Onbeperkt vakantie bieden: de aandachtspunten

In de strijd om het schaarse talent wordt er binnen veel bedrijven ook kritisch naar het arbeidsvoorwaardenpakket gekeken. Is dat nog wel concurrerend genoeg? Al een aantal jaar zijn er bedrijven die hun medewerkers in navolging van Google en Netflix een onbeperkte hoeveelheid vakantiedagen bieden. Dat klinkt inderdaad aanlokkelijk, maar wat zijn de nadelen en waar moet je rekening mee houden?

Bij een regeling van onbeperkt verlof mogen medewerkers zoveel vakantiedagen opnemen als ze willen. Overigens gaat het hierbij doorgaans om meer dan alleen vakanties, ook andere verlofsoorten vallen onder het beleid. Je kunt hierbij dus ook naar eigen inzicht tijd opnemen voor het bijwonen van het diploma zwemmen van je kind, rouwverwerking of mantelzorg. Uiteraard geldt bij dit alles de voorwaarde dat het eigen werk en de bedrijfsdoelstellingen er niet onder mogen leiden.

In onze inventarisatie van pro’s en contra’s bundelen wij de conclusies en aandachtspunten van bedrijven die hiermee al aan de slag gingen.

#1 Minder stress bij medewerkers
Medewerkers die vrij zijn in het opnemen van vrije dagen ervaren over het algemeen een betere balans tussen werk en prive. Vooral in de levensfase met jonge kinderen of juist ouders die extra zorg nodig hebben is het fijn om niet te hoeven puzzelen met je vrije dagen. Stress wordt ook voorkomen als medewerkers worden uitgenodigd om zelf aan te voelen wanneer een pauze van werk gewenst is en dan tijdig bij te tanken.

#2 Vertrouwen in de medewerkers krijgt gestalte
Met een onbeperkt-vrije-dagenbeleid maak je enorm gebaar van vertrouwen richting te medewerkers. Je stelt hun behoeften echt centraal. Je vertrouwt daadwerkelijk op hun eigen verantwoordelijkheid en op het feit dat zij echt zelf wel wanneer ze wel of niet verantwoord vrij kunnen nemen. Dit vergroot het gevoel van autonomie en vrijheid waar juist jongere generaties naar verlangen en dat steeds hoger op het banen-wensenlijstje staat. Die autonomie leidt bovendien naar meer fysiek en mentaal welzijn.

#3 Aantrekkelijk voor employer branding
Vrije tijd is een kostbaar goed en work-life-balance is belangrijker dan ooit. Als je in je werving communiceert dat je een onbeperkt-vrije-dagenbeleid maak je jezelf daadwerkelijk aantrekkelijker. Zeker in een branche waarin het aantal vrije dagen traditiegetrouw wat lager ligt. Overall straal je uit dat het welzijn van de medewerkers erg belangrijk wordt gevonden en daarmee win je de harten van potentiële medewerkers. Omdat nog niet veel bedrijven deze voorwaarde aanbieden, heb je daadwerkelijk een onderscheidend en aantrekkelijk verhaal. En als het allemaal goed uitpakt, zal het bestaande personeel minder snel de overstap naar een andere werkgever maken.

#4 Minder administratie
Aanvragen voor verlof hoeven niet meer inhoudelijk beoordeeld te worden en dat scheelt administratief gedoe. Afstemmen met de manager of collega’s die het beïnvloedt is voldoende en een eenvoudiger systeem van registreren volstaat. Overigens moet je ook in dit systeem gewoon op tijd je aanvragen indienen, de bezetting en dus ook de bedrijfsvoortgang moeten immers wel geborgd blijven.

#5 Grotere productiviteit
Verschillende bedrijven die onbeperkt vrij hebben ingevoerd melden niet alleen een grotere medewerkerstevredenheid maar ook een hogere productiviteit. Mensen gaan kennelijk slimmer werken om probleemloos meer vrij op te kunnen nemen en worden op het werk minder afgeleid door zaken die voorheen stress veroorzaakten. Er zijn overigens ook bedrijven die er juist voor kiezen om de doelstellingen aan te passen aan het nieuwe model, zij houden bijvoorbeeld rekening met het gemiddeld aantal vakantiedagen dat in de nieuwe situatie wordt opgenomen vs de doelstellingen in de reguliere situatie met vastgelegde vakantierechten. Om de werkdruk niet te verhogen en juist echt het welzijn van de medewerkers centraal te zetten. Je wilt tenslotte niet dat het ziekteverzuim als neveneffect omhoog gaat.

#6 Geen stuwmeer van vrije dagen meer aan het einde van het jaar
Er is geen reden meer om aan het einde van het jaar nog even je vakantiedagen op te maken zoals in de reguliere situatie vaak gebeurt. Dat betekent dat er meer spreiding door het jaar plaatsvindt. Medewerkers nemen meer eerder vrij vanuit behoefte en niet vanuit de noodzaak omdat de dagen anders komen te vervallen.

Betekent dit dat er alleen maar voordelen zijn en dat bedrijven die hebben gekozen voor een onberkt-verlof-model nooit meer teruggaan? Nee, er zijn zeker ook een aantal belangrijke nadelen of op z’n minst aandachtspunten terug te vinden in hun ervaringen.

#1 Medewerkers nemen te weinig vrije dagen op
Het is wenselijk om sowieso te borgen dat het wettelijke minimum van vier keer het aantal werkuren per week wordt opgenomen. Onderdeel van het beleid is dus ook monitoren en alert zijn op medewerkers die minder vrij nemen en hen tijdig aansporen om dit wel te doen. Goed voorbeeld van het management is als altijd essentieel.

In een sfeer waarbij betrokkenheid wordt afgemeten aan het aantal uren dat je werkt, zullen medewerkers zich minder uitgenodigd voelen om de regeling daadwerkelijk te benutten. Managers moeten medewerkers dus laten zien dat ze de werk-privebalans belangrijk vinden en dat ze hen voldoende vertrouwen om zelf te beslissen hoeveel vrije tijd ze nodig hebben om productief te blijven en in de eigen gezondheid te investeren. En ook dat daar dus een minimum aan vrije tijd voor nodig is.

# 2 Medewerkers nemen te veel vrije dagen op
Het kan natuurlijk gebeuren dat medewerkers zichzelf iets teveel (of veel te veel) vrijheid permitteren. Het is belangrijk om op voorhand goed na te denken over de mogelijke uitwerkingen van de regeling. Het is slim om bepaalde ongewenste situaties al te ondervangen in je beleid. Zo kun je opnemen dat je niet langer dan 4 weken aaneengesloten vrij kunt nemen, dat het niet bedoeld is om parttime te werken en dat je voor een langer sabbatical onbetaald verlof moet opnemen. Als een medewerker heldere output-doelstellingen heeft dan helpt dat natuurlijk enorm in de beoordeling of iemand inderdaad te veel vrij opneemt. Het is dus zaak dit op voorhand inzichtelijk te maken en ook consensus hierover te hebben met elkaar.

#3 Als de cultuur niet goed is, werkt het niet
Onbeperkt vrij kunnen nemen werkt alleen positief voor het bedrijf als de cultuur al op mensen en vertrouwen is gericht. Als medewerkers zich betrokken en persoonlijk verantwoordelijk voelen voor hun eigen aandeel in het succes van de organisatie. Als je stuurt op resultaat in plaats van op aanwezigheid. Als het moreel laag is, vormt misbruik van de regeling (lees: onredelijk veel vrij nemen) veel eerder een risico. Het is dus belangrijk om dit goed in kaart te hebben of brengen voordat je overgaat tot het invoeren van het beleid.

#4 Onvrede door ongelijkheid tussen medewerkers
Hoewel iedereen dezelfde rechten krijgt, is de toepasbaarheid niet in alle functies hetzelfde. En ook de persoonlijkheid van de medewerker speelt een grote rol. Dat alles kan ertoe leiden dat er mensen zijn die gemakkelijker meer opnemen en medewerkers die dat niet doen. En dat kan dan voor wrevel zorgen omdat er een gevoel van ongelijkheid en oneerlijkheid ontstaat. Blijven praten over het beleid en tussentijds evalueren vormen de oplossing. Net als het goed afstemmen van wanneer je vrij neemt.

#5 Bezettingsproblemen
Stel dat iedereen van een afdeling tegelijkertijd vrij wil nemen, dan zorgt dat voor bezettingsproblemen. Ook hier komt een duidelijk communicerende manager en een solide beleid om de hoek kijken. De vrijheid om vrij te nemen, komt niet zonder verantwoordelijkheid en een vorm van afstemming en goedkeuring altijd blijft nodig. Zo kun je in je beleid opnemen dat verlof van max. 2 dagen niet langere tijd vooraf hoeft te worden ingediend, maar alles wat langer is dan dat wel.

#6 Onzekerheid bij medewerkers
Veel medewerkers voelen zich schuldig wanneer ze vrij nemen, zeker wanneer andere collega’s dat niet of minder doen. Ze worden onzeker over de juiste hoeveelheid vrij. Hierdoor kan juist het tegengestelde gebeuren van wat je verwacht; medewerkers nemen minder vakantie op omdat ze niet uit de toon willen vallen of omdat ze bang zijn dat het negatief afstraalt op hun betrokkenheid en dus hun carrièrekansen. Te weinig vrijnemen is op de langer termijn schadelijk en moet dus juist in dit beleid actief voorkomen worden. Onbeperkt vrij als terugkerend onderwerp met de manager kan de onzekerheid verkleinen.

Op de vraag of ongelimiteerd vakantie bieden een goed idee is, is helaas geen kristalhelder antwoord te geven. Het hangt helemaal van de organisatie, de werkzaamheden, de medewerkers en vooral de cultuur af. Dat zul je dus met elkaar moeten onderzoeken en bepalen. Wat altijd kan is een pilot van bijvoorbeeld 6 maanden aangaan om te ervaren wat de voor en nadelen in de praktijk zijn. Daarna is het veel beter mogelijk om een objectief standpunt in te nemen en een definitief beleid te bepalen.

Klinkt dit allemaal als een brug te ver. Er zijn ook andere opties, zoals de bijkoop-optie. Het bedrijf Homerun bijvoorbeeld biedt (na een proef met onbeperkt vrij) de mogelijkheid om 32 dagen vrij te nemen, waarvan 25 doorbetaald. Om echt aantrekkelijk te zijn en de voordelen van meer autonomie is het wel zaak dat het basis-aantal doorbetaalde vrije dagen wel significant boven het wettelijk minimum ligt en dat de salarissen van het niveau zijn dat je in de praktijk ook wel wat geld kunt missen om vrij te kopen.

Wat altijd een goed idee is, is om je oor te luister te leggen bij de medewerkers waar het tenslotte om gaat. Want ervaren zij überhaupt problemen of ontevredenheid bij het huidige aantal vakantiedagen en wat zien zij graag terug in het beleid? Als je medewerkers centraal wilt stellen is naar hen luisteren het beste wat je kunt doen. En niemand zit te wachten op een oplossing voor een probleem dat er niet is.

Wij lieten ons informeren en inspireren door de volgende bronnen:

• https://www.deondernemer.nl/personeel/arbeidsvoorwaarden/onbeperkte-vakantiedagen-verlof-praktijk-danielle-sikkema~338260
• https://www.ad.nl/werk/waarom-ieder-bedrijf-onbeperkt-vakantiedagen-zou-moeten-geven~a59c504e
• https://nl.indeed.com/personeel/c/info/onbeperkte-vakantiedagen-waarom
• https://www.job-werkt.nl/actualiteit/onbeperkt-aantal-vakantiedagen-werkt-dat/
• https://www.workjuice.nl/takencontract-urencontract-korter-werken/

Wil je verder sparren over arbeidsvoorwaarden of employer branding, neem dan gerust contact op met onze business managers. Zij denken graag met je mee.