Procedure klachtafhandeling Exactpi

Je meldt je klacht bij jouw contactpersoon van Exactpi of bij directeur Revelino Azzaro. Wij registreren de klacht op een digitaal formulier. Wij lopen het formulier na invullen met je door, en na goedkeuring over de inhoud nemen we de procedure van de klachtafhandeling met je door.

Als jouw contactpersoon de klacht heeft aangenomen, stuurt hij of zij deze door naar directeur Revelino Azzaro. Dan wordt bepaalt wie de juiste persoon is om de klacht te behandelen. Meestal is dat de relatiemanager, soms de verantwoordelijke voor het betreffende proces.

De afhandelaar is nooit de medewerker die de dienst heeft verleend waarop de klacht betrekking heeft. Naam en functie van de klacht-afhandelaar worden vastgelegd op het digitale klachtenformulier.

Het digitale klachtenformulier wordt verstuurd naar de klacht-afhandelaar. Deze neemt binnen twee werkdagen contact met je op en zal er naar streven om de klacht direct op te lossen en/of stemt af hoe de klacht zal worden afgehandeld en op welke termijn. Mocht de klacht leiden tot een aanpassing van een procedure binnen Exactpi, dan zal tevens aangegeven worden op welke termijn dit zal worden doorgevoerd.

De klacht-afhandelaar rapporteert de afhandeling van de klacht middels het digitale klachtenformulier.

We zullen na de klachtafhandeling binnen 5 werkdagen contact met je opnemen om te verifiëren of de klacht naar tevredenheid is opgelost. Als dat niet het geval is, zal de klacht-afhandelaar worden verzocht binnen 2 werkdagen dit alsnog te doen. Wanneer de klacht naar behoren is afgehandeld, wordt deze afgesloten.

Per kwartaal wordt een totaalrapportage gemaakt van alle klachten die zijn binnengekomen en opgenomen in een analyse. Eventuele conclusies uit de analyse die leiden tot proces of procedure aanpassing worden intern gecommuniceerd.