Time Management voor Assistenten en Business Supporters

Wij verzamelden de beste time management tips voor Assistants en andere Business Supporters. Zodat jij je werk efficiënt en effectief kunt doen. En weer grip hebt op je eigen werkdag.

Deel blog

time management Assistenten

Grip op je werk
voor Assistenten en Business Supporters

Als Management Assistent, Business Supporter of in een andere ondersteunende rol is het vaak lastig om de controle over je werk te houden. Omdat anderen regelmatig onverwacht een beroep op jou doen. Omdat jij die persoon bent waar iedereen naartoe gaat met vragen. Of gewoon omdat je een veelheid aan taken hebt. Dus dat jij al ervaring hebt opgedaan met Time Management dat is een gegeven. Misschien ben je er zelfs al supergoed in. Onze tips open deuren, denk je? Zelfs voor de doorgewinterde tijdbewuste assistent hebben wij wellicht nog een paar verrassende tips die je bonustijd en meer autonomie opleveren.

#1 Voorkom onderbrekingen

Voorkom onderbrekingen. Dat klinkt gemakkelijker dan het is. Assistenten en ondersteuners zijn vaak pleasers en dus ben je gemakkelijk om op af te stappen als iemand iets niet weet. En dus komen ze met hun vragen naar je bureau, bellen ze je,  sturen ze je een snelle e-mail, of nemen ze contact op via Slack.

Ze denken je kort te onderbreken maar vele onderbrekingen op een dag bij elkaar zorgen voor een aanzienlijke aanslag op je tijd. Als je midden in een grote taak zit en het je niet kunt veroorloven onderbroken te worden, denk dan na over manieren om collega’s te laten weten dat ze je niet moeten onderbreken. Zet een out of office aan, boek een stilteruimte of zet simpelweg een koptelefoon op. Oftewel, werp barricades op die het moeilijker maken om jou ongepland te storen.

#2 Maak collega's zelfredzaam

Als je vaak gestoord wordt door collega’s die willen weten hoe ze een vergaderruimte moeten boeken, hoe de reiskostenregeling in elkaar zit of hoe je een zakenlunch moet declareren, dan is het tijd om de antwoorden op dit soort veel gestelde vragen helder onder elkaar te zetten. Bijvoorbeeld in een way to work, personeelshandboek of een intranet. Wat ook een tijdsbesparende eenmalige inspanning is: zet de meest voorkomende handelingen en oplossingen van storingen van de printer of koffiemachine op een poster (het programma canva is top hiervoor) en hang deze boven de betreffende machine. Het doel van deze tip: maak je collega’s zelfraadzaam, zodat ze vragen en issues ook zonder jou lastig te vallen kunnen oplossen.

#3 Zorg voor duidelijkheid omtrent jouw rol

Duidelijkheid omtrent jouw rol, voor jezelf en je collega’s, is essentieel om goed te kunnen prioriteren. Het gebeurt te vaak dat assistants moeten gissen zijn naar wat de verwachtingen van hun leidinggevende(n) zijn. En wat hun taak inhoudt. Ja leidinggevenden heeb nhet vaak druk, maar maar dat betekent niet dat ze geen duidelijke verwachtingen kunnen stellen of niet precies kunnen communiceren wat ze willen dat je doet. Dus praat regelmatig met elkaar. En roep je manager erbij als jouw actielijst te groot wordt.

Geef inzicht in wat er bij je ligt en overleg en geef oplossingen of alternatieven:
“Ik ben al bezig met het rapport voor de Ondernemingsraad en de jaarvergadering, waar ik tot dinsdag veel mee bezig zal zijn. Daarna kan ik aan deze presentatie werken. Of heb je liever dat dit eerst gedaan wordt en dat dan het rapport voor de OR donderdag klaar is?”

De meest voorkomende verklaring voor het feit dat ze je meer geven dan je denkt aan te kunnen, is dat ze vergeten zijn wat je al moet doen. Als je hen eraan herinnert wat er momenteel op je takenlijst staat, zullen ze redelijk zijn in hun verwachtingen van wat je kunt bereiken. En heb jij de duidelijkheid om te prioriteiten helder te stellen.

Deze kan ook lekker zijn om te gebruiken: Vraagt een collega steeds jouw tijd terwijl jij eigenlijk niet voor hem/haar werkt. Geef dan aan: “Ik ben momenteel druk voor manager X met de offerte voor X en een klantenonderzoek naar Y, misschien kun je even rechtstreeks met hem opnemen of ik ook tijd moet vrijmaken voor jouw verzoek.” Zodra jouw collega zich realiseert dat hij eigenlijk iets vraagt wat hij/zij zelf moet doen zal die waarschijnlijk meteen afdruipen zonder het verzoek zelfs maar bij jouw manager neer te leggen.

#4 Gebruik een prioriteitenmatrix

In de waan van de dag met verzoeken die van alle kanten op je af komen is het zinnig om te werken met een prioriteitenfilter. Hierbij bepaal je welke activiteiten daadwerkelijk bijdragen aan jouw doelen. Belangrijk is dus om eerst jouw 3 tot 6 hoofddoelen duidelijk te hebben. Die kun je bijvoorbeeld bepalen door de volgende vragen te beantwoorden:

  • Voor welke concrete resultaten ben jij ingehuurd?
  • Wanneer doe jij je werk goed?
  • Welke resultaten heb je dan geboekt?
  • Wat is het beoogde effect op mensen die jij ondersteunt / de afdeling waar jij voor werkt?

Zorg dat je zelf achter deze doelen staat en dat je manager er hetzelfde over denkt. Zo niet, dan moet je nog even verder met finetunen van je doelen. En zet je doelen (samen) op volgorde van belangrijkheid. Je lijst is zeker in jouw rol dynamisch. Dreig je vast te lopen omdat je doelenlijst tussentijds te lang is geworden, bespreek dan met je manager welke selectie van doelen volgens hem/haar de eerste prioriteit moeten krijgen (zie ook tip 3).

Als je je doelen helder hebt, kun je vervolgens de activiteiten die op je afkomen inschalen op de prioriteitenmatrix. Die bepaalt of het zinvol is om je tijd eraan te besteden (kwadrant 1 en 2) of niet (kwadrant 3 en 4). Dat doe je steeds 2 vragen te stellen:

  • Draagt deze activiteit wel/niet bij aan je doelen?
  • Vereist deze activiteit nu direct aandacht?
Prioriteitenmatrix van Het effectieve werken.nl

Bron: heteffectievewerken.nl

Taken die niet belangrijk zijn, zijn dingen zoals trivia op het werk. Je kunt vast wel een heleboel e-mails en telefoontjes opnoemen die je deze week voorbij zijn gekomen, die niet als belangrijk gelden maar toch veel van jouw tijd hebben gekost! Door zoveel mogelijk in kwadrant 1 en 2 te werken, focus je op taken die:

  • die direct bijdragen aan het bereiken van jouw doelstellingen
  • die bijdragen tot het succes van je manager, afdeling of team
  • die snel moeten worden afgerond om een negatieve impact te voorkomen

Natuurlijk maak je constant gebruik jouw spin-in-het-web-positie en je zakelijke inzicht: als je op de hoogte en bewust bent van wat er in jouw bedrijf speelt, kun je veel beter geïnformeerde beslissingen nemen over wat er eerst moet worden gedaan.

#5 Maak een (flexibele) dagplanning

Het is veel gemakkelijker om met meerdere prioriteiten om te gaan als u een duidelijk idee hebt van wat je die dag geacht wordt te doen. Maak elke dag een realistisch lijstje van zaken die je perse die dag wilt afronden. Niets zo lekker als activiteiten van je (digitale) to do list strepen. Bovendien voorkomt het dat je gedurende de dag steeds opnieuw moet gaan bedenken waar je nu weer mee aan de slag moet.

Onverwachte verzoeken, urgente vragen en verandering zijn een gegeven in jouw functie. Plan je dag bij voorkeur niet helemaal vol, maar laat wat tijd leeg voor deze tussentijdse tijdvragers.

Probeer sowieseo elke dag een geplande taak af te krijgen. Ook al is het maar een kleine taak, het geeft een goed gevoel als je aan het eind van de dag iets concreets bereikt hebt.

Als je je dagplanning de dag ervoor maakt, ga je met een opgeruimd gevoel naar huis en kun je dag meteen lekker actief starten.

#6 Zeg eens wat vaker NEE

Ook al heb je een ondersteunende of faciliterende rol, je hoeft niet op elk verzoek in te gaan. Sterker nog, je doet je jezelf en je productiviteit een groot plezier als je ook Nee kunt zeggen. En in plaats van dè ‘go-to person van het bedrijf’ te zijn, kun je ook de deskundige persoon zijn die mensen in de juiste richting kan wijzen en mensen met elkaar in contact kan brengen.

Voor veel servicegerichte mensen zal het niet eenvoudig zijn om Nee te verkopen. Houd je in dat geval aan de regel: Super behulpzaam als jouw tijdschema het toelaat en vriendelijk maar beslist Nee antwoorden als je planning al vol staat. Wij geven alvast een paar zinnen die je hierbij kunt gebruiken:

  • Nee, dat gaat me helaas niet lukken deze week.
  • Het spijt me, ik heb het druk met (noem drie of vier projecten op hoog niveau waar je mee bezig bent), en ik heb niet de capaciteit voor jouw verzoek.
  • Wat heb je tot nu toe geprobeerd?
  • Kun je (noem iemand die goed is in wat hij/zij vraagt) vragen? Zij zijn daar fantastisch in. Ik weet zeker dat ze je kunnen helpen.
  • Ik zit op een deadline op het moment. Ik heb waarschijnlijk pas tijd rond …. (kijk op de kalender en geef een onduidelijke datum in de komende weken).
  • Ik ben bezig met een aantal essentiële en strategische projecten voor mijn afdeling op het moment. Wil je bij manager X navragen of ik toestemming heb om jouw verzoek in te passen?

Zeg Nee met vertrouwen en voorkom dat je hierbij blijft hangen in je eigen perfectionisme (niemand kan dit zo goed als ik) want dat zorgt er onbewust voor dat jij kostbare tijd verspilt die je beter aan je hoofddoelen kunt besteden. Geloof ons, een andere oplossing of uitvoering dan de jouwe is echt niet altijd alleen maar slechter. En zonder jouw tijd, energie en bemoeienis zal deze taak heus ook wel goed komen.

#7 Niet multi-tasken maar concentreren

Multitasking blijkt slechts een kwaliteit van weinigen te zijn. Veel beter is het om je op één taak tegelijkertijd te richten. Het constant schakelen zorgt namelijk voor een gigantisch productiviteitsverlies. Dus laat vooral de grootse afleider en stoorzender – je inbox – zoveel mogelijk links liggen, zet pop-up-meldingen uit en check je e-mail op vaste momenten. Ook door soortgelijke taken te bundelen en in een keer af te handelen, maak je optimaal gebruik van je breinkracht. Dit voorkomt namelijk ook dat je brein steeds moet schakelen tussen activiteiten. Een makkelijke manier is om soortgelijke taken dezelfde kleur te geven op je takenlijst en in één tijdsblok af te handelen. Het zorgen van een rustige werkruimte (werk een dag thuis) is natuurlijk ook een belangrijk winstpunt hierbij.

Bonustip

Tot zover onze tips om te komen tot een effectief tijdbeheer en meer grip op je dag en je functie. Nou vooruit dan, een laatste bonustip nog: Al heb je nog zo’n leuke baan, vervelende, lastige taken zullen er altijd blijven. Voorkom uitstelgedrag, plan deze activiteiten ook op vaste momenten in en pak ze gewoon op. Dat geeft niet alleen voldoening maar ook ruimte in je brein en agenda om bezig te zijn met zaken die wel leuk zijn om te doen.

Meer lezen over time management

Bekijk ook eens

time management 5 tips
Blog

Goed bezig zijn met Time management zorgt ervoor dat j…

Commercieel Leiderschap
Blog

Commercieel Leiderschap: wat is het en hoe kun je het…