Tips voor het inwinnen van referenties

Categorie: HR-Tips
Gepubliceerd: 21-12-18

Een selectiegesprek is relatief kort en veel kandidaten zijn er op uit tijdens het gesprek een goede indruk te maken. Zo kunnen ervaringen en prestaties worden aangedikt. Deze indruk is voor een selecteur lang niet altijd makkelijk te verifiëren. Een referent heeft de sollicitant langdurig en in een natuurlijke omgeving kunnen observeren en heeft zodoende een realistische en accurate kijk op de kwaliteiten, de prestaties en het karakter van de sollicitant. Het is dus waardevol om informatie in te winnen bij personen die de persoon echt aan het werk hebben gezien.

Strikte wetgeving is er niet omtrent het afgeven en inwinnen van referenties in het wervingsproces. Er zijn we richtlijnen opgenomen in de Sollicitatiecode van de NVP. Maar de richtlijn over referenties omvat slechts een paar regels:

‘De verkregen openbare informatie zal, indien relevant, met de sollicitant worden besproken, met uitdrukkelijke vermelding van de bron. Indien een referentie wordt opgevraagd bij derden of indien nader onderzoek noodzakelijk is, wordt daartoe aan de sollicitant vooraf om toestemming gevraagd, tenzij deze toestemming op grond van de wet of nadere regelgeving niet vereist is.’

Wij verzamelden de beste tips voor het inwinnen van referenties:

  • Vertel een sollicitant in een vroeg stadium dat de door hem opgegeven referentie worden nagetrokken. Op deze manier komt het minder over als een motie van wantrouwen dan wanneer het aan het einde van de procedure wordt aangekondigd. Nu hij dit weet, zal de sollicitant ook eerlijker over zijn ervaringen vertellen. Deze worden immers later gecheckt.
  • Neem alleen contact op met referenten als je de kandidaat vooraf hebt geïnformeerd. Je mag namelijk alleen persoonlijke informatie opvragen als de sollicitant daarvoor vooraf uitdrukkelijk toestemming geeft. Noemt een sollicitant zijn werkverleden in zijn cv, dan geeft hij daarmee dus geen automatische toestemming om contact op te nemen met zijn voormalige werkgevers.
  • Vraag naar referenties van direct leidinggevenden. Zij hebben de sollicitant immers in de praktijk meegemaakt.
  • Ga niet te ver terug in het arbeidsverleden. Het gaat immers om de recente/huidige prestaties en vaardigheden.
  • Houd in je achterhoofd dat sollicitanten doorgaans alleen positief gestemde referenties afgeven en dat er vooraf meestal overleg is tussen sollicitant en referent.
  • Vertel de referent dat de uitkomsten niet een-op-een worden doorgespeeld aan de oud-collega. De referent voelt zich dan vrijer om te spreken.
  • Voer het gesprek op een ervaringsgerichte wijze. Beschrijf de ‘nieuwe’ functie, rol en positie van de sollicitant en vraag op een aan de referent of hij de sollicitant hiervoor geschikt acht.
  • Stel alleen vragen die direct verband houden met de functie die de sollicitant bij een eerdere werkgever vervulde. Stel geen vragen over persoonlijke omstandigheden. Zo mag je bijvoorbeeld niet informeren naar geaardheid, politieke voorkeur of godsdienst.
  • Je mag formeel niet informeren naar het ziekteverleden van de sollicitant, maar je mag wel vragen naar zijn aanwezigheid en prestaties op het werk.
  • Benader meerdere referenten. Een referentie die wordt afgegeven door een oud-werkgever moet naar waarheid zijn. Toch kan het voorkomen dat een verstoorde werkrelatie of persoonlijke opvattingen voor enigszins eenzijdig gekleurde informatie kan zorgen. Benader dus altijd meerdere referenties om een zo goed mogelijk beeld van de kandidaat te krijgen.
  • Pas op voor vooringenomenheid. Ga er open in, vraag door en zorg dat je de referentie niet alleen gebruikt om je eigen oordeel te bevestigen. Wees dus ook bereid je oordeel bij te stellen als de referenties daartoe aanleiding geven.
  • Informeer de sollicitant in hoofdlijnen over de uitkomsten van de referentiecheck en bespreek eventuele kritische kanttekeningen van referenten.

Voorbeelden van vragen:

  • Wat is de relatie met de sollicitant? Is er sprake van een hiërarchische relatie of werkte hij met de referent samen in een team? Hoe, wanneer en hoe vaak had hij te maken met de sollicitant?
  • Vraag naar feiten. In welke periode was de kandidaat werkzaam in de betreffende functie en wat waren zijn taken en verantwoordelijkheden? Controleer de periodes zoals die vermeld staan in zijn CV. Vraag door als de werkzaamheden anders waren dan in het CV stonden vermeld.
  • Hoe voerde hij zijn werk uit? Daarbij kunt je denken aan geschiktheid, motivatie en persoonskenmerken. Maar ook aan collegialiteit, betrouwbaarheid en stressgevoeligheid. Vraag zeker naar zijn kwaliteiten en verbeterpunten of welke functie of type organisatie goed bij de werknemer passen.
  • Afsluitend is het slim om ook naar de reden van zijn vertrek te vragen. Vraag door als deze reden afwijkt van de mondelinge toelichting van de sollicitant. Of vraag of de referent de medewerker opnieuw in dienst zou nemen.

Hoe zit het met het afgeven van een referentie?

Zeker wanneer de arbeidsrelatie op een niet al te positieve wijze is geëindigd is het de vraag in hoeverre je je negatief mag uitlaten over de betreffende werknemer. De veelvoorkomende aanname dat referenties niet negatief mogen zijn is een mythe. Je mag vragen gewoon naar waarheid beantwoorden. Laster en smaad is daarentegen wettelijk verboden. Je mag ook geen informatie verstrekken die op zich correct is, maar die bewust twijfel zaait omtrent de integriteit van een werknemer (bijvoorbeeld door betrokkenheid bij een integriteitsonderzoek te melden, terwijl de uitkomsten van dit onderzoek positief waren voor de medewerker). Ook zal je je als referent moeten houden aan de wet bescherming persoonsgegevens, vertellen over zaken als ziekteverleden is dan ook uit den boze. En je mag niet zelf pro-actief contact opnemen met een nieuwe werkgever om te “waarschuwen”.

Wanneer je een referentie afgeeft, dan moet dat dus altijd in lijn met de waarheid zijn. Wanneer een ex-werkgever onjuiste informatie heeft verstrekt kan de sollicitant (en ook de nieuwe werkgever) een schadevergoeding eisen. Het is – zeker bij twijfelgevallen – dus veiliger om een zo neutraal mogelijke referentie te verstrekken.

Let op: Bij beëindiging middels een zogenaamde vaststellingsovereenkomst, komt men regelmatig overeen dat werkgever èn werknemer zich neutraal of zelfs positief zullen uitlaten over elkaar. In dat geval komt het afgeven van een referentie extra nauw.