Inzetten van ZZP’ers: de balans tussen Flexibiliteit en Risico’s

Werk jij wel of niet met zzp’ers in jouw organisatie? Als werkgever sta je voor belangrijke beslissingen omtrent het personeelsbeleid. Een vraag die steeds vaker opduikt, is de keuze om wel of geen zpp’ers in te zetten. Zzp’ers bieden flexibiliteit, maar er zijn ook valkuilen.

In dit artikel bespreken wij de voor- en nadelen van het inschakelen van zzp’ers. Plus inzichten hoe je als opdrachtgever kunt voorkomen dat jouw zzp’ers onbedoeld als medewerkers worden beschouwd door de Belastingdienst.

Een zzp’er staat voor zelfstandige zonder personeel en is een ondernemer die op zelfstandige basis diensten of producten levert aan opdrachtgevers zonder een vast dienstverband aan te gaan. Zo kan de persoon meerdere opdrachten tegelijkertijd uitvoeren bij diverse organisaties.

Doordat de zzp’er niet in loondienst werkt bepaalt die zelf met welke opdrachten die aan de slag gaat en tegen welk tarief. Zzp’ers zijn verantwoordelijk voor hun eigen onderneming. Zij dragen ondernemersrisico’s en dragen zorg voor de bijbehorende administratieve taken en belastingaangifte, maar ook voor pensioenopbouw en het verzekeren van arbeidsongeschiktheid.

Zzp’ers kunnen werkzaam zijn in diverse sectoren en dit varieert van freelancers en consultants tot ambachtslieden en specialisten op verschillende vakgebieden.

#1 Flexibiliteit

Zzp’ers zijn flexibel inzetbaar en kunnen snel instappen op momenten dat het voor jou als organisatie nodig is, wanneer je bijvoorbeeld op korte termijn geen vaste medewerker kunt vinden of bij specialistische opdrachten. Je betaalt een zzp’er per uur of opdracht en hoeft geen rekening te houden met de wettelijke ketenregeling van arbeidsovereenkomsten.

#2 Kostenbeheersing

Je betaalt voor pure productiviteit, want de zzp’er is snel up and running en declareert doorgaans alleen de daadwerkelijk gewerkte uren. Zo weet je van tevoren precies waar je aan toe bent en betaal je niet voor bijvoorbeeld pauze-, studie-, vakantie- of verlofuren zoals bij een reguliere medewerker. Ook het aanzienlijke werkgeversrisico van ziekte heb je niet. Sowieso hoef je de zzp’er niet de volledige werkweek in te huren, een beperkt aantal uren per week of maand zijn heel gebruikelijk in deze constructie.

#3 Specialistische kennis en vaardigheden

Zzp’ers hebben vaak diepgaande specialistische kennis en ervaring op een bepaald gebied. Door hen in te huren voor specifieke projecten kun je als organisatie tijdelijk profiteren van expertise en vaardigheden, ook als je die zelf niet in huis hebt. Zo haal je een waardevolle aanvulling binnen op het team zonder dat je hiervoor iemand (fulltime) in dienst hoeft te nemen.

#4 Nieuwe ideeën

Ervaren zzp’ers hebben ervaring binnen verschillende organisaties. Hierdoor hebben zij in diverse bedrijfsculturen met verschillende processen kunnen meekijken. Zij kunnen hierdoor met een frisse blik naar jouw organisatie en de opdracht kijken en opgedane inzichten en ideeën direct toepassen in hun werkzaamheden. Zij zijn er tijdelijk en zijn nog niet organisatieblind, daardoor kunnen zij vanaf een afstandje kijken en blanco onderwerpen en verbetersuggesties aandragen die voor een insider wellicht niet meer zichtbaar of bespreekbaar zijn. Oprecht een frisse wind dus.  Daarnaast hebben zij door hun werkervaring een breed netwerk opgebouwd. Jij als opdrachtgever kan toegang krijgen tot dat netwerk en dit kan leiden tot nieuwe samenwerkingskansen.

#1 Minder continuïteit

Zoals eerder benoemd is het inhuren van een zzp’er tijdelijk van aard en is er geen sprake van een langdurige arbeidsrelatie. Dit kan leiden tot minder continuïteit in het team. Wanneer je met veel zzp’ers werkt kan het daardoor lastig zijn een solide en verbindende bedrijfscultuur neer zetten. Ook voor de voortgang van projecten en werkzaamheden kan een grote afhankelijkheid van zzp’ers een continuïteitsrisico vormen.

#2 Belastingrisico’s

Ook als je bewust een samenwerking aangaat met een zzp’er dan kan dat door de Belastingdienst toch beoordeeld worden als een dienstverband. Het is daarom belangrijk om de specifieke afspraken tussen jou als opdrachtgever en de zzp’er helder en contractueel vast te leggen. Evalueer de samenwerking regelmatig en wees je bewust van de risico’s. Hiermee voorkom je onduidelijkheid en ongewenste verrassingen achteraf en kun je op een positieve manier profiteren van de flexibiliteit en expertise die een zzp’er meebrengt.

Om te voorkomen dat een zzp’er onbedoeld als medewerker wordt aangemerkt door de Belastingdienst, zijn er een aantal criteria waar je als opdrachtgever op moet letten. Vanaf 2025 wil de overheid weer volledig handhaven op de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) met aangescherpte criteria. Het is goed om hier nu al rekening mee te houden en om niet met terugwerkende kracht in de problemen te komen.

De belangrijkste criteria waar nu over wordt gesproken, zijn:

• Is er sprake van toezicht op het werk en worden er instructies gegeven?

Oftewel kan de zzp’er de werkzaamheden in alle vrijheid uitvoeren of zit je er als opdrachtgever bovenop zoals je ook een reguliere medewerker zou aansturen en is er dus een gezagsverhouding. Je kunt wel afspraken maken over de kwaliteit en kenmerken van het beoogde eindresultaat, maar om de schijn van werkgeverschap te voorkomen is het essentieel dat de zzp’er vrij is onderweg naar het afgesproken resultaat. Dus ook wat betreft plek van werken, te gebruiken hulpmiddelen, het inzetten van een vervanger, de werktijden etc.

• Is het werk organisatorisch ingebed in de organisatie van de werkgevende?

Oftewel of de werkzaamheden behoren tot de kernactiviteiten van de opdrachtgever en/of een structureel karakter hebben? Dat zou betekenen dat je beter geen zzp’ers kunt inhuren voor taken die horen bij de core business van je bedrijf, bijvoorbeeld een kapper bij een kapsalon of een telemarketeer bij een telemarketingbureau. En dat je beter ook geen zzp’ers op taken die normaal gesproken door een vaste medewerker worden gedaan. Ook niet als je die vast medewerker door krapte op de arbeidsmarkt niet kunt vinden.

•  Is er sprake van zelfstandig ondernemerschap binnen een arbeidsrelatie?

Het is voor de belastingdienst heel belangrijk dat de ondernemer, daadwerkelijk ondernemer is en ook de bijbehorende risico’s zelf draagt. Denk bijvoorbeeld aan het risico van geen opdrachten of een opdrachtgever die niet betaalt. Het hebben van een website en meerdere opdrachten zijn voor de belastingdienst ook indicatoren om te bepalen of iemand zzp’er of werknemer is. Als de zzp’er langdurig fulltime bij een opdrachtgever zit, dan kan dit duiden op een dienstverband. Dit voorkom je door de zzp’er ook in staat te stellen om te werken voor andere opdrachtgevers.

Zorg voor duidelijke contractuele afspraken waarin de aard van de samenwerking helder wordt vastgelegd. Hiermee voorkom je verwarring en kan je altijd terugvallen op de gemaakte afspraken. Benadruk dat er bij beide partijen geenszins de intentie is om een dienstverband aan te gaan. En let er bij de opdracht-omschrijving op dat het daadwerkelijk een losstaande opdracht en geen verkapte functie-omschrijving is. De Belastingdienst hanteert een aantal modelovereenkomsten. Hierin staan afspraken over de werkrelatie tussen een zzp’er opdrachtgever. Als je deze op de bedoelde manier gebruikt als basis voor je overeenkomst, verklein je direct het risico te worden aangemerkt als werkgever in plaats van als opdrachtgever. Meer informatie hierover vind je op de pagina van de Belastingdienst.

Al met al biedt het inzetten van zzp’ers waardevolle voordelen voor je organisatie, maar het is belangrijk om de risico’s niet uit het oog te verliezen. Door scherp te zijn, goede afspraken te maken en deze met aandacht vast te leggen, kan je profiteren van de expertise en flexibiliteit van zzp’ers. Vind je dat allemaal te risicovol of ingewikkeld, dan kun je natuurlijk altijd een juridisch adviseur of intermediair inschakelen om de administratieve en juridische kant van de samenwerking voor je te regelen.

Mocht je na het lezen van deze blog nog van gedachten willen wisselen over het inhuren van een zzp’er of wil je hulp bij het vinden van een zzp’er? Dan zetten wij graag ons netwerk voor je in.  Neem dan gerust contact op met één van onze business managers. Zij geven je graag advies.

Meer weten? Kijk dan voor meer informatie ook op onze bronnen:

• Wet DBA
• Zipconomy