Tenderen met strategie, timing en overtuigingskracht

Vraag tien mensen wat een bidmanager doet en negen zullen zeggen: schrijven. Offertes opstellen, teksten uitwerken, deadlines halen. Kaj Schorel, bidmanager bij Atalian Nederland, ziet dat anders. En hij is niet de enige. Bij Exactpi spreken we regelmatig met professionals die het vak van binnenuit kennen. De visie van Kaj is helder: wie in bid management alleen aan schrijven denkt, mist de kern van wat het vak vandaag de dag vraagt.

“Als je goed kon schrijven en als laatste wegliep, dan was je tenderchef,” zegt Ewout. Dat tijdperk is voorbij. Uitvragen worden complexer, beoordelaars professioneler en de lat hoger. Wat nu telt, is niet hóé je iets opschrijft, maar waarom je een bepaald antwoord geeft.

De vraag die Ewout zichzelf en zijn klanten steeds stelt: waarom ben jij de beste keuze? Niet in een reclamepraatje, maar onderbouwd, concreet en passend bij het DNA van de organisatie. Een gekopieerd antwoord van internet, of erger, een volledig AI-gegenereerde inschrijving, pikt een ervaren beoordelaar er direct uit. En als die twijfelt aan de authenticiteit van je verhaal, ben je al verloren.

Dat maakt het vak steeds meer een schaakwedstrijd. Je moet continu in de schoenen staan van beide partijen. Wat vraagt de opdrachtgever écht? Hoe gaat de markt daarop reageren? Welke inschrijvers wil je aantrekken, en waarom? Dat vraagt meer een strategische visie dan ooit.

Een tender winnen doe je nooit alleen. Je haalt informatie op bij collega’s die al drie andere projecten hebben, je overtuigt een directeur die nog niet begrijpt wat er op het spel staat, en je bewaakt deadlines terwijl iedereen druk is met zijn eigen agenda. Ewout omschrijft het als “tussen knuffelen en duwen in.”

Grote tenderteams hebben hier inmiddels een aparte stakeholder manager voor. Die doet niets anders dan door het pand lopen, mensen aanspreken en zorgen dat alle input op tijd binnenkomt. De boodschap is simpel maar hard: als jouw stuk er niet op tijd is, kan die aanbesteding mislukken. Geen populaire boodschap, maar een eerlijke.

Bij kleinere aanbestedingen doe je dat zelf. Dat vraagt sensitiviteit, overtuigingskracht en het vermogen om mensen mee te krijgen zonder formele autoriteit. Vaardigheden die in een functieprofiel zelden bovenaan staan, maar in de praktijk het verschil maken.

Aan beide kanten van de tafel, bij inschrijvers én uitvragers, is er een groot tekort aan ervaren tendermanagers. De uitvragen worden beter en complexer, mede door strengere Europese regelgeving en een groeiende nadruk op duurzaamheid en circulariteit. Overheden kopen niet meer alleen op kwaliteit in, maar juist meer op aantoonbare- en bewezen kwaliteit. Grote corporates volgen, met ESG-beleid als vast onderdeel van de uitvraag.

Dat betekent dat de professionals die dit vak beheersen steeds schaarser én waardevoller worden. Niet de mensen die een aanbesteding “er even bij doen,” maar degenen die strategisch nadenken, de markt kennen en intern en extern kunnen navigeren. AI kan helpen bij het schrijven. Het strategisch redeneren, het kennen van de spelers, het begrijpen van wat een opdrachtgever écht wil, dat blijft mensenwerk.

Ewout ziet het zelf ook zo. Aan de inschrijvende kant bouwt en traint hij tenderteams, begeleidt hij strategisch inschrijven en helpt hij organisaties hun winrate te verhogen met toekomstbestendige overeenkomsten als resultaat. Aan de uitvragende kant treedt hij op als marktexpert circulair inrichten van werk-, zorg- en onderwijsomgevingen: hij begeleidt marktconsultaties, helpt bij het opstellen van een optimaal programma van eisen en zorgt dat kwaliteitsvragen en beoordelingscriteria aansluiten op wat de markt realistisch kan leveren. Daarbij begeleidt hij of maakt hij deel uit van beoordelingsteams. De professionals die het vak serieus nemen, die ziet hij groeien. De rest valt af.