De basis van bidmanagement verandert nooit

Bij Exactpi spreken we regelmatig met professionals die hun vakgebied van binnenuit kennen. Konstantin Korotkikh is er één van. Als contract- en bidmanager bij Eneco combineert hij dagelijks twee disciplines die meer met elkaar gemeen hebben dan je op het eerste gezicht zou denken. We vroegen hem naar zijn reis, zijn aanpak en wat hij ziet veranderen in een vak dat al jaren in beweging is.

Konstantin startte zijn carrière in de productiesector, met klanten in Rusland, Kazachstan en Oezbekistan. Zijn eerste tender dateert uit 2013. Niet digitaal, niet gestroomlijnd, maar met drie fysieke enveloppen: één met het technische deel, één met de prijs en één met de voorwaarden. Elke pagina ondertekend, elke tekening uitgeprint.

„Je stond letterlijk naast je directeur om te controleren dat hij geen pagina oversloeg.”

Vandaag verloopt dat proces via platforms als Mercell en Tenderned. AI-tools zoals Copilot schrijven stukken mee, en na vijftig iteraties levert dat een sterk resultaat op. Toch is Konstantin duidelijk over wat er écht veranderd is: de verpakking. De kern blijft hetzelfde. Een klant wil iets. Jij kijkt of je dat kunt matchen, voor de prijs en binnen de voorwaarden die de klant wil. Dat was zo in 2013 en dat is vandaag nog steeds zo.

Wie bidmanagement van buitenaf bekijkt, ziet een vak van documenten, deadlines en platforms. Wie het van binnenuit kent, weet dat het grootste werk zich afspeelt in de eigen organisatie.

Konstantin is helder: intern verkopen is moeizamer dan extern verkopen. Bij grotere organisaties praten juristen, risicomanagers, de CFO en de CEO allemaal mee over wat er de deur uitgaat. Iedereen wil iets zeggen. Intussen tikt de klok door.

Zijn aanpak is pragmatisch en persoonlijk. Bij de ene collega zit je figuurlijk op zijn nek, anders levert hij niets aan. De ander hoef je niet eens te benaderen, want die is er altijd op tijd bij. En bij weer een ander investeer je eerst in de relatie voordat je iets kunt vragen. Weten wie wat doet en hoe je diegene het best benadert, is volgens Konstantin geen soft skill aan de zijlijn. Het is de kern van het vak.

Naast stakeholdermanagement noemt Konstantin timemanagement als een van de meest onderschatte vaardigheden in bidmanagement. En zijn aanpak is concreet.

Als hij een tender binnenkrijgt met een deadline van 30 juni, belt hij dezelfde dag nog de inkoper. Hij vraagt altijd om een maand uitstel, wetende dat hij waarschijnlijk een week of twee krijgt. Maar die extra tijd maakt het verschil.

Vervolgens prioriteert hij op scoringsgewicht. Welk onderdeel van de tender levert de meeste punten op? Daar gaat de energie naartoe. Een onderdeel dat vijf punten oplevert en een week kost, komt later. Hij verwijst naar het boek Eat That Frog van Brian Tracy als een praktisch kapstok voor die manier van denken. Geen remedie, maar een nuttige reminder om te beginnen bij wat er echt toe doet.

Konstantin schetst een toekomst waarin AI met AI praat. Inkopers gebruiken Copilot om eisen op te stellen, aanbieders gebruiken het om in te schrijven. De vraag is wat er dan nog overblijft voor de bidmanager.

Zijn antwoord is nuchter: er is altijd iemand nodig die de handtekening zet. Die verantwoordelijkheid neemt voor wat eruit gaat. Die begrijpt wat er staat en waarom. Technologie versnelt het proces, maar neemt de context niet over. En juist die context, weten wat je doet en waarom, is wat een goede bidmanager onderscheidt van iemand die tien softwarepakketten installeert en dan afwacht.

Bij Exactpi volgen we de ontwikkelingen in bidmanagement en tendermanagement op de voet. We zien een vakgebied dat volwassen wordt, waarin de vraag naar professionals die écht begrijpen wat ze doen alleen maar groeit. Tools veranderen, platforms veranderen, maar de mens die het proces overziet en de verantwoordelijkheid draagt, blijft onmisbaar.