Mediation op het werk

Arbeidsconflicten kunnen leiden tot een slechte werksfeer, verminderde productiviteit en zelfs verloop van personeel. Helaas zijn ze niet altijd te vermijden, maar het is dus wel in ieders belang om ze op een professionele en constructieve manier op te lossen.

Natuurlijk ga je als werkgever eerst zelf aan de slag. Zijn er al diverse gesprekken geweest, maar lijken de partijen elkaar niet meer te kunnen vinden, dan kan mediaton een oplossing zijn. Mediation bij een arbeidsconflict, wij zochten het uit.

Mediation is bedoeld om een onderling conflict op te lossen. Bij arbeidsconflicten tussen werkgever en werknemer of tussen twee werknemers, kan er gekozen worden voor een onafhankelijke bemiddelaar, de zgn. mediator. Deze neemt een neutrale positie in en begeleidt partijen bij de gesprekken met als doel een duurzame oplossing te vinden die voor iedereen acceptabel is.

Bij een arbeidsconflict wordt zo in eerste instantie gezocht naar een nieuwe werkbare situatie. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat de partijen afspraken maken over hoe ze in de toekomst met elkaar zullen omgaan of dat er afspraken worden gemaakt over het oplossen van specifieke problemen. Ook kan de weloverwogen uitkomst zijn om juist afscheid van elkaar te nemen. Als dit de enige oplossing is en partijen hier in overleg op uitkomen is dit alsnog vaak prettiger dan een rechtsgang.

• Mediation is vaak sneller en goedkoper dan juridische procedures.
• Mediation biedt de betrokken partijen meer controle over de uitkomst.
• Mediation kan helpen om de relaties tussen de betrokken partijen te verbeteren, wat kan leiden tot een betere werksfeer en hogere productiviteit.
• Mediation is minder formeel en minder stressvol dan juridische procedures, waardoor de betrokken partijen meer open kunnen communiceren.
• Mediation kan vaak worden aangepast aan de specifieke behoeften van de betrokken partijen en kan een creatieve oplossing opleveren die anders niet mogelijk zou zijn geweest.
• Mediation is vertrouwelijk, waardoor de betrokken partijen zich vrijer voelen om hun standpunten en belangen te delen.

De ondersteuning bij mediationtrajecten gaat veelal tegen een betaling van een uurtarief. Houd, afhankelijk van de werkwijze van de mediator, rekening met minimaal 2 en maximaal 5 gesprekken. Er zijn ook mediators die starten met individuele gesprekken met beide partijen. Partijen betalen normaliter samen de kosten maar juist bij arbeidsconflicten worden ook andere afspraken gemaakt waarbij de werkgever vaak de kosten draagt.

• Schakel op tijd. Mediation vereist dat alle betrokken partijen bereid zijn om open te communiceren en naar elkaar te luisteren. Om succes te boeken, moet er dus niet gewacht worden totdat de partijen niks meer met elkaar te maken willen hebben.
• De keuze voor het meewerken aan mediaton moet vrijwillig zijn. Je kunt het als werkgever voorstellen, maar niet opleggen (dat gaat in tegen de gelijkwaardige, onafhankelijke principes van mediation).
• Geef beide partijen zeggenschap over de keuze van de uiteindelijke mediator. Het opdringen van een mediator van eigen keuze is uit den boze. Juist in een conflictsituatie ligt dat gevoelig en moeten alle betrokkenen vertrouwen ervaren in het proces. Beter is dat alle betrokkenen kunnen komen met een voorstel voor een of meerdere mediators. Of je laat uit een aantal mogelijke mediators kiezen op basis van bijvoorbeeld een profiel of een kort persoonlijk kennismakingsgesprek.
• Iedereen mag zich mediator noemen: het is een vrij beroep. De beste garantie voor de gewenste kwaliteit is (afgezien van persoonlijke referenties) waarschijnlijk toch een kwaliteitskeurmerk. Bijvoorbeeld een registratie in register van de Mediatorsfederatie Nederland (MfN). Dat geeft in ieder geval aan dat de mediator beschikt over opleiding en ervaring.
• Bij een arbeidsconflicht is het slim om te kiezen voor een mediator met juridische kennis (arbeidsrecht). Mocht het dan toch uitlopen op een beëindiging van het dienstverband heb je in ieder geval een overeenkomst die standhoudt voor de rechter.
• Laat partijen een kennismakingsgesprek voeren met één of meerdere mogelijke mediators en vragen te stellen over diens achtergrond, ervaring met type conflict, kennis van de branche en om te bekijken of er een klik is.
• Borg de onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid van de mediator. Dat is essentieel om bij een conflict tot openheid, bereidheid en uiteindelijk een oplossing te komen.
• Leg gemaakte afspraken schriftelijk vast. Als de partijen tot overeenkomst zijn gekomen, zorgt de mediator ervoor dat deze afspraken worden vastgelegd in een concept-document. Als hier overeenstemming over is, wordt het document definitief gemaakt. Let op: de afspraken zijn pas bindend als de definitieve versie van het document door beiden is ondertekend.

Ondanks de pluspunten van mediation, is belangrijk en realistisch om op te merken dat het inschakelen van een mediator niet altijd de juiste oplossing is voor elk conflict op het werk. Mediation kan bijvoorbeeld niet worden gebruikt bij conflicten met een strafrechtelijk of juridisch karakter. Ook zonder bereidheid tot medewerking van alle partijen is mediation gedoemd om te mislukken. Het is daarom aan de HR-afdeling om te bepalen of mediation de beste aanpak is voor het specifieke conflict. En om de betrokken partijen te begeleiden tijdens dit proces.

Meer lezen over mediation op het werk?

Bekijk dan eens de bronnen die wij hebben geraadpleegd voor dit artikel:

• al-lex.nl: een mediator kiezen
• dialogue: hoe-kies-je-een-mediator
• arbeidsrechter.nl