken op het internationale hoofdkantoor van deze organisatie in de regio Leiden. Je maakt als deel uit van het HR team dat bestaat uit 4 personen, waarvan 2 HR Specialisten. De payroll wordt verwerkt met TMF voor de werknemers in het buitenland en ADP (Celergo, Perman) voor de werknemers in Nederland. De werknemers populatie (70 FTE) in het buitenland zijn verdeeld over Duitsland, Frankrijk, Italië Noorwegen en Zweden, waarvan Duitsland de meerderheid heeft. De payroll afdeling is volop in beweging. Men zit midden in een transitie qua systemen en processen. Hiermee is men in oktober 2022 begonnen en hier is nog veel werk voor te doen (processen, communicatie, handboeken etc.). Er wordt van jou verwacht dat je meewerkt en meedenkt aan het verder uitbouwen naar een professionele payroll omgeving.
Je bent voornamelijk verantwoordelijk voor het bieden van coördinatie, administratie en ondersteuning voor de salarisadministratie, geldende arbeidsvoorwaarden, on boarding, off boarding voor de internationale werknemerspopulatie. Ook word je, als ondersteuning van jouw collega HR payroll specialist, ingezet op de Nederlandse payroll administratie. Je doet de mutaties zoals commissies, bonussen en salarisverhogingen doorvoeren. Ziektedagen registratie (dit is voor elk land verschillend). Natuurlijk hebben de werknemers een selfservice onderdeel in het salarispakket. Ook beantwoord je de vragen van de werknemers over de salarisuitbetalingen. Je ondersteunt en denkt mee in de verdere transitie naar een professionele payroll afdeling met goed geautomatiseerde processen in de systemen.
Belangrijkste verantwoordelijkheden voor de werknemers in Europa:
- Verwerking en salarisadministratie van werknemers, (verlof, ziekte, wijzigingen in de salarisadministratie, vakantieaanvragen, ingediende uren en uitkeringen, on- en off boarding)
- Verwerken en onderhouden van alle personeelsmutaties.
- Salarisgegevens voorbereiden en controleren en indienen bij externe payrollprovider.
- Houd toezicht op en zorg ervoor dat wordt voldaan aan alle lokale wetgevingen met ondersteuning van een externe payroll-provider.
- Voorbereiden en afstemmen met het Finance team op payroll rapportage.
- Onderhouden van alle salarisadministratie / secundaire arbeidsvoorwaarden / werknemersbestanden en databases,
- Fungeren als het primaire aanspreekpunt voor salarisadministratie, vragen over geldende secundaire arbeidsvoorwaarden
- Het effectief communiceren van beleid, processen en vereisten aan de internationale werknemerspopulatie.
- Waar nodig arbeidscontracten aanmaken voor internationale werknemerspopulatie, met HR als supervisor
Dit breng je mee
De gewenste kandidaat heeft een vooruitziende blik en toont interesse in de verschillende regelgeving op het gebied van Payroll in het buitenland. Deze interesse is nodig om een goede rapportage controle uit te oefenen en om alert te zijn. Deze organisatie hanteert het 4-ogen principe. Je bent een proactieve teamspeler, een probleemoplosser met kritisch denkvermogen, je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden. Sterke persoonlijke geloofwaardigheid/integriteit met aantoonbaar vermogen om vertrouwensrelaties op te bouwen met internationale werknemerspopulatie. Je kunt op verschillende niveaus binnen en buiten het bedrijf communiceren.
Je hebt 2 - 4 jaar relevante werkervaring op een payroll afdeling of centrale verloning afdeling voor nationale en/of in het buitenland (Europa) gevestigde werknemers.
- HBO werk en denkniveau of opleiding.
- Uitstekend Engels in woord en geschrift en Nederlands op professioneel niveau, want je wordt ook ingezet op de Nederlandse payroll.
- Ervaring met centrale verloning voor internationale werknemerspopulatie in meerdere Europese landen is een pré.
- Je bent gewend om werknemers telefonisch of per email te woord te staan;
- Je kunt goed omgaan met Salarissystemen (bijvoorbeeld ADP en/of TMF of vergelijkbaar)
- Je bent ervaren in Excel en het uitdraaien van rapportages uit systemen.
- Grote interesse in processen, documentatie en handboeken.
Dit krijg je er voor terug
Dit is het aanbod
Je treedt direct in dienst bij dit mooie bedrijf in de regio Leiden.
-
Aantrekkelijk salaris afhankelijk van je payroll ervaring
- Laptop en de mogelijkheid om gedeeltelijk vanuit huis te werken volledig ingericht en met extra budget voor een goede werkplek.
- 25 (of meer) vakantiedagen, een premievrij pensioen, geld om je verjaardag te vieren, reiskostenvergoeding voor elke kilometer die je reist en meer.
- Vergoedingen om je fit en gezond te houden, gratis fruit en elke dag verschillende lunchmogelijkheden tegen bodemprijzen.
- Een dynamische en inspirerende wereld van promotionele usables en zakelijke premiums die je in onze eigen shop kunt kopen.
- Een prettige werksfeer met een open cultuur.
- Startdatum: zo snel als mogelijk.
Wil je meer informatie? Bel dan met Peggy Kooper, Recruitment Teamlead a.i. tel. 0629537153. Zij staat je graag te woord.
Exactpi refnr: 4226
Dit wordt jouw werkplek
Onze klant is dé B2B Product Media expert en vertrouwde partner voor bedrijven in Europa. En omdat de wereld voortdurend verandert, blijven zij vooruit denken! Ze ondersteunen bij de duurzame transitie van de Product Media-industrie. Ze selecteren hun producten altijd met zorg en garanderen een transparante toeleveringsketen. Met vele categorieën variërend van drinkwaren tot technologie, van kleding en tassen tot huishoudelijke artikelen en van schrijfwaren tot paraplu's en sport & vrije tijd. Er werken ongeveer 800 mensen op locaties in Europa en Shanghai. Ze verkopen producten die merken en mensen trots maken!
Je gaat werken als Payroll Specialist op de HR afdeling. Je bent verantwoordelijk voor de salarisverwerking in de systemen bij een internationale organisatie in de regio Leiden. Dit bedrijf heeft een internationale werknemerspopulatie op het hoofdkantoor en door Europa. De salarisverwerking wordt centraal gedaan in Nederland voor de landen Nederland, Roemenië, Tsjechië, België, Frankrijk, Duitsland, Nordics, Zwitserland, Portugal, Oostenrijk, Spanje.
Bereikbaarheid
Het best bereikbaar met eigen vervoer. Er is een directe busverbinding van 40 minuten vanaf Leiden Centraal Station en vanaf Schiphol Airport naar de locatie van dit bedrijf. Vanuit Hoofddorp is er een directe busverbinding van 30 minuten.
Jij past perfect
- Solliciteer
Wat gebeurt er met jouw sollicitatie?
Peggy gaat voor jou aan de slag. Wij gaan jouw gegevens zorgvuldig bekijken om te bepalen of er een match is. Zo ja, dan nemen wij binnen 3 werkdagen contact met je op. Is er nu nog geen match maar zien wij wel kansen in de nabije toekomst, dan houden wij jouw gegevens in ons bestand. Voor zolang als jij daarvoor toestemming verleend. Uiteraard gaan wij vertrouwelijk met jouw gegevens om en werken wij volgens een strikt privacy reglement. Goed om te weten: Exactpi draagt het kwaliteitslabel van de ABU.