interview Dory van Marwijk – HR-businesspartner

Categorie: HR-Tips
Gepubliceerd: 04-11-21

Maart 2020. Iedereen weet het nog goed. Het aantal coronabesmettingen nam snel toe en we moesten ineens verplicht thuiswerken. Inmiddels zijn we ruim anderhalf jaar verder en is het advies opnieuw thuiswerken voor de helft van de tijd. Maar ook zonder dat advies is hybride werken voor velen de nieuwe standaard. Veel organisaties worstelen nog met de gevolgen en uitwerking daarvan. Elk bedrijf is anders en iedereen moet op zoek naar een werkzame situatie voor zijn eigen organisatie. Maar dat betekent niet dat we niet van elkaar kunnen leren.

Dory van Marwijk is HR-businesspartner en werkt al ruim zeven jaar bij Remobis Refund Service. Een bedrijf met ruim 30 nationaliteiten op 80 medewerkers. Met haar Nederlandse/Australische nationaliteit is zij dus geen uitzondering binnen de organisatie. Dory is meer dan 20 jaar werkzaam in het HR-vak en heeft nog nooit eerder zo’n drastische verandering meegemaakt, die direct impact heeft op de gehele organisatie, als afgelopen anderhalf jaar.

Home office proces in stroomversnelling

‘Onze intentie in 2019, na een succesvolle pilotfase voor een ‘home office’, was om de mogelijkheid om thuis te werken stapsgewijs te implementeren. We zouden starten met de fulltime medewerkers die het verste weg woonden en daarna zouden medewerkers die dichterbij woonden aan bod komen. We hadden de tokens, waarmee men vanuit huis toegang krijgt tot het systeem, klaarstaan. Toen in maart 2020 de overheid kwam met de maatregel om verplicht thuis te werken kwam dat gehele proces in een versnelling. Hiervoor hebben we nauw samengewerkt met onze IT-support. Binnen een korte periode kon er vanuit huis gewerkt worden. Het heeft enorm veel aanpassing vereist van de medewerkers en de organisatie. Dit was een spannend proces, want je weet natuurlijk nooit zeker of het allemaal werkt.

Business Continuity Management Team

In die periode is er een Business Continuity Management Team samengesteld. Samen hebben we onderzocht welke werkzaamheden volledig, dus 100 procent, vanuit huis gedaan konden worden. Ook is er gekeken of er bepaalde disciplines samengevoegd konden worden wanneer mensen toch op kantoor werkten. Het beschikbaar hebben van een BCM-team heeft enorm geholpen in de transitie. Als HR kan je dit proces niet alleen dragen. Door juist mensen uit de operatie erbij te betrekken kun je een optimale werkmethode ontwikkelen. Ook kan dit team steeds inspelen op de ad-hoc veranderingen, terwijl je als HR jezelf juist bezig kan houden met de veranderingen op lange termijn.

Verbinding faciliteren

Volledig vanuit huis, en nu hybride, werken vraagt om enorm veel aanpassingsvermogen van een organisatie. Als HR voel je, door aanwezig te zijn op de vloer, aan of er iets speelt. Je hoort bepaalde geluiden, leest gezichten en maakt makkelijk een praatje. Deze laagdrempelige manier van contact is natuurlijk bijna volledig verdwenen. Het gevaar van volledig thuiswerken is dat je verbinding met je medewerkers kwijtraakt. Om dit te voorkomen benadrukken we dat open communicatie belangrijk is. Wanneer je niets deelt, wordt het lastig er iets aan te doen. Juist door af en toe je hart te luchten krijg je meer grip op je werk.

De verantwoordelijkheid om te blijven praten ligt bij de medewerkers zelf. Ook om zelf het onderlinge contact te behouden. Om dit te ondersteunen organiseren de teamleaders en managers op regelmatige basis diverse teammeetings om deze verbinding aan te jagen. Dit zijn meetings die puur over werk gaan, maar ook meetings waarbij er gezamenlijk online geluncht wordt. We blijven hierin afwisselen. Daarnaast staan we in nauw contact met de teamleiders die de medewerkers natuurlijk dagelijks spreken.

Vrijheid en vertrouwen

De verplichte thuiswerkperiode heeft ons veel gebracht. Waarin we eerst sceptisch waren of het thuiswerken wel zou werken, is nu juist het tegendeel bewezen. Het werkt en het werkt goed. In het begin is het natuurlijk even zoeken geweest. Men moest een nieuw dagritme ontwikkelen en soms niet alleen voor zichzelf, maar ook voor het gehele gezin. Uiteindelijk denk ik dat het voor 98 procent van de mensen gewerkt heeft én nog steeds werkt.

Onze medewerkers kregen allemaal de vrijheid de dagen in te delen op de manier die het beste paste bij de situatie waarin ze zaten. Wij vertrouwen erin dat men taken binnen een bepaalde tijd kan afronden en dat wanneer dit niet lukt zij zelf aan de bel trekken. We merkten dat veel van onze medewerkers productiever waren dan ooit, maar soms de werkdruk voor zichzelf te hoog legden. We hebben hierin ook geadviseerd dat men echt rust neemt wanneer dit nodig is.

Duidelijke afspraken

Daarnaast hebben we duidelijke afspraken gemaakt over de manier waarop er gecommuniceerd moet worden. Normaliter schakel je op kantoor snel met een teamleider als je een vraag hebt. Wanneer iedereen thuiswerkt is dat wat lastiger. Om dit zo goed mogelijk te stroomlijnen hebben we een routing ontwikkeld. Nu weet iedereen precies met welke vragen ze bij welke persoon terecht kunnen. Dit was even omschakelen, maar nu is het vanzelfsprekend.

Kantoor als ontmoetingsplek

Waar in het begin iedereen graag thuis wilde werken, staan nu veel medewerkers weer te springen om juist naar kantoor te komen. Men snakt weer naar het sociale gedeelte van werk. Ook bij ons is dit het geval. Remobis is een internationaal bedrijf. Dat betekent dat we veel internationale medewerkers hebben die alleen thuis zijn. De scheidingslijn tussen collega’s en vriendschappen wordt daardoor steeds dunner. De waarde van het sociale contact met collega’s wordt steeds meer ingezien. Het kantoor verandert hierdoor soms in een ontmoetingsplek waar niet gesproken wordt over werk, maar juist om alles wat erom heen speelt. En dat is enorm belangrijk.

Invulling op persoonsniveau

De intentie om hybride te werken was er natuurlijk al, we zijn er door Covid alleen versneld mee begonnen. Hybride werken betekent voor ons niet dat je verplicht een paar dagen thuis werkt en een paar dagen op kantoor. Het betekent dat we samen gaan kijken hoe onze medewerkers hun dagen zo optimaal mogelijk kunnen inrichten. Dat gaat veel verder dan puur het thuis of op kantoor werken. Dat betekent dat je niet een vast beleid kunt schrijven, maar dat je het gesprek met de medewerkers aan moet gaan en echt op persoonsniveau moet kijken naar de beste mogelijke invulling. We zitten nu midden in een transitie en willen op een rustig tempo meenemen in het hybride werkproces. Niet iedereen heeft de behoefte om weer naar kantoor te gaan. We vinden het belangrijk om iedereen betrokken te houden en zijn daarom wel begonnen met een ‘Home office policy’. Dat houdt in dat je als je bijvoorbeeld 5 dagen werkt, je minimaal drie dagen per week naar kantoor komt. Meer dagen is altijd mogelijk (als de coronaregels het weer toelaten).

Nu balans opmaken

De afgelopen periode is een perfecte pilot geweest voor vele bedrijven. Niet alleen voor de medewerkers heeft het een positieve impact gehad. Ook werkgevers zien de voordelen van thuiswerken. Dit omdat de medewerkers makkelijker kunnen schakelen. Nu is het moment gekomen om het gesprek aan te gaan met de medewerkers om te bepalen wat wel en wat niet werkt. Alleen zo kun je erachter komen wat de optimale manier van (hybride) werken is voor jouw organisatie.’