Tips voor een slechtnieuwsgesprek

Categorie: HR-Tips
Gepubliceerd: 01-10-20

In deze tijd is het helemaal niet onwaarschijnlijk dat je een ontslaggesprek moet voeren. Omdat Corona ervoor zorgt dat er gereorganiseerd moet worden bijvoorbeeld. Bedenk, ontslag heeft enorm veel impact en staat zelfs in de Top 5 van meest emotionele gebeurtenissen in een mensenleven. Hoe pak je dus zo’n gesprek zo zorgvuldig en respectvol mogelijk aan?  Wij geven je tips voor dit slechtnieuws-gesprek:

Bereid je goed voor

Een slechtnieuwsgesprek blijft lastig en wordt nooit leuk om te doen. Een goede voorbereiding helpt je wel om het zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Een goede voorbereiding begint ermee dat je zelf het noodzakelijke ontslag min of meer al een plek hebt gegeven. Hierdoor kun je tijdens het gesprek je kalmte bewaren en kan al jouw zorg en aandacht uitgaan naar medewerker die moet vertrekken. Wellicht helpt het om voor jezelf te schetsen wat de gevolgen zijn voor het gehele bedrijf als je dit ontslag of deze reorganisatie niet doorvoert. Dit is uiteraard voor jezelf en hoort niet in het gesprek zelf.

Bedenk ook alvast wat je wilt zeggen en oefen deze zinnen van te voren. Het is niet handig om in een ontslaggesprek te improviseren. Een opening kan bijvoorbeeld zijn:

Hallo Martijn. Ik wil je meteen zeggen dat ik slecht nieuws heb. Door het omzetverlies door Corona moeten we reorganiseren. En helaas betekent dat dat jouw functie verdwijnt en dat we jouw dienstverband dus gaan beëindigen.

Dat jouw functie verdwijnt komt omdat … (max. 2 zakelijke redenen).

Je houdt de boodschap dus kort en concreet. Door alle emoties bij de ontvanger is de kans groot dat een meer uitgebreide boodschap helemaal niet goed aankomt. Het heeft ook helemaal geen zin om alle slechte eigenschappen van de ontvanger te benoemen om de beslissing te rechtvaardigen. Veel beter kun je het bijvoorbeeld hebben over het afspiegelingsbeginsel waar je rekening mee hebt gehouden.

In het gesprek vertel je – nadat de medewerker gelegenheid heeft gehad om te reageren – ook kort hoe de verdere procedure eruit ziet. Zorg dat je weet hoe dit zit. Waar kan de medewerker op rekenen? Gaat het via het UWV of probeer je er samen uit te komen? En als er een vaststellingsovereenkomst moet komen, kun je die dan alvast in concept meegeven. De details bewaar je indien gewenst voor het vervolggesprek.

Voer het gesprek zorgvuldig

In het ontslaggesprek zijn je doelen: de boodschap helder over laten komen, emoties begripvol opvangen en helder maken hoe het verder gaat. De volgende zaken zijn van belang:

  • Kom snel tot de kern, het heeft geen zin om om de boodschap heen te draaien of eerst vakantieverhalen uit te wisselen.
  • Blijf bij je boodschap, de beslissing is onvermijdelijk en staat vast. Herhaal de boodschap desgewenst totdat het doordringt.
  • Laat stiltes vallen zonder die zelf te willen opvullen, geef de ontvanger de tijd om de boodschap te laten landen. Zo weet je wanneer de ander klaar is om door te gaan met het gesprek.
  • Geef de ruimte om emoties te uiten, hoe (heftig) die ook zijn. Je werknemer moet het nieuws verwerken en daarbij draait het even niet om jou. Beantwoord intussen kalm eventuele vragen.
  • Toon begrip. Daarmee stel je hem enigszins op zijn gemak. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat je je kunt voorstellen dat het ontslag heel schokkend en vervelend voor de werknemer is. Als de werknemer boos of teleurgesteld is, breng je dit onder woorden. Je kunt bijvoorbeeld zeggen dat je ziet dat het hem hoog zit. Hiermee leid je de emoties in goede banen.

Plan een vervolggesprek

Als de emoties hoog oplopen is er logischerwijs weinig aandacht en ruimte voor praktische zaken. Bespreek die daarom op een later moment. Plan direct een vervolggesprek voor een paar dagen later om te praten over de verdere afwikkeling, de overdracht, werkafspraken etc. In dit gesprek kan de medewerker ook alle vragen die later op komen, stellen.

Bied perspectief

Zeker als het ontslag buiten de eigen beïnvloedingssfeer van de medewerker ligt kan de schok groot zijn. Zekerheden vallen weg en onzekerheden komen er voor in de plaats. Vaak is er geen pasklare oplossing voor de toekomst van de medewerker, maar je kunt natuurlijk wel alvast voorzichtig meedenken over een nieuw begin. Als de emoties te groot zijn, wacht daar dan ook mee tot het vervolggesprek een paar dagen later.

Perspectief kun je bijvoorbeeld bieden door:

  • Aan te geven hoe er een uitkering aangevraagd kan worden
  • Mee te denken waar de kwaliteiten van de medewerker nog meer tot z’n recht kunnen komen
  • Te wijzen op het sociaal plan als dat er is
  • De hoogte van de eventuele transitievergoeding te melden
  • De medewerker vrijs te tellen van werk om volop te kunnen solliciteren
  • Een ronkend getuigschrift en positieve referenties af te geven
  • Te wijzen op scholingsmogelijkheden die de overheid biedt
  • Je eigen netwerk te mobiliseren om een nieuwe werkplek te vinden, bijvoorbeeld door een oproep te doen via Linkedin
  • Een outplacemement of loopbaantraject aan te bieden

Ga prettig uit elkaar

Gaat de medewerker niet direct uit dienst, maak van de resterende tijd dan een zo prettig mogelijke tijd. Kom al je toezeggingen uit het slechtnieuwsgesprek na. Geef de medewerker ruimte om zaken af te maken en/of over te dragen. Geef geen rotklussen, maar werk waar de medewerker met een goed gevoel aan werkt. Organiseer ook een (online) mogelijkheid om afscheid te nemen van collega’s. Als je deze laatste periode respectvol en waardevol laat zijn, is de kans veel groter dat de medewerker je organisatie als een ambassadeur verlaat.

Als de medewerker ervoor openstaat kun je zelfs nog een exitgesprek houden om verbeterpunten voor je organisatie in kaart te brengen. Hoe je dat gesprek aanpakt, lees je hier.

En wie weet zijn er na de corona-crisis wel weer mogelijkheden om wel meer voor elkaar te betekenen. Er komt hoe dan ook weer krapte dus een goede relatie onderhouden met alumni is niet alleen goed voor je werkgeversimago maar ook een investering in die toekomst. Neem dus gerust na een tijdje nog eens contact op om te vragen hoe het gaat en of je nog ergens mee kunt helpen.