Privacy Statement

Dank voor je interesse in Exact en onze dienstverlening. Dit privacy statement geldt voor Exact personeelsintermediair BV, Exact detachering BV en  Exact payroll. We vertellen je hier graag alles over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan. Als je ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met ons Privacy statement. Gegeven toestemming kan ten alle tijden worden ingetrokken. Wij hechten veel belang aan jouw privacy en we zullen dan ook vertrouwelijk en zorgvuldig met deze persoonsgegevens omgaan. Voor specifieke dienstverlening kunnen aparte of aanvullende regels van toepassing zijn.

  • Wij verzamelen je gegevens vanaf het moment dat je je gegevens invult of achterlaat op onze website, je je inschrijft bij één van onze vestigingen, je per e-mail, telefoon of schriftelijk contact opneemt met één van de medewerkers van Exact, je deelneemt aan een sociale-media-activiteit (door bijvoorbeeld op ‘Vind ik leuk’ of ‘Delen’ te klikken), je je abonneert op een nieuwsbrief of vacature-alert van Exact of op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.
  • Afhankelijk van de voorkeuren die je hebt ingesteld op verschillende sociale mediasites, en je instellingen ten behoeve van onze site, kan bepaalde persoonlijke informatie worden gedeeld met Exact, bijvoorbeeld over je online activiteiten en sociale media profielen.

Wij verzamelen en verwerken je gegevens voor de uitvoering van onze hr-dienstverlening, waaronder bemiddeling, uitzenden, detachering, payrolling, werving & selectie en salarisadministratie.

Meer specifiek, je persoonsgegevens worden verwerkt om

  • je aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten. Dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij een vacature-alert).
  • je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn, uitsluitend indien je je daarvoor hebt aangemeld (opt-in).
  • jouw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks etc.
  • een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren.
  • een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen.
  • je persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen, waaronder training, opleiding en testen.
  • managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne  controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole.
  • kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.
  • subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen.
  • als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je zijn aangegaan, wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en sanctiewetgeving na te leven.

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die je verstrekt.

Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

  • NAW gegevens, e-mail adres en andere contactgegevens
  • geboortegegevens, leeftijd, geslacht
  • curriculum vitae (CV), o.a. informatie over opleiding, stages en werkervaring
  • gegevens over beschikbaarheid en verlof
  • wensen met betrekking tot je nieuwe baan
  • andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van jouw geschiktheid, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften
  • pasfoto en video (introductie) – op vrijwillige basis
  • nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning.
  • overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.
  • daarnaast verwerken wij soms ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens in het kader van een pre-employment screening.
  • Exact legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, voor zover daar toestemming is gegeven, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Wij wijzen je erop geen bijzondere persoonsgegevens op te nemen op het door jou verstrekte of geüploade CV. Denk dan vooral aan je BSN, gegevens over je afkomst of gezondheid of gegevens over je strafrechtelijk verleden. Desondanks kan het voorkomen dat dergelijke door jou op vrijwillige basis verstrekte gegevens door ons verwerkt worden.

Exact kan je persoonsgegevens, na afstemming met jou, doorgeven aan andere Exact entiteiten, haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij je persoonsgegevens?

Exact kan je persoonsgegevens opslaan in een cloud. Dit betekent dat je persoonsgegevens in opdracht van Exact door een cloudservice provider kunnen worden verwerkt en opgeslagen. Exact heeft organisatorische en contractuele maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen en veiligheids- en privacy-eisen op te leggen aan onze cloudserviceproviders, waaronder het vereiste dat je persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt voor de hierboven vermelde doeleinden.

De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Je bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot een jaar nadat je hiervoor toestemming hebt gegeven indien je niet voor Exact hebt gewerkt. Je krijgt voor afloop van die periode een bericht van ons dat je bij ons staat ingeschreven met de vraag of je je inschrijving bij ons wilt continueren.

Indien je niet meer bemiddeld wilt worden, kun je dat aangeven bij je contactpersoon of via info@exactpi.nl. Je wordt dan niet meer benaderd door Exact. Je persoonsgegevens zijn nog drie kalendermaanden beschikbaar in een afgeschermde omgeving (bij Werving & Selectie is deze periode 24 maanden in verband met claimrisico’s). In deze afgeschermde omgeving zijn je gegevens enkel beschikbaar voor Exact onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor gestelde doelen en termijnen. Na afloop van genoemde termijnen worden je gegevens definitief verwijderd.

Je persoonsgegevens zijn beschikbaar tot vijf jaar na het einde van jouw dienstverband.

Indien je, na je dienstverband bij ons, niet meer bemiddeld wilt worden, dan kun je dat aangeven bij je contactpersoon of via info@exactpi.nl. Je wordt dan niet meer benaderd door Exact. Je persoonsgegevens worden in dat geval gearchiveerd in een afgeschermde omgeving. Je persoonsgegevens zijn dan enkel beschikbaar voor Exact onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor toepasselijke doelen en termijnen.

Het betreft hier contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en elke andere instantie waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden.

Exact verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en (2) een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

We verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens van zakelijke relaties:

  • namen, contactgegevens en functies van contactpersonen.

Exact kan de van haar zakelijke relaties verkregen persoonsgegevens doorgeven indien dit nodig is ter verwezenlijking van de doelstellingen van de zakenrelatie dan wel ten behoeve van de bemiddeling. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan andere Exact entiteiten, aan sollicitanten of kandidaten, zakenpartners en onderaannemers (bv gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen, en in alle overige gevallen waarin Exact hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis. Exact heeft de nodige maatregelen getroffen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

We verwachten van jou dat je je gegevens zelf up to date houdt. Wijzigingen kun je doorgeven via je contactpersoon of via info@exactpi.nl.

Indien je niet wilt dat Exact jou persoonlijke aanbiedingen of informatie stuurt, kun je dit Exact laten weten via je contactpersoon of door dit via een reply of opt-out aan te geven via de e-mails die je ontvangt.

Ook wijzen wij je op je wettelijke recht van inzage, correctie, wissen en beperking. Verzoeken tot correctie kun je doorgeven aan je contactpersoon. Overige verzoeken hiertoe kun je indienen via onderstaande contactgegevens. Op jouw verzoek zullen wij binnen 4 weken reageren.

Onze website maakt gebruik van cookies en slaat technische informatie op. Cookies zijn kleine informatiebestanden die een website op je apparaat (bijvoorbeeld computer of smartphone) achterlaat.

Details over de cookies die wij o.a. gebruiken om jouw sitebezoek zo optimaal mogelijk te laten verlopen, lees je in onze Cookie statement.

Wil je cookies van Exact of andere specifieke partijen uitzetten, dan kan dat via www.youronlinechoices.com.

Exact doet er alles aan om je persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegeven bewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Exact met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van je persoonsgegevens door Exact, dan kan je per e-mail contact met ons opnemen via info@exactpi.nl of bellen naar 070 – 364 66 00. Schrijven mag ook naar:

Exact personeelsintermediair BV / Exact detachering BV / Exact payroll
Postbus 385
2501 CJ Den Haag

Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij je dit direct te melden. Buiten kantoortijden kan je bellen met 06 – 22 877 590.

Exact kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacy statement. Het meest actuele Privacy statement is te allen tijde in te zien op de website van Exact. Deze versie is opgesteld in mei 2018.