5 Time Management tips
Goed bezig zijn met Time management zorgt ervoor dat je meer focus hebt voor je taken, dat je meer gedaan krijgt op een dag en dat je ook nog eens rust in je hoofd hebt. Wij zochten de beste Time management tips voor jou uit.
Deel blog
5 Time Management Tips
voor efficiënt werken
Effectief bezig zijn met je time management zorgt ervoor dat je meer focus hebt voor je taken, dat je meer gedaan krijgt op een dag en dat je ook nog eens rust in je hoofd hebt. Daarom zochten wij voor jou uit wat de beste time management tips zijn. Om de juiste keuzes te maken en zo efficiënt mogelijk met je tijd om te gaan.
#1 Werk met een takenlijst en planning
In de waan van de dag met alle werkzaamheden die op je afkomen, is het goed om te werken met een takenlijst. Deze geeft overzicht en helpt je te bepalen bij wat prioriteit heeft. Duik niet meteen in je mailbox, maar maak dagelijks een overzichtelijke takenlijst voordat je aan je dag begint. Zo kan je meteen efficiënt van start. Begin met de meest belangrijke of moeilijkste taak om stress te voorkomen. Daarbij is het slim om taken die op elkaar lijken in 1 keer uit te voeren, zoals telefoongesprekken, je mails of het opstellen van offertes. Een makkelijke manier is om soortgelijke taken dezelfde kleur te geven op je takenlijst en in één gesteld tijdsblok af te handelen. Mentaal schakelen tussen verschillende taken kost je tijd en energie. Als je je takenlijst niet wilt opschrijven, zijn handige online inplantools bijvoorbeeld To Do en Trello.
Om echt houvast te hebben over het grotere geheel, is het aan te raden om daarbij een week-of maandplanning bij te houden. Dat kan in een Excel document of specifieke planning tools. Werk deze planning wekelijks op een vast moment bij. Bijvoorbeeld op vrijdagmiddag, om zo met een rustig gevoel het weekend in te gaan.
#2 Prioriteer
Mocht je prioriteiten stellen lastig vinden, dan kan het zinnig zijn om gebruik te maken van een prioriteitenfilter. Ook handig als je ad hoc het verzoek krijgt om een taak op te pakken. Hiermee bepaal je namelijk welke activiteiten daadwerkelijk bijdragen aan jouw doelen. Belangrijk is dus om eerst jouw 3 tot 6 hoofddoelen duidelijk te hebben. Die kun je bijvoorbeeld bepalen door de volgende vragen te beantwoorden:
- Voor welke concrete resultaten ben jij ingehuurd?
- Wanneer doe jij je werk goed?
- Welke resultaten heb je dan geboekt?
Zorg dat je zelf achter deze doelen staat en dat je manager er hetzelfde over denkt. Zo niet, dan moet je nog even verder met finetunen van je doelen. En zet je doelen op volgorde van belangrijkheid.
Als je je doelen helder hebt, kun je vervolgens de activiteiten die op je afkomen inschalen op de prioriteitenmatrix. Die bepaalt of het zinvol is om je tijd eraan te besteden (kwadrant 1 en 2) of niet (kwadrant 3 en 4). Dat doe je steeds 2 vragen te stellen:
- Draagt deze activiteit wel/niet bij aan je doelen?
- Vereist deze activiteit nu direct aandacht, ja/nee?
Bron: heteffectievewerken.nl
#3 Beperk e-mailen
E-mails worden de hele dag door ontvangen en verstuurd en zijn enorme tijdvreters. Daarom is het goed om niet heel de dag daarmee bezig te zijn, maar 1 of 2 keer per dag je e-mails te verwerken. Bepaal bij iedere mail die je binnenkrijgt wat de vervolgactie is: verwijderen, doorsturen of een actie voor jezelf. Kan je deze actie in minder dan 2 minuten uitvoeren? Doe het dan gelijk. Plaats het anders op je takenlijst.
#4 Opruimen en ordenen
Chaos rondom je werk(plek) geeft stress. Dus wanneer alles een eigen plek heeft, bespaar je tijd met het zoeken naar spullen of informatie. Ruim daarom op en houd alles geordend. Dat geldt ook voor op je computer. Digitale documenten en mailboxen kun je ordenen in mappen, zoals een map per klant. Of maak een map voor werkzaamheden met een lagere prioriteit, welke je dan op een rustig moment kan oppakken. Wanneer je werkplek opgeruimd is, heb je minder afleidingen om je heen. Zo kan je 100% aandacht hebben voor je huidige taak en ben je veel efficiënter bezig.
#5 Neem voldoende rust
Dat je af en toe wat langer doorwerkt om je werk af te ronden, is begrijpelijk en niet erg. Maar probeer niet uren aan een stuk door te werken. Zorg dat je voldoende kleine pauzes tussendoor hebt om even je gedachten te verzetten. Op deze manier gun je je hersenen de rust en kan je onderbewustzijn alle informatie op een rijtje zetten. Als je dus vermoeid bent, dwing jezelf dan ook niet om door te gaan. Op de lange termijn gaat dit alleen maar tegen je werken, dus weet wanneer je even een rustmoment moet pakken. Ga even wandelen buiten of pak een kop koffie met je collega en blaas even stoom af. Daarna heb je weer een frisser hoofd en het helpt je om stress te voorkomen.
Bonustip
Tot zover onze tips om te komen tot een effectief tijdbeheer en vooral een succesvol, productief en minder gestreste werkweek. Nou vooruit dan, een laatste bonustip nog: Al heb je nog zo’n leuke baan, vervelende, lastige taken zullen er altijd blijven. Voorkom uitstelgedrag, plan deze activiteiten ook op vaste momenten in en pak ze gewoon op. Dat geeft niet alleen voldoening maar ook ruimte in je brein en agenda om bezig te zijn met zaken die wel leuk zijn om te doen.
Meer lezen over time management
Wij lieten ons informeren en inspireren door:
https://www.heteffectievewerken.nl/blog/prioriteiten-stellen-en-leren-prioriteren.html
https://www.optelsom.nl/8-time-management-tips-om-je-productiviteit-te-verbeteren.html
Bekijk ook eens
