Secretaresse

Jij bent een secretaresse met talent voor organiseren, en enthousiast wordt van de allround werkzaamheden van een secretaresse. Je werkt ook graag met inhoudelijk complexe beleidsstukken. Je gaat bij deze branchevereniging 2 dagen een Vakgroep ondersteunen samen met een collega secretaresse. De overige 2 dagen ondersteun je een adviesgroep en een andere Vakgroep en 2 beleidsadviseurs.

Je voert de reguliere secretariële werkzaamheden uit, zoals agendabeheer, correspondentie, het signaleren van deadlines, inplannen en notuleren van vergaderingen, het opstellen van vergaderstukken enz. Je bent sparringpartner van de beleidsadviseurs en secretaris en je handelt complexe zaken zelfstandig af waarbij je deels meedenkt over inhoudelijke vraagstukken. Dit maakt de functie organisatorisch en op inhoud flink uitdagend.

Je biedt ondersteuning bij het organiseren van diverse evenementen zoals de  Awards, bestuursvergaderingen en andere bijeenkomsten en evenementen. Je denkt hierbij actief mee over inhoud en vorm en hebt zelfstandig contact met belangrijke stakeholders. Bij een aantal van de bijeenkomsten vervul je de rol van gastvrouw. Een belangrijke rol omdat jouw servicegerichtheid mede bepalend is voor de beeldvorming van deze organisatie. Deze bijeenkomsten kunnen door het hele land plaatsvinden en zijn soms ook in de avonduren. In het bezit zijn van een rijbewijs is een pre.

Jouw werkzaamheden bestaan uit: 

• Je bent het aanspreekpunt voor alle leden van de Vakgroep ;
• Het (mede) organiseren van ledenbijeenkomsten en (bestuurs)vergaderingen en het notuleren van de vergaderingen;
• Coördinatie van en meedenken met van de PR commissie;
• Het verzorgen van eretekens en oorkondes voor jubilarissen in de branche;
• Het verzorgen van de abonnementen administratie van het branche magazine;
• Het vullen van nieuwsbrieven en artikelen voor op de website en het actief bijhouden van social mediakanalen;
• Ledenadministratie; administratie nieuwe leden en ex-leden.