Dé onmisbare schakel in de organisatie!

Secretaresse dag 2022: de dag waarop secretaresses extra in het zonnetje gezet worden. Niet alleen zij, maar ook alle andere business supporters zoals Office managers, PA’s en Management Assistenten mogen we niet vergeten. Veel van die rollen zijn de afgelopen jaren enorm veranderd. Daarover zijn we in gesprek gegaan met onze eigen recruiter Karin Boot. Karin is in het verleden Officemanager geweest en weet als geen ander waarom een functie als deze zo waardevol is. Net als alle ondersteunende rollen. Word je in een support rol voldoende gewaardeerd of is er ruimte voor verbetering?

“In de rol van secretaresse moet je alles weten. Je bent als secretaresse of assistent eigenlijk de oren en ogen van de afdeling en organisatie. Je hebt met verschillende afdelingen te maken, je hoort veel op de werkvloer, maar je vangt ook alles op van collega’s. Als er iets niet goed loopt, dan ben je altijd degene die dat mee krijgt. Je bent op de hoogte van bepaalde processen. Je moet zaken echt naar je toe trekken en het allerbelangrijkste: structuur daarin aanbrengen. Een onmisbare schakel dus én echt van toegevoegde waarde binnen een organisatie! Deze ondersteunende functies maken de werkomgeving persoonlijker.’’

Maar wat maakt hen zo onmisbaar? ‘’Als de secretaresse er een week niet is, dan loopt alles in de soep. Je hebt altijd iemand nodig die het ondersteunende onderdeel binnen een organisatie op moet pakken, omdat taken soms buiten functies vallen. Dat kan gaan om werkzaamheden op technisch vlak, in de processen of bijvoorbeeld documentverwerking. Je krijgt overal wat van te horen en je beschikt over ongelofelijk veel informatie, maar juist daardoor ben je onmisbaar. Jij weet hoe het slimmer of efficiënter kan. Iedereen komt wel een praatje maken. Mensen stappen over het algemeen ook makkelijker op je af dan rechtstreeks naar de directeur. Je bent echt het aanspreekpunt tussen afdelingen, het management en op de werkvloer.’’

We stelden aan Karin de vraag welke ontwikkelingen zij heeft gezien in het secretaresse vak. ‘’Als je kijkt naar hoe veel rollen je soms oppakt en wat er allemaal bij komt kijken, vind ik het woord secretaresse wat achterhaald. Je bent nu alles in één, dus eigenlijk meer een assistent. Zo waren het vroeger vooral administratieve werkzaamheden, agendabeheer, notuleren en natuurlijk zorgen dat de directeur wordt ontzorgd. Nu merk je toch dat het allesomvattend is en ook facilitair opgepakt moet worden. Graag zien organisaties de assistent als een sparringpartner met meer een adviserende rol. Daarbij heb je nu ook leiderschap nodig. Je zit niet alleen maar achter de computer, nee, je moet sterk in je schoenen staan. Nu zou het ook zomaar kunnen dat iemand op je afstapt en zegt: ’Verzorg jij dat evenement eventjes?’, dus je moet ook goed kunnen organiseren. Vroeger was dit allemaal veel minder, daar waren toen andere functies voor.’’ De reden waarom dit nu zo ontwikkelt? ‘’In deze krappe arbeidsmarkt wordt kritisch gekeken hoe een functie zo goed mogelijk benut kan worden. Daardoor worden meer werkzaamheden naar de assistent toegetrokken.’’

Karin Boot – Recruitment Consultant