Slimmer werken met ChatGPT

Je dag begint met een volle inbox, een overvolle agenda en een stapel notulen of salesgesprekken die nog uitgewerkt moeten worden. Klinkt bekend? Gelukkig kun je met AI-tools zoals ChatGPT een groot deel van deze taken automatiseren, zodat je meer tijd hebt voor strategisch en waardevol werk.

Maar welke taken kun je automatiseren, en welke functies zijn beschikbaar in de gratis en betaalde versie? In dit artikel ontdek je hoe je ChatGPT kunt inzetten om slimmer te werken en welke mogelijkheden je hebt de verschillende versies.

Laatste update: 10 februari 2025

E-mails nemen een groot deel van de werkdag in beslag. ChatGPT kan je ondersteunen door:

Gratis versie

• Conceptantwoorden te genereren op basis van ontvangen e-mails (je moet de tekst zelf invoeren)
• E-mails samen te vatten, zodat je snel de kernboodschap ziet
• Standaardreacties op veelgestelde vragen op te stellen

Betaalde versie

• Langere en complexere e-mails beter samenvatten en beantwoorden
• Meer context behouden bij opeenvolgende e-mails

💡 Voorbeeldprompt: “Vat deze e-mail samen in drie zinnen en stel een professioneel antwoord op.”

Het plannen van afspraken kan veel tijd kosten. ChatGPT helpt door:

Gratis versie

• Hulp bieden bij het opstellen van e-mails om afspraken te plannen
• Voorstellen doen voor formuleringen bij het verzetten van afspraken

Betaalde versie

• Complexe planningssuggesties maken op basis van opgegeven beschikbaarheid
• Gedetailleerde e-mails schrijven voor agendabeheer
  (Let op: ChatGPT kan geen directe koppeling maken met je agenda!)

💡 Voorbeeldprompt: “Schrijf een beleefde e-mail om een afspraak te verzetten naar volgende week dinsdagmiddag.”

Het uitwerken van gespreks- en vergadernotities is tijdrovend. ChatGPT kan helpen door:

Gratis versie

• Belangrijke punten uit een door jou ingevoerde tekst te filteren
• Vergaderingen samen te vatten in bulletpoints

Betaalde versie

• Bestanden uploaden (zoals een Word- of PDF-bestand met notulen) en deze automatisch laten samenvatten
• Langere en complexere verslagen beter structureren

💡 Voorbeeldprompt: “Vat deze vergadering samen in bulletpoints met de belangrijkste actiepunten.”

Of het nu gaat om nieuwsbrieven, memo’s of rapportages: ChatGPT helpt bij:

Gratis versie

• Het opstellen van een eerste concept op basis van kernpunten
• Teksten herschrijven in een gewenste tone-of-voice

Betaalde versie

• Gedetailleerdere en creatievere teksten genereren
• Meerdere versies van een tekst laten maken voor vergelijking

💡 Voorbeeldprompt: “Schrijf een korte en professionele aankondiging over onze nieuwe interne trainingssessie.”

Het verwerken van grote hoeveelheden informatie is een uitdaging. ChatGPT kan helpen door:

Gratis versie

• Data uit tekst te analyseren en samenvattingen te geven
• Trends en patronen identificeren op basis van tekstdata

Betaalde versie

• Bestanden uploaden (zoals een Excel- of CSV-bestand) en laten analyseren
• Managementsamenvattingen maken op basis van complexe cijfers

💡 Voorbeeldprompt: “Geef een beknopte analyse van deze kwartaalcijfers en stel een managementsamenvatting op.”

Om ChatGPT optimaal te benutten, is het belangrijk om duidelijke en specifieke instructies te geven. Een goede prompt leidt tot betere resultaten.

• Wees concreet in je vraagstelling.
• Geef context of een voorbeeld waar nodig.
• Vraag ChatGPT om meerdere opties, zodat je de beste keuze kunt maken.

Daarnaast helpt het om een routine te ontwikkelen waarin je ChatGPT structureel inzet, bijvoorbeeld bij het starten van je werkdag om prioriteiten helder te krijgen.

Hoewel ChatGPT veel taken kan vergemakkelijken, zijn er enkele beperkingen:

Privacy en vertrouwelijkheid – Gebruik ChatGPT niet voor gevoelige of vertrouwelijke informatie, omdat AI-tools mogelijk gegevens opslaan.

Kwaliteitscontrole – AI genereert teksten op basis van bestaande data, maar controleer altijd de inhoud en toon.

Menselijke nuance – ChatGPT is een hulpmiddel, geen vervanger. Persoonlijke communicatie en empathie blijven essentieel.

• De gratis versie is ideaal voor basistaken zoals het samenvatten van e-mails, het opstellen van standaardreacties en het genereren van korte teksten.
• De betaalde versie biedt meer mogelijkheden zoals het uploaden van bestanden (Excel, PDF, Word), diepgaandere analyses en betere tekstkwaliteit.

Bronnen: Uiteraard hebben wij dit artikel grotendeels laten schrijven door de beste kenner van ChatGPT: ChatGPT zelf!