Online vergaderen: zo houd je het vol

We herkennen allemaal dat online vergaderen erg intensief en vermoeiend kan zijn. Dat komt omdat het veel meer inspanning vergt om het totaalplaatje te zien. Het oppikken van non-verbale communicatie vergt veel meer concentratie en het gedeelte in je hersenen waar de visuele aandacht zich bevindt, wordt extreem belast met video-vergaderen. Daarnaast lijkt het wel alsof er meer vergaderd wordt omdat het zo gemakkelijk is om nu een overleg te plannen, iedereen is toch thuis en dus beschikbaar. En zo loopt je agenda veel sneller vol dan voorheen. Dat dat niet gezond is, bleek eerder deze maand wel uit het Amerikaanse onderzoek dat aantoont dat het aantal verkeersdoden het afgelopen jaar sterk is gestegen door concentratieproblemen als gevolg van videovergaderingen.

Kortom, tijd om eens goed naar je online vergadergewoontes te kijken en jezelf wat ‘vergaderdiscipline’ op te leggen. Exact geeft je alvast 7 tips!

Als iedereen op tijd weet wat de doelen zijn van het overleg zullen de deelnemers zich daar op voorbereiden en zal de energie zich makkelijker daarop richten. Dus maak vooraf een agenda en geef ook per agendapunt aan wat het gewenste resultaat is. Bijvoorbeeld ideeën uitwisselen, informatie geven, oplossingen bedenken, actieplan opstellen etc. Zet de belangrijkste punten bovenaan zodat die zeker aan bod komen. En zorg voor een kundige voorzitter die de inhoud en tijd bewaakt.

Is het echt noodzakelijk om te video-vergaderen of kan het ook telefonisch of via facetime? In dat geval kun je namelijk even lekker een ommetje maken terwijl je overlegt. Zo kom je buiten en vermoei je jezelf niet met turen op je scherm. Collega in de buurt? Dan is een gezamenlijke wandeling (op afstand) zeker een aanrader. Wandelen geen optie? Doe de meeting dan staand. Beter voor je gezondheid en beter voor je betrokkenheid.

Iedereen binnen jouw bedrijf heeft er mee te maken, die online vergadermoeheid, dus maak het bespreekbaar en ontzie elkaar door afspraken te maken. Bijvoorbeeld over:

• vergaderloze dagdelen of een vergaderloze dag;
• vaste lunch- en andere breaks waarop geen vergaderingen worden gepland;
• vaste blokken in de week voor de uitwerking van individuele prioriteiten.

Is hier geen grond voor, plan dan zelf vergaderloze tijd in voor jezelf door tijd te blokken in je agenda voor je eigen projecten en waardoor je dus niet beschikbaar bent voor vergaderingen.

De meest productieve meetings hebben 5 tot 9 deelnemers, volgens hoogleraar Robert Sutton. Door alleen de sleutelfiguren uit te nodigen voorkom je dat de groep te groot wordt en mensen overbelast raken. Over online vergaderen zeggen experts zelfs dat zeven personen de max is om iedereen een rol van betekenis te kunnen laten vervullen. Met meer personen wordt het nog lastiger om alle signalen op te vangen en iedereen aan het woord te laten. Bovendien is het gemakkelijker om je betrokkenheid te verliezen en met andere zaken bezig te zijn. Voor je het weet ben je die uitgetunede collega die onderwijl op zijn telefoon zit te e-mailen.

Begin een vergadering met een klinkslag of iets onverwachts. Laat iedereen even kort zeggen hoe het gemoed is of wat zijn hoogtepunt van de dag/week tot nu toe was. Een goede mindset (en inzicht bij wie dat wellicht wat minder is) zorgt voor een goede sfeer en een beter resultaat.

Je kunt de hoeveelheid meetings voor jezelf ook beperken door wat kritischer te zijn in jouw acceptatiebeleid. Ga na of jouw aanwezigheid ook echt noodzakelijs is met de volgende vragen:

• Is het interessant voor mij?
• Heb ik iets bij te dragen?
• Draagt dit overleg daadwerkelijk bij aan de organisatiedoelstellingen?
• Draagt dit overleg daadwerkelijk bij aan de organisatiedoelstellingen?

Oftewel, wees kritisch, maak jezelf niet te belangrijk en vertrouw erop dat je collega’s zonder jou ook met een goede uitkomst zullen komen. Jouw winst? Meer tijd om met je eigen actielijst aan de gang te gaan.