PRIVACY STATEMENT

vertaling Pricacy statement

Dank voor je interesse in Exact en onze dienstverlening. Dit privacy statement geldt voor Exact personeelsintermediair BV, Exact detachering BV en  Exact payroll. We vertellen je hier graag alles over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan. Als je ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met ons Privacy statement. Gegeven toestemming kan ten alle tijden worden ingetrokken. Wij hechten veel belang aan jouw privacy en we zullen dan ook vertrouwelijk en zorgvuldig met deze persoonsgegevens omgaan. Voor specifieke dienstverlening kunnen aparte of aanvullende regels van toepassing zijn.

Wanneer verzamelen wij persoonsgegevens?

  • Wij verzamelen je gegevens vanaf het moment dat je je gegevens invult of achterlaat op onze website, je je inschrijft bij één van onze vestigingen, je per e-mail, telefoon of schriftelijk contact opneemt met één van de medewerkers van Exact, je deelneemt aan een sociale-media-activiteit (door bijvoorbeeld op ‘Vind ik leuk’ of ‘Delen’ te klikken), je je abonneert op een nieuwsbrief of vacature-alert van Exact of op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.
  • Afhankelijk van de voorkeuren die je hebt ingesteld op verschillende sociale mediasites, en je instellingen ten behoeve van onze site, kan bepaalde persoonlijke informatie worden gedeeld met Exact, bijvoorbeeld over je online activiteiten en sociale media profielen.

Waarom verzamelen wij je persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken je gegevens voor de uitvoering van onze hr-dienstverlening, waaronder bemiddeling, uitzenden, detachering, payrolling, werving & selectie en salarisadministratie.

Meer specifiek, je persoonsgegevens worden verwerkt om

  • je aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten. Dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij een vacature-alert).
  • je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn, uitsluitend indien je je daarvoor hebt aangemeld (opt-in).
  • jouw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks etc.
  • een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren.
  • een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen.
  • je persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen, waaronder training, opleiding en testen.
  • managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne  controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole.
  • kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.
  • subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen.
  • als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je zijn aangegaan, wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en sanctiewetgeving na te leven.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die je verstrekt.

Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Bij sollicitatie / inschrijving:

  • NAW gegevens, e-mail adres en andere contactgegevens
  • geboortegegevens, leeftijd, geslacht
  • curriculum vitae (CV), o.a. informatie over opleiding, stages en werkervaring
  • gegevens over beschikbaarheid en verlof
  • wensen met betrekking tot je nieuwe baan
  • andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van jouw geschiktheid, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften
  • pasfoto en video (introductie) – op vrijwillige basis

Op het moment dat je voor Exact kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt:

  • nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning.
  • overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.
  • daarnaast verwerken wij soms ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens in het kader van een pre-employment screening.
  • Exact legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, voor zover daar toestemming is gegeven, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Wij wijzen je erop geen bijzondere persoonsgegevens op te nemen op het door jou verstrekte of geüploade CV. Denk dan vooral aan je BSN, gegevens over je afkomst of gezondheid of gegevens over je strafrechtelijk verleden. Desondanks kan het voorkomen dat dergelijke door jou op vrijwillige basis verstrekte gegevens door ons verwerkt worden.

Met wie kunnen wij je persoonsgegevens (kandidaten, flexwerkers, zzp-ers) delen?

Exact kan je persoonsgegevens doorgeven aan andere Exact entiteiten, haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij je persoonsgegevens?

Exact kan je persoonsgegevens opslaan in een cloud. Dit betekent dat je persoonsgegevens in opdracht van Exact door een cloudservice provider kunnen worden verwerkt en opgeslagen. Exact heeft organisatorische en contractuele maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen en veiligheids- en privacy-eisen op te leggen aan onze cloudserviceproviders, waaronder het vereiste dat je persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt voor de hierboven vermelde doeleinden.

Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Kandidaten (indien je (nog) niet voor Exact hebt gewerkt)

Je bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot een jaar nadat je hiervoor toestemming hebt gegeven indien je niet voor Exact hebt gewerkt. Je krijgt voor afloop van die periode een bericht van ons dat je bij ons staat ingeschreven met de vraag of je je inschrijving bij ons wilt continueren.

Indien je niet meer bemiddeld wilt worden, kun je dat aangeven bij je contactpersoon of via info@exactpi.nl. Je wordt dan niet meer benaderd door Exact. Je persoonsgegevens zijn nog drie kalendermaanden beschikbaar in een afgeschermde omgeving (bij Werving & Selectie is deze periode 24 maanden in verband met claimrisico’s). In deze afgeschermde omgeving zijn je gegevens enkel beschikbaar voor Exact onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor gestelde doelen en termijnen. Na afloop van genoemde termijnen worden je gegevens definitief verwijderd.

Kandidaten die voor Exact werken / hebben gewerkt

Je persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na het einde van jouw dienstverband.

Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor Exact.

Indien je, na je dienstverband bij ons, niet meer bemiddeld wilt worden, dan kun je dat aangeven bij je contactpersoon of via info@exactpi.nl. Je wordt dan niet meer benaderd door Exact. Je persoonsgegevens worden in dat geval na twee jaar gearchiveerd in een afgeschermde omgeving. je persoonsgegevens zijn dan enkel beschikbaar voor Exact onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor toepasselijke doelen en termijnen.

Zakelijke relaties

Het betreft hier contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en elke andere instantie waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden.

Exact verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en (2) een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

We verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens van zakelijke relaties:

  • namen, contactgegevens en functies van contactpersonen.

Exact kan de van haar zakelijke relaties verkregen persoonsgegevens doorgeven indien dit nodig is ter verwezenlijking van de doelstellingen van de zakenrelatie dan wel ten behoeve van de bemiddeling. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan andere Exact entiteiten, aan sollicitanten of kandidaten, zakenpartners en onderaannemers (bv gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen, en in alle overige gevallen waarin Exact hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis. Exact heeft de nodige maatregelen getroffen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Welke rechten heb jij?

We verwachten van jou dat je je gegevens zelf up to date houdt. Wijzigingen kun je doorgeven via je contactpersoon of via info@exactpi.nl.

Indien je niet wilt dat Exact jou persoonlijke aanbiedingen of informatie stuurt, kun je dit Exact laten weten via je contactpersoon of door dit via een reply of opt-out aan te geven via de e-mails die je ontvangt.

Ook wijzen wij je op je wettelijke recht van inzage, correctie, wissen en beperking. Verzoeken tot correctie kun je doorgeven aan je contactpersoon. Overige verzoeken hiertoe kun je indienen via onderstaande contactgegevens. Op jouw verzoek zullen wij binnen 4 weken reageren.

Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en slaat technische informatie op. Cookies zijn kleine informatiebestanden die een website op je apparaat (bijvoorbeeld computer of smartphone) achterlaat.

Details over de cookies die wij o.a. gebruiken om jouw sitebezoek zo optimaal mogelijk te laten verlopen, lees je in onze Cookie statement.

Wil je cookies van Exact of andere specifieke partijen uitzetten, dan kan dat via www.youronlinechoices.com.

Beveiliging

Exact doet er alles aan om je persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegeven bewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Exact met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van je persoonsgegevens door Exact, dan kan je per e-mail contact met ons opnemen via info@exactpi.nl of bellen naar 070 – 364 66 00. Schrijven mag ook naar:

Exact personeelsintermediair BV / Exact detachering BV / Exact payroll
Postbus 385
2501 CJ Den Haag

Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij je dit direct te melden. Buiten kantoortijden kan je bellen met 06 – 22 877 590.

Wijzigingen

Exact kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacy statement. Het meest actuele Privacy statement is te allen tijde in te zien op de website van Exact. Deze versie is opgesteld in mei 2018.

PRIVACY STATEMENT | ENGLISH

Thank you for your interest in Exact and our services. This privacy statement applies to Exact personeelsintermediair BV, Exact detachering BV and Exact payroll. With pleasure we tell you all about how we handle your personal data. If you choose to voluntarily provide us with information, we will use this information in accordance with our Privacy statement. Such consent can be revoked at any time. We are committed to your privacy and we will therefore treat these personal data with confidentiality and care. Separate or additional rules may apply for specific services.

When do we collect personal data?

  • We collect your data from the moment you enter or submit your details on our website, you register at one of our branches, you contact one of Exact’s employees by email, telephone or in writing, you participate in a social media activity (for example by clicking on “I like it” or “Sharing”), you subscribe to a newsletter or job posting alert from Exact or sign up in some other way or you are logged in to use our services.
  • Depending on the preferences you have set on different social media sites, and your settings for the benefit of our site, certain personal information may be shared with Exact, for example your online activities and social media profiles.

Why do we collect your personal data?

We collect and process your data for the execution of our HR services, including job mediation, temporary employment, secondment, payrolling, recruitment & selection and payroll administration.

More specifically, your personal data will be processed to

  • be able to give you offers and/or provide information about the services and other activities and to better attune them to your wishes and qualities. This is done by our employees and partly automated (for example with a job position alert).
  • to approach you for commercial offers, newsletters and promotional campaigns that may be of interest to you, only if you have registered for these (opt-in).
  • to be able to assess your suitability and availability in relation to mediation to fixed or temporary work or an assignment, whereby test results, reference checks etc. can also be used.
  • to enter into and maintain an employee or job mediator relationship with you and to carry out the relevant administration for this purpose.
  • to be able to establish an assignment with the client in an agreement with the client and to maintain and fulfil this agreement with the client.
  • promote your personal development and employability, including training, education and testing.
  • management objectives including management information, providing internal controls and operational safety and performing audits and auditing.
  • quality objectives such as certification.
  • to apply for subsidies, premium discounts and so forth.
  • if we have entered into an employee or personnel/mediator relationship with you, to comply with laws and regulations, including but not limited to identification, labour legislation, tax and social security legislation, fraud and sanctions legislation.

Which personal data do we collect?

We process the personal data necessary for our service; part of this information is required to be able to use our services. Additional information may be needed to better allign the services with your wishes and qualities or to meet more specific requests or obligations from clients. You are responsible for the accuracy and relevance of the data you provide.

More specifically, this concerns – among other things – the following (documents with) personal data:

job application / registration:

  • Name and address details, email address and other contact details
  • birth data, age, gender
    curriculum vitae (CV), including information on training, internships and work experience
  • data on availability and leave
  • wishes regarding your new job
  • other information that may or may be important in the context of the assessment of your suitability, for example references and certificates
  • photo and video (introduction) – on a voluntary basis

WHEN YOU CAN START WORK /are working/have worked WITH EXACT:

  • nationality, BSN number, ID certificate, work permit.
  • other data related to staff, salary and absenteeism registration.
  • In addition, we sometimes process data for the benefit of our clients in the context of a pre-employment screening.
  • Exact only records special personal data if this is necessary to comply with its legal obligations, insofar as consent has been given, or if this is otherwise permitted by or pursuant to the law. “Sensitive personal data” refers to data on race, religion or belief, political opinion, health, sexual life, trade union membership, criminal data and/or personal data about unlawful or objectionable behaviour.

We would like to remind you not to include special personal data on the CV you provide or upload. Consider especially your BSN and data about your origin or health. Nevertheless, it is possible that such information provided by you on a voluntary basis will be processed by us.

WHO WE CAN SHARE YOUR PERSONAL DATA with (CANDIDATES, FLEX WORKERS, SELF-EMPLOYED PERSONS)?

Exact can pass on your personal data to other Exact entities, its clients, subcontractors (e.g. data processors) who provide services on their behalf or carry out assignments, suppliers, government bodies and other business relations. And in all other cases where we are obliged to do so, for example by a court order or a court ruling.

The provision of the personal data takes place on the basis of a legitimate interest, legal obligation and/or to execute the agreement in accordance with the objectives as mentioned under “Why do we collect your personal data?”

Exact can store your personal data in the cloud. This means that your personal data can be processed and stored by a cloud service provider on behalf of Exact. Exact has taken organizational and contractual measures to protect your personal data and to impose security and privacy requirements on our cloud service providers, including the requirement that your personal data be processed solely for the purposes mentioned above.

How long do we store your personal data?

The retention periods we use depend on the applicable statutory retention periods.

Candidates (if you have not (yet) worked for exact)

Your mediation data (CV, work experience, education, test results etc.) are available up to one year after you have given consent for this if you have not worked for Exact. You will receive a message from us before the end of that period that you are registered with us with the question whether you want to continue your registration with us.

If you no longer wish to be mediated, you can indicate this to your contact person or via info@exactpi.nl. You will no longer be contacted by Exact. Your personal data are available in a protected environment for another three calendar months (in case of Recruitment, this period is 24 months in connection with claim risks). In this protected environment, your data is only available to Exact under strict conditions in accordance with the stated objectives and periods. After the aforementioned periods, your data will be permanently deleted.

Candidates who work/have worked for exact

Your personal data are available up to two years after the end of your employment. Certain personal data are available for Exact for the benefit of, for example, claims, audits and tax obligations.

If, after your employment with us, you no longer wish to be mediated, you can indicate this to your contact person or via info@exactpi.nl. Then you will no longer be contacted by Exact. Your personal data will be archived in a protected environment for 24 months. The data will only be available to Exact under strict conditions in accordance with the objectives and periods.

Business relations

This concerns contact details of employees of clients, suppliers, vendors, referees and any other agency with which we maintain a business relationship.

Exact processes the personal data of those involved who work for companies with whom we do business for (1) making offers for and/or providing information about the services and other activities and (2) maintaining a business relationship and (3) making and maintaining agreements

We process, among other things, the following personal details of business relations: contact names, contact details and positions of contact persons.

Exact can pass on the personal data obtained from its business relations if this is necessary to achieve the objectives of the business relationship or for the benefit of the mediation. This data can be passed on to other Exact entities, to applicants or candidates, business partners and subcontractors (e.g. data processors) who provide services on its behalf, and in all other cases where Exact can be obliged to do so, for example by a court order or court ruling. Exact has taken the necessary measures to ensure that all personal data transmitted are adequately protected.

What rights do you have?

We ask you to keep your data up to date. Changes can be made via your contact or via info@exactpi.nl.

If you do not want Exact to send you personal offers or information, you can let us know via your contact person or by indicating this via a reply or opt-out through the emails you receive.

We also point out your legal right of access, correction, deletion and limitation. Requests for correction can be passed on to your contact person. Other requests for this can be submitted via the contact details below. We will respond to your request within four weeks.

Cookies

Our website uses cookies and stores technical information. Cookies are small information files that a website leaves on your device (e.g. computer or smartphone). For details on the cookies we use to make your site visit optimal, please look on our website Cookie statement. If you want to disable cookies from Exact or other specific parties, please visit www.youronlinechoices.com.

Security

Exact does everything in its power to protect your personal data against unauthorised use. We do this on the basis of physical, administrative, organisational and technical measures. For example: only authorised persons have access to the data. If and insofar as information is provided to given processors who provide services or carry out assignments on its behalf, Exact has agreed with them that they will also optimally protect the personal data.

QUESTIONS, REMARKS, COMPLAINTS OR (SUSPECTED) DATA BREACH

If you have any questions, comments or complaints about the protection of your personal data by Exact, you can contact us by email on info@exactpi.nl or call 070 – 364 66 00. Or write to:

Exact personeelsintermediair BV / Exact detachering BV / Exact payroll
Postbus 385
2501 CJ Den Haag

If there is a (suspected) data breach, we ask you to report this immediately. Outside office hours you can call 06 – 22 877 590.

Changes

Exact may from time to time make changes, additions or modifications to its Privacy Statement for various reasons. The most up-to-date Privacy statement can always be viewed on the Exact website. This version was prepared in May 2018.