Driver-based forecasting: meer grip op resultaat in 3 praktische stappen

In de dynamische wereld van finance is één ding zeker: een statisch budget is achterhaald zodra de inkt droog is. De beste forecast is namelijk geen gok, maar een ritme. Voor ambitieuze finance-professionals ligt hier dé kans om de stap te maken van cijferaar naar strategisch businesspartner.

Veel organisaties houden nog vast aan een jaarlijks budget dat maanden van tevoren wordt vastgesteld. Daardoor loop je constant achter de feiten aan. Zodra de markt verandert door inflatie, supply chain issues of nieuwe concurrentie, verliest het budget zijn relevantie. De oplossing ligt in een combinatie van de rolling forecast, driver-based planning en scenario-analyse.

Stop met het voorspellen van grootboekrekeningen en begin met het voorspellen van de business. Dé manier om grip te krijgen op groei:

• Bepaal de drivers: Kijk naar de knoppen waar de business echt aan kan draaien. Denk aan verkoopvolume, gemiddelde prijs, klantverloop (churn) of de conversie in de marketingpipeline.
• Koppel je data: Haal je input niet alleen uit het boekhoudpakket, maar direct uit de bron: het CRM voor de salespijplijn of het ERP voor de voorraad. Zo wordt je forecast een afspiegeling van de werkelijkheid buiten de finance-afdeling.

Finance adviseert niet langer: “Dit is het plan”, maar: “Dit gebeurt er bij scenario A, B of C”. Hiermee help je de CFO en business leaders om snel te beslissen zonder paniek. Deloitte adviseert hierbij drie standaard scenario’s:

• Base case:Wat we verwachten dat er gebeurt op basis van de huidige trend.
• Upside:Wat als die nieuwe productlancering een vlucht neemt?
• Downside:Wat als de grondstofprijzen met 10% stijgen?

Stel vooraf triggers vast. Bij welke rentestand of welk percentage klantverloop komen we in actie? Dit geeft de organisatie rust en slagkracht.

Een forecast is pas effectief als er een vast ritme achter zit. Tools kiezen is pas stap 4; begin bij de governance en datadefinities:

• Meetingstructuur: Organiseer een vaste forecast review. Bespreek niet alleen de variantie (waarom wijken we af?), maar vooral de actiepunten (wat gaan we eraan doen?).
• Eigenaarschap: Zorg dat de business eigenaar is van de drivers. Als sales de pipeline-data niet bijhoudt, is de forecast van finance waardeloos.

Wil je morgen beginnen met het verbeteren van je proces? Zorg dat je één overzichtelijk document (bijv. een dashboard of sheet) hebt met:

• Drivers: Welke 3 tot 5 factoren bepalen 80% van ons resultaat?
• Definities: Spreken we overal in de organisatie dezelfde taal (bijv. wat is een ‘gekwalificeerde lead’)?
• Eigenaar: Wie vanuit de business is verantwoordelijk voor de input van deze driver?
• Frequentie: Wordt dit wekelijks, maandelijks of per kwartaal herzien?

Uiteindelijk gaat forecasting over verbinding. Het vraagt om een finance-professional die niet alleen sterk is in analytics, maar ook beschikt over de stakeholder-skills om de business mee te krijgen.

Bronnen:

https://www.gartner.com/en/finance/role/financial-planning-analysis
https://www.gartner.com/en/insights/efficient-growth/rolling-forecast-dos-and-donts
https://www.deloitte.com/uk/en/services/consulting-financial/research/effective-planning-budgeting-forecasting.html