9 Tips voor onboarding vanuit huis

Op 1 april jl. startten er 2 nieuwe collega’s bij ons. Best spannend en uitdagend in deze tijd van Corona en thuiswerken. Want hoe zorg je er dan voor de nieuwe medewerkers zich welkom voelen, het bedrijf goed leren kennen en snel aan de slag kunnen? En dat allemaal vanachter hun eigen keukentafel. Voor onszelf en voor alle werkgevers die (overwegen om) nieuwe medewerkers (te) laten starten, zetten wij de beste tips voor een succesvolle onboarding op afstand op een rij.

Dus zorg dat al voor de start een laptop en telefoon tot de beschikking van de nieuwe medewerker staan, of check of de eigen devices voldoen. Wij kozen ervoor de spullen te laten ophalen op ons kantoor, zodat er toch even persoonlijk contact was bij de start, maar bezorgen is nu natuurlijk ook een goede optie. En doe er dan meteen wat leuke gadgets bij om de werkplek een beetje de sfeer van je bedrijf te geven. Denk aan een schrijfblok, mok en een bloemetje.

Het is fijn voor de nieuwe collega om een vast aanspreekpunt te hebben, waar hij met al z’n vragen terecht kan. Vak-inhoudelijk, maar dus ook over de software en waar bepaalde bestanden te vinden zijn. Door sowieso op vaste momenten op de dag even contact te hebben, houd je een vinger aan de pols en kun je de zaken bespreken die normaal tijdens de koffie voorbij komen. Denk bijvoorbeeld aan een moment aan het begin van de werkdag, bij de lunch en aan het einde van de dag.

Wij planden op de eerste dag een gezamenlijke lunch-meeting waarbij alle collega’s zich even lieten horen en zien. Grote bedrijven kunnen dit met het team of de afdeling doen. Ook laten wij iedereen alvast even een welkomsberichtje sturen waarmee je meteen kunt linken op Linkedin. Zorg dat de nieuwe collega’s ook meteen worden toegevoegd in team apps ed. En voor de hele onboarding geldt, wat persoonlijke aandacht en behulpzaamheid werken zeker mee aan een warm welkom gevoel.

De reactie van één van onze onboarders:

Elkaar zien is een stuk persoonlijker dan alleen horen, dus gebruik zoveel mogelijk videobellen of video conferencing. Daarbij hoort een rondleiding door het nieuwe werkplek er zeker bij een eerste dag, dus hoe leuk is het als een collega die nog wel op kantoor werkt, even rondloopt met de camera van zijn mobiel en het pand laat zien.

Door verschillende collega’s aan te haken voor bijvoorbeeld koffie dates in het inwerktraject krijgt je nieuwe collega een beter idee van wie wat doet en bouwt hij snel een intern netwerk op. Zelf werken wij altijd met een “strippenkaart” waarbij je in het inwerktraject iedereen te spreken moet krijgen die voor jouw werk van belang is. Dat kan natuurlijk ook prima vanuit huis.

Heb je wat langer de tijd om de onboarding voor te bereiden, dan zijn er volop onboarding-apps die je kunt inzetten, die medewerkers door de onboarding loodsen met informatie, filmpjes, tests, games en quizen. Moet je meer improviseren maak dan in ieder geval gebruik van de camera op je telefoon, van zoom en/of facetime. Teamviewer – waarbij je mee kunt kijken op iemand anders scherm – is handig om dingen in het systeem uit te leggen of mee te kijken als iemand vragen heeft.

Juist als je elkaar niet fysiek ziet is het belangrijk om duidelijk uit te spreken wat je van de nieuwe medewerker verwacht en ook wat hij van jou mag verwachten. Maak een plan met elkaar met doelen en activiteiten en bepaal wanneer wat bereikt moet zijn. Neem hiervoor ook de tijd, juist nu duurt het wellicht iets langer om het bedrijf en de werkzaamheden helemaal eigen te maken. Wees hier ook realistisch in. Zorg voor balans in de informatie die je over een nieuwe medewerker uitstort, en voorkom overdaad. En vraag naar hoe je de onboarder nog beter kan helpen. Wat verwacht hij en kun je daaraan voldoen. Teleurstellingen voorkomen is de snelste weg naar minder uitstroom.

Een nieuwe baan is wennen, integreren en je draai vinden. Helemaal in deze tijd. Hoe ervaren je ook bent. Als je als bedrijf met een strak inwerkprogramma goed weet in te spelen op die emotie, is de kans op een langdurige succesvolle match groot. Nieuwe collega’s voelen zich dan gelukkiger en kunnen hun waarde toevoegen.

Vraag hoe het met de nieuwe medewerker gaat
Dit klinkt als een open deur, maar onboarding is vaak helaas vooral zenden. Het gaat dan te weinig om de nieuwe medewerker en te veel om het bedrijf. Voelt iemand zich welkom, kan hij zijn werk doen, voelt hij zich op zijn plek? Laat weten dat je betrokken bent!

Haal het beste naar boven
Medewerkers die zich gewaardeerd voelen en weten wat hun purpose is, zijn gelukkiger in hun werk. Je kunt nieuwe mensen daarom al tijdens de preboarding zelf laten nadenken over hun introductie en toegevoegde waarde. En je kunt samen bespreken welke rol ze hebben in de doelstelling en succes van het bedrijf.