Stappenplan: Begeleiden van zieke medewerkers

Als werkgever wil je zieke medewerkers zo goed mogelijk ondersteunen. Maar hoe kun je hen het beste begeleiden? In dit artikel geven we een stappenplan met handvatten en adviezen voor de communicatie en (na)zorg bij zieke medewerkers. Ontdek hoe je werknemers kunt helpen en zorgen voor een soepele terugkeer naar het werk. Vanaf het moment van ziekmelding tot aan de terugkeer naar het werk. Met onze persoonlijke en doeltreffende aanpak zorg je niet alleen voor een goede werksfeer, maar ook voor een gezonde en betrokken organisatie.

Zorg voor een goede communicatie met de zieke werknemer. Zodra de werknemer zich ziek meldt, is het raadzaam om contact opnemen met de werknemer om te informeren over zijn/haar gezondheidstoestand, de duur van de afwezigheid en de verwachte datum van terugkeer naar het werk.

Met de volgende tips voor de communicatie kun je een ondersteunende en respectvolle werkomgeving creëren voor de zieke werknemer en de terugkeer naar het werk zo soepel mogelijk maken.

Do’s in communicatie met zieke medewerkers

• Wees empathisch en toon begrip voor de situatie van de werknemer.
• Vraag naar de gezondheidstoestand van de werknemer en de verwachte duur van afwezigheid.
• Neem stress ten aanzien van werk weg en bied ondersteuning aan de werknemer waar mogelijk.
• Maak duidelijke afspraken over de terugkeer naar het werk en informeer de werknemer over de verwachtingen van het bedrijf.
• Zorg dat de communicatie op een respectvolle en professionele manier verloopt.

Don’ts in communicatie met zieke medewerkers

• Vraag niet om medische details die niet relevant zijn voor het werk van de werknemer.
• Leg geen druk op de werknemer om sneller terug te keren dan medisch verantwoord is.
• Ga niet speculeren over de gezondheidstoestand van de werknemer of de oorzaak van de ziekte.
• Vergeet niet om rekening te houden met de privacy van de werknemer en vertrouwelijke informatie vertrouwelijk te houden.
• Wees niet onverschillig en negeer de situatie van de werknemer niet.

Bespreek de mogelijkheden voor flexibel werken. Afhankelijk van de aard van de ziekte kan het mogelijk zijn om de werknemer in staat te stellen om vanuit huis te werken, tijdelijk minder uren te werken of de werktijden aan te passen. Bespreek de opties met de werknemer en bekijk samen wat mogelijk is.

Als een medewerker langer ziek blijft, ben je verplicht om een arbo-arts of arbo-dienst in te schakelen. De arbodienst kan een probleemanalyse opstellen (uiterlijk in week 6) en werkgever en werknemer adviseren over de beste manier om met de ziekte om te gaan door het opstellen van een Plan van Aanpak.

Bij (kort) verzuim is het niet altijd nodig om een arbo-arts of bedrijfsarts in te schakelen, maar in de volgende situaties is dat zeker wel raadzaam:

• Bij langdurige ziekte: Als een medewerker langer dan zes weken ziek is, moet je sowieso een probleemanalyse laten opstellen door de arbo-arts of een gecertificeerde bedrijfsarts. Hierin wordt beschreven wat de oorzaak van de ziekte is en wat er nodig is om de medewerker weer aan het werk te krijgen.
• Bij verzuim dat samenhangt met het werk: Als er sprake is van verzuim dat samenhangt met het werk, bijvoorbeeld door een arbeidsongeval, dan moet je dit melden bij de arbo-arts of de gecertificeerde bedrijfsarts. De arbo-arts kan dan niet alleen onderzoeken wat er nodig is om de medewerker weer aan het werk te krijgen, maar ook advies geven over preventieve maatregelen om herhaling te voorkomen.
• Bij twijfel over de arbeidsgeschiktheid: Als er twijfel bestaat over de arbeidsgeschiktheid van de medewerker, bijvoorbeeld omdat er verschil van mening is over de diagnose of de prognose, dan kan de werkgever de arbo-arts inschakelen om hierover te adviseren.
• Bij ernstige psychische problemen: Als er sprake is van ernstige psychische problemen, zoals een burn-out of depressie, dan kan de werkgever de arbo-arts inschakelen om te adviseren over de behandeling en begeleiding van de medewerker.

Je blijft als werkgever altijd zelf verantwoordelijk voor de re-integratie. Zorg er daarom voor dat je zelf ook regelmatig contact hebt met de bedrijfsarts of arbodienst. Zo blijf je op de hoogte van de situatie en mogelijkheden van de werknemer. Blijf ook te allen tijde kritisch over de adviezen van de deskundige.

Op basis van het advies van de bedrijfsarts of arbodienst maak je samen met de werknemer een Plan van aanpak volgens de vereisten van de Wet Poortwachter. Dit gebeurt uiterlijk in week 8. Het plan moet beschrijven welke stappen er moeten worden genomen om de werknemer weer aan het werk te krijgen. Binnen of buiten het bedrijf. Onderdelen die zeker in een re-integratieplan moeten staan:

• Doelstellingen: Bepaal samen met de werknemer de doelen voor de re-integratie. Dit kan bijvoorbeeld zijn het hervatten van werkzaamheden, al dan niet in aangepaste vorm, of het vinden van ander passend werk.
• Werkzaamheden: Beschrijf welke werkzaamheden de werknemer kan uitvoeren, en in welke mate deze werkzaamheden aangepast moeten worden. Maak hierbij gebruik van het advies van de bedrijfsarts.
• Planning: Maak een planning voor de re-integratie. Geef aan welke stappen er wanneer genomen moeten worden en wie verantwoordelijk is voor welke stap.
• Communicatie: Zorg dat er regelmatig contact is tussen de werknemer, werkgever en bedrijfsarts om de voortgang te bespreken. Maak afspraken over hoe de communicatie verloopt.
• Evaluatie: Plan evaluatiemomenten in om de voortgang van de re-integratie te bespreken. Pas het re-integratieplan indien nodig tussentijds aan.
• Ondersteuning: Bespreek welke ondersteuning de werknemer nodig heeft om de re-integratie succesvol te laten verlopen. Dit kan bijvoorbeeld begeleiding of coaching zijn. Of een werkplek-aanpassing.
• Rechten en plichten: Informeer de werknemer over zijn of haar rechten en plichten tijdens de re-integratie. Denk bijvoorbeeld aan het opvolgen van medische adviezen, of het meewerken aan onderzoeken.

Door deze onderdelen op te nemen in het re-integratieplan, kan de terugkeer naar het werk zo soepel mogelijk verlopen. Het is uiteraard belangrijk dat zowel de werknemer als de werkgever zich aan het plan houden en dat er regelmatig geëvalueerd wordt om bij te sturen waar nodig.

Je moet als werkgever regelmatig contact houden met de zieke werknemer om te informeren over zijn/haar gezondheid, om te zorgen dat hij/zij betrokken blijft en om te kijken of er aanpassingen nodig zijn in het re-integratieplan.

Zodra de werknemer terugkeert op het werk, moet je vooral zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving. Indien nodig moeten er aanpassingen worden gedaan om de werknemer in staat te stellen zijn/haar werkzaamheden veilig en gezond uit te voeren. Voortdurende aandacht voor de vitaliteit van je medewerkers zal hierbij zeker positief bijdragen.

• Communiceer duidelijk: Het is belangrijk om open en eerlijk te zijn in de communicatie met de medewerker over de verwachtingen en het werk dat moet worden gedaan. Bespreek eventuele wijzigingen in taken of werktijden die nodig zijn om de terugkeer van de medewerker te ondersteunen.
• Maak aanpassingen: Indien nodig, overweeg aanpassingen te maken in de werkomgeving of taken om de medewerker te helpen terug te keren naar het werk. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat er een rustige ruimte beschikbaar is om te rusten als de medewerker zich vermoeid voelt.
• Bied ondersteuning aan: Werkgevers kunnen ondersteuning bieden door de medewerker te helpen bij het plannen van een geleidelijke terugkeer naar het werk.
• Respecteer de privacy: je moet steeds rekening houden met de privacy van de medewerker en de reden voor afwezigheid dan ook niet bespreken met andere werknemers zonder toestemming van de medewerker.

Wanneer een medewerker na een periode van ziekte terugkeert op het werk, is het belangrijk om begripvol en ondersteunend zijn en te helpen de werkzaamheden geleidelijk en veilig te hervatten. Zodra de werknemer weer aan het werk is, moet je als werkgever dus nog steeds regelmatig contact houden om te zien hoe het gaat. Als er alsnog of weer problemen ontstaan, kun je hier dan snel op inspelen en waar nodig extra ondersteuning bieden. Alles om meer verzuim of een terugval te voorkomen.

Goed om in gedachten te houden: Door op deze mensgerichte, maar ook doelgerichte manier om te gaan met medewerkers tijdens en na ziekte, kan je het vertrouwen en de loyaliteit van de medewerker vergroten, wat vervolgens kan leiden tot een positievere werkomgeving en betere prestaties. De moeite waard dus.

Het UWV biedt waardevolle informatie over de omgang met en regels omtrent zieke medewerkers:

• https://www.uwv.nl/werkgevers/werknemer-is-ziek/index.aspx
• https://www.uwv.nl/werkgevers/Images/werkwijzer-poortwachter.pdf