7 vragen over de Vertrouwenspersoon

Als een medewerker geconfronteerd wordt met ongewenst gedrag kan die bij een onafhankelijke vertrouwenspersoon terecht om dit bespreekbaar te maken.

Luisterend oor en aanspreekpunt

In eerste instantie is de vertrouwenspersoon dus een luisterend oor waar medewerkers misstanden kunnen melden. Soms is alleen een luisterend oor voldoende maar vaker zal de vertrouwenspersoon meedenken en adviseren over eventuele vervolgstappen.

Doorverwijzen

Afhankelijk van de situatie kan de vertrouwenspersoon de melder doorverwijzen naar de juiste partij. Dat kan een intern persoon of loket zijn maar ook een externe expert als een coach, huisarts, jurist of mediator. Gedurende het proces zal de vertrouwenspersoon aangehaakt blijven om te borgen dat de melding goed wordt opgepakt.

Signaleren en informeren

Een vertrouwenspersoon zorgt ook voor registratie en anonieme rapportages en kan op deze wijze patronen signaleren en bij het management onder de aandacht brengen. Ook kan de vertrouwenspersoon aandacht geven aan en informatie geven over onderwerpen die spelen op de werkvloer. Door foute patronen zichtbaar te maken en herhaling te voorkomen heeft de vertrouwenspersoon dus zeker ook een preventieve werking. Een vertrouwenspersoon kan – afhankelijk van diens expertise niveau – ook advies geven over advies geven aan de organisatie met betrekking tot omgangsvormen, communicatie en samenwerking en het ontwikkelen van (preventief) beleid hierop. Uit onderzoek blijkt dat wanneer binnen een organisatie (regelmatig) aandacht wordt besteed aan wat wel en niet toelaatbaar gedrag is, dit preventief werkt.

De Arbowet is een kaderwet en bevat geen verplichting tot aanstelling van een vertrouwenspersoon. Er staat wel dat werkgevers de zorgplicht hebben om werknemers zo veel als mogelijk te beschermen tegen een psychosociale arbeidsbelasting (art 3 lid 2 Arbowet). Onder deze arbeidsbelasting vallen onder andere omstandigheden als seksuele intimidatie, discriminatie, pesten, agressie en geweld (art 1 lid 3-e Arbowet).

Het Burgerlijk Wetboek regelt bovendien dat werkgevers maatregelen moeten nemen en aanwijzingen moeten geven om te voorkomen dat de werknemers bij de uitvoering van hun werk schade lijden (art. 7:658 BW). De werkgever dient dus beleid te voeren tegen ongewenst gedrag, wat wil zeggen het gedrag dat door werknemers als bedreigend, intimiderend of vernederend wordt ervaren.

Het beleid moet vorm krijgen ‘volgens de stand van de wetenschap en de professionele dienstverlening’. Een toelichting op de wet vermeldt de aanstelling van een vertrouwenspersoon en het bestaan van een klachtenprocedure als voorbeelden hiervan. De werkgever kan dus een alternatief bieden voor de opvang van werknemers die ongewenst gedrag ervaren, maar dat moet wel gelijkwaardig of beter zijn dan de aanstelling van een vertrouwenspersoon. De Inspectie SZW controleert of het beleid van de werkgever voldoet aan de wet.

Bij de aanstelling van een vertrouwenspersoon kun je kiezen voor intern, extern of een combinatie van beide.

Een intern vertrouwenspersoon is vaak een medewerker die de taak van vertrouwenspersoon er bij doet. Vaak wordt gekozen voor iemand die het bedrijf, de cultuur en de werknemers goed kent en van nature al het aanspreekpunt is bij vragen en problemen. De voordelen van zo’n interne vertrouwenspersoon zijn dat die in de buurt is, vaak beter inzicht heeft in de cultuur en informele structuur van de organisatie en daardoor vaak beter kan meedenken over oplosmogelijkheden. Het nadeel is dat er eerder conflicten kunnen ontstaan door “dubbele petten” of een beperkte onafhankelijkheid. Het is dus sowieso niet verstandig om voor iemand te kiezen die bijvoorbeeld ook werkt als leidinggevende, HR-manager of jurist binnen het bedrijf. Want juist de vertrouwelijkheid van wat wordt besproken is essentieel.

Niet alle medewerkers zullen zich voldoende op hun gemak of veilig voelen bij een interne collega die de rol van vertrouwenspersoon heeft. Een extern vertrouwenspersoon is een expert van buitenaf. Hij/zij heeft geen binding met het bedrijf en is dus meer onafhankelijk en objectief. Bovendien is de externe vertrouwenspersoon meestal een echte deskundige, met meer relevante ervaring en kennis. En dat is fijn als het gaat om moeilijke en gevoelige kwesties waarbij je het maar een keer goed kunt doen.

Afhankelijk van de samenstelling en grootte van het personeelsbestand kan een organisatie er ook voor kiezen om meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen, een mix van intern als extern. Hierbij kan dan ook diversiteit nagestreefd worden in bijvoorbeeld geslacht, leeftijd en afkomst, zodat het slachtoffer altijd terecht kan bij iemand waarbij hij of zij zich het best op zijn gemak voelt.

Ja, een vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht en kan informatie alleen in anonieme vorm of na toestemming van het slachtoffer overleggen aan de werkgever. De vertrouwenspersoon wordt doorgaans ingeschakeld bij delicate kwesties die op een juiste manier moeten worden opgelost. Om ervoor te zorgen dat medewerkers open kunnen praten over hun ervaringen, is het de taak van de vertrouwenspersoon om de vertrouwelijkheid van de klachten de waarborgen. Het is dus essentieel dat de onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid bij alle hulpvragen goed zijn geregeld.

De vertrouwenspersoon heeft trouwens geen verschoningsrecht zoals artsen, advocaten of journalisten. Mocht een zaak bij de rechter komen, kan deze dwingen de vertrouwenspersoon te vertellen wat er is besproken.

De vertrouwenspersoon opereert autonoom en hoeft dus geen verantwoording af te leggen over handelingen of tijdsbesteding in deze rol aan de leidinggevende. Daarnaast hoeft de vertrouwenspersoon geen rekening te houden met de belangen van de organisatie. En dit betekent ook dat de vertrouwenspersoon beschermt is tegen de (dreiging van) ontslag of overplaatsing als gevolg van de uitoefening van zijn/haar rol als vertrouwenspersoon.

De volgende bevoegdheden helpen de vertrouwenspersoon bij het onafhankelijk uitvoeren van de functie. Vaak worden ze opgenomen in de functieomschrijving of het contract tussen het bedrijf en de externe vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon:

• heeft de bevoegdheid om gesprekken te voeren.
• kan externe deskundigen raadplegen, zoals een externe, gecertificeerde vertrouwenspersoon.
• mag de werknemer doorverwijzen naar een andere (externe) vertrouwenspersoon.
• mag de directie gevraagd en ongevraagd advies geven over eventuele patronen die hij/zij ziet.
• heeft geheimhouding, maar als een zaak voor de rechter komt, moet hij/zij indien gevraagd wel openheid van zaken geven.

In principe kan iedere medewerker vertrouwenspersoon zijn. Interne vertrouwenspersonen zijn ook niet verplicht een cursus te volgen, maar het is zeker aan te raden uw vertrouwenspersoon op te leiden. Het is een grote verantwoordelijkheid om slachtoffers goed op te vangen en de materie kan immers complex en precair zijn. Het betreft vaak één- of tweedaagse cursussen om een basis te leggen, maar er zijn ook langer durende basiscursussen van 3 tot 5 dagen.

In een opleiding vertrouwenspersoon leer je wat een vertrouwenspersoon is en wat de taken van een vertrouwenspersoon zijn. Je leert wat je als vertrouwenspersoon kan en mag doen in situaties rondom ongewenst gedrag waardoor je in staat bent om dit op professionele wijze op te vangen. Je kunt goed inschatten welke ondersteuning het beste is en adviseert de organisatie op het gebied van ongewenste omgangsvormen.

De Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) adviseert daarbij de volgende competenties voor de rol van vertrouwenspersoon:

• gewetensvol
• inlevingsvermogen
• luisteren
• analytisch en strategisch inzicht
• organisatiebewust
• adviesvaardigheden
• communicatief vaardig
• vermogen tot reflectie op zichzelf en op anderen
• vakkennis (communicatief, psychologisch, juridisch etc)
• vermogen om vertrouwelijke of persoonlijke informatie  vertrouwelijk te houden

Je kunt je als vertrouwenspersoon ook laten certificeren, maar dit is niet verplicht. Certificering kan voordelen bieden. Het laat zien dat je de basisbeginselen van het werk kent en dat je nascholing volgt. Bovendien vormt intervisie onderdeel van de certificering, zodat collega-vertrouwenspersonen meekijken met het werk op dit vlak. Om gecertificeerd te worden, dien je een basiscursus te volgen die geaccrediteerd is door de LVV.

Een vertrouwenspersoon aanwezig hebben (intern of extern) binnen de organisatie kan een grote meerwaarde hebben, maar als er niet actief bekendheid aan wordt gegeven zal er weinig gebruik van worden. Het begint eigenlijk altijd met een preventief beleid en met de steun van het management voor de aanpak van ongewenste omgangsvormen. Wanneer je laat zien dat ongewenst gedrag daadwerkelijk aangepakt wordt, geeft dat vertrouwen. Dit kan niet alleen ongewenst gedrag voorkomen, maar werknemers ook aanmoedigen om hulp te zoeken bij de vertrouwenspersoon, omdat de melder op voorhand al inschat dat er serieus met meldingen wordt omgegaan.

Vervolgens is het zaak om de rol van de vertrouwenspersoon bekendheid te geven. In het inwerktraject maar ook later en tussentijds. Bijvoorbeeld door de vertrouwenspersoon zichtbaar te maken en te noemen en aan te haken wanneer dit relevant is, bijvoorbeeld bij communicatie over gedragsregels of bij voorlichtingsbijeenkomsten.

Sowieso moet de vertrouwenspersoon gemakkelijk telefonisch en per email bereikbaar zijn (liefst met een beschermd emailadres) en moet er voor face to face gesprekken (extern) ruimte beschikbaar zijn die de privacy van de melder borgt. Een glazen kantoor naast de kantine volstaat dus niet hiervoor.

Het aanstellen van een of meerdere vertrouwenspersonen zal idealiter onderdeel zijn van een groter pakket aan preventieve maatregelen en dat betekent dat je als organisatie actief actie onderneemt om misstanden te voorkomen. Daarmee verbeter je de werksfeer en vergroot je je aantrekkelijkheid als werkgever.

Daarnaast is het heel verstandig om medewerkers uit te nodigen om niet rond te blijven lopen met problemen. Omdat dat tot een grote psychosociale belasting kan leiden met alle gevolgen van dien. Denk alleen al aan de negatieve impact van gezondheidsklachten, het escaleren van conflicten of de kosten van productiviteitsverlies en verzuim.