Bid management is geen schrijfvak meer

Vraag tien mensen wat een bidmanager doet en negen zullen zeggen: schrijven. Offertes opstellen, teksten uitwerken, deadlines halen. Kaj Schorel, bidmanager bij Atalian Nederland, ziet dat anders. En hij is niet de enige. Bij Exactpi spreken we regelmatig met professionals die het vak van binnenuit kennen. De visie van Kaj is helder: wie in bid management alleen aan schrijven denkt, mist de kern van wat het vak vandaag de dag vraagt.

Bid management heeft lang een imago gehad als verlengstuk van de salesafdeling. De bidmanager kreeg input van de salesmanager, werkte dat uit tot een nette offerte en leverde op tijd aan. Kaj herkent dat beeld, maar constateert dat de markt er allang overheen is gegroeid.

Aanbestedingen zijn complexer geworden. Uitvragen omvatten niet meer alleen prijs en product, maar ook duurzaamheid, veiligheid, privacy en ESG-beleid. Tegelijk schrijven meer partijen in op dezelfde trajecten. Wie met acht concurrenten aan tafel zit die allemaal een vergelijkbaar verhaal vertellen, wint niet met de beste pen. Die wint met het scherpste inzicht.

Kaj omschrijft zijn rol dan ook als overkoepelend en uitdagend, niet uitvoerend. Hij stelt vragen, daagt calculators uit, denkt mee over risico en koers. En hij durft te schuren. Niet om lastig te zijn, maar omdat een aanbesteding winnen begint bij de juiste keuzes, niet bij de mooiste zinnen.

AI verandert het vak, dat is een feit. Kaj schat dat een goed ingesteld AI-systeem inmiddels 70 tot 80 procent van het schrijfwerk kan genereren. Maar dan moet je het wel goed aanpakken. Niet een willekeurige prompt in ChatGPT gooien en hopen op een winnend antwoord. Kaj pleit voor het bouwen van een organisatie-eigen GPT: gevoed met referenties, aanbestedingsstukken en het DNA van de organisatie. Een systeem dat leert wie jullie zijn en wat jullie te bieden hebben. Maar hier zit ook een belangrijk voorbehoud: AI voegt alleen waarde toe als de basis op orde is. De kwaliteit van de output staat of valt met de kwaliteit van de input. En dat dwingt organisaties – en bidmanagers in het bijzonder – om hun kennis serieus te ordenen. Referenties die niet zijn vastgelegd, lessen die nooit zijn gedocumenteerd, een organisatie-DNA dat nergens expliciet is gemaakt: AI maakt al die lacunes pijnlijk zichtbaar. In die zin is AI ook een spiegel. Wie de spiegel goed gebruikt, bouwt een kennisfundament dat het vak structureel sterker maakt.

Wat overblijft na die 70 tot 80 procent is precies het deel waar het op aankomt. Die laatste 20 procent is de menselijke touch. De nuance die klopt. Het verhaal dat past bij wie je bent als organisatie. En de lezer, want vergeet niet: een beoordelaar is een mens. Iemand die al vier stukken heeft gelezen voor die van jou op tafel komt. Als jouw inschrijving prettig leest, als die blijft hangen, als die iets oproept, dan heb je al een voorsprong. Emotie speelt een rol, ook in aanbestedingen.

Misschien wel de scherpste observatie die Kaj deelt, is hoe veel tenderteams nog steeds reactief werken. Een aanbesteding wordt gepubliceerd, de salesmanager meldt zich met enthousiasme en de bidmanager gaat aan de slag. Zonder te vragen of dit de moeite waard is. Zonder te weten of de kans reëel is.

Kaj pleit voor een andere aanpak: pre-tendermanagement. Data-gedreven vooruitkijken naar welke aanbestedingen eraan komen. Bewust kwalificeren welke trajecten echt passen bij de organisatie. En nee durven zeggen tegen de rest. Want nee zeggen betekent ja zeggen op de kansen die er écht toe doen. Maar data-gedreven werken gaat verder dan alleen vooruitkijken. Het betekent ook terugkijken: wat leren eerdere inschrijvingen ons? Win-loss analyses geven inzicht in waarom een traject gewonnen of verloren is, welke thema’s de doorslag gaven en hoe sterk de positie echt was. Capaciteitsdata laat zien of de organisatie de opdracht had kunnen waarmaken. Samen vormen die inzichten een basis voor scherpere kwalificatie, niet op gevoel, maar op feiten. Organisaties die dat systematisch bijhouden, bouwen een lerende bidorganisatie. Elke inschrijving voegt iets toe aan het collectieve geheugen. En dat geheugen is precies de brandstof voor de AI-systemen die het schrijfwerk overnemen.

De aanbestedingsmarkt leent zich daar goed voor. Contracten lopen vier, zes of acht jaar. Je weet dus bij benadering wanneer ze terugkomen. Met de juiste software en een goede planning kun je je daar van tevoren op voorbereiden, commerciële lijntjes leggen en intern draagvlak opbouwen. Zo voorkom je dat je capaciteit verbrandt aan inschrijvingen die je nooit had moeten doen.

Die discipline vraagt wel iets van een organisatie. Jaartargets en druk vanuit directie of aandeelhouders maken het verleidelijk om toch maar overal op in te schrijven. Kaj erkent die spanning. Maar hij ziet strategische focus als het enige echte antwoord op die druk. Meer kwaliteit, bewustere keuzes en een win-rate die dat op termijn bewijst.

Kaj is duidelijk over waar bid management naartoe beweegt. De rol wordt volwassener, krijgt meer gewicht en vraagt meer van de mensen die hem invullen. Niet alleen schrijfvaardigheid, maar commercieel inzicht, strategisch denken en het vermogen om intern te verbinden en richting te geven.

Dat maakt het vak ook leuker. Als je begrijpt wat je doet, als je met een team ergens écht achter staat en een aanbesteding wint omdat je de juiste keuzes hebt gemaakt, dan voelt dat anders dan een toevalstreffer. Dat is het verschil tussen werken vanuit strategie en werken vanuit de waan van de dag.