Stappenplan: Hybride werken

Nog even en we kunnen weer naar kantoor! Maar helemaal terug naar hoe het was, dat ligt niet voor de hand. We hebben immers allemaal ook de voordelen van “ergens anders” werken ervaren. Uit recent onderzoek blijkt dat veel medewerkers straks het liefst 2 à 3 dagen thuis willen werken. Het hangt natuurlijk van het type organisatie en de werkzaamheden af of dat een realistische wens is, maar nu al is in 31% van de cao’s iets opgenomen over thuiswerken (tegenover 8% in 2020). Grote kans dus dat ook in jouw organisatie op korte termijn een structurele vorm van hybride werken wordt doorgevoerd. Welke stappen zijn er nu voor nodig om dat tot een succes te maken? Exact zocht het voor je uit.

Iedereen heeft inmiddels ervaren hoe het is om op andere plaatsen dan de vaste plek op kantoor te werken. Profiteer van die ervaringen en breng in kaart wat de wensen en ergernissen, want die zijn er zeker ook, van je individuele medewerkers zijn. Dat kan bijvoorbeeld met een online enquête en een aantal diepte interviews. Zorg dat iedereen de kans krijgt om input te geven, maar beloof op voorhand geen gouden bergen, uiteindelijk kunnen waarschijnlijk niet alle wensen doorgevoerd worden.

Laat vervolgens ook de teams met elkaar brainstormen over wat voor hen een efficiënte en prettige balans is. Denk hierbij niet alleen aan plaats-onafhankelijk werken, maar ook aan de tijdstippen waarop dat gebeurt. Wanneer moet je bereikbaar zijn? Hoe vaak wil het team fysiek bij elkaar komen? Zijn er verplichte kantoordagen? Zijn er functies op werkzaamheden die beter op kantoor plaats kunnen vinden?

Vervolgens kan met al deze input een brede discussie gevoerd worden met als doel de koppeling tussen de bedrijfsdoelstellingen en de hybride-werkwensen. Belangrijk om hierbij ook oog te hebben voor de bedrijfscultuur. Past hetgeen wat jullie bedacht hebben bij die cultuur en hoe ga jij die cultuur eigenlijk borgen? Er zullen een hoop discussies gevoerd moeten worden om processen voor iedereen helder te krijgen. Denk daarbij ook aan vragen als: hoe voorkom je dat degene die meer op kantoor komt, ook meer kansen krijgt en hoe zorg je dat iedereen over dezelfde informatie beschikt?

Uiteindelijk resulteert dit in een voorlopige richtlijn voor het hybride werken. Bouw flexibiliteit in om waar mogelijk ruimte te geven aan teams, bioritme, voorkeuren en gezinssituatie. Uiteindelijk zal alleen de praktijk uitwijzen of alles uitpakt zoals het bedacht is en zul je wellicht ook aanpassingen moeten doen. Ruim hiervoor dus een testperiode in bij de implementatie en laat eerst kleinere testgroepen zaken uitproberen voordat je iets organisatie-breed invoert.

Om hybride te kunnen werken zijn 2 facilitaire zaken van belang: Je moet beschikken over het juiste type en genoeg werkplekken en de hardware en software die nodig is om op afstand met elkaar te communiceren en (samen) te werken moet beschikbaar zijn en optimaal werken.

Wat betreft de werkplekken. Thuiswerken als je niet beschikt over een rustige en ergonomische werkplek is niet wenselijk. Je kunt als werkgever een bureau en stoel ter beschikking stellen, maar als er geen plek voor is, is dat geen oplossing. Check dit dus op individueel niveau. En video conferencing in een kantoortuin is ook niet aan te raden. Dat betekent dat er hoogstwaarschijnlijk zowel voor de thuissituatie als de kantoorsituatie aanpassingen nodig zijn. De behoefte aan vergaderruimtes met goede videofaciliteiten zal wellicht groter zijn.

Wat betreft de ICT. In de afgelopen periode hebben veel teams hun eigen werkwijzen en work-arounds georganiseerd waardoor er binnen organisaties met veel verschillende programma’s en verschillende opslagmethoden wordt gewerkt. Nu is de tijd om dit te stroomlijnen, om te zorgen dat er voor alle gewenste samenwerkingsvormen een passende oplossing is en dat medewerkers worden getraind in het juiste gebruik ervan. Alleen dan zal er optimaal gebruik van worden gemaakt. En zorg er meteen voor dat er extra aandacht is voor de beveiliging van gegevens.

Zorg voor duidelijke, mensgerichte communicatie, niet alleen omtrent het hybride werken zelf, maar ook voor alle andere informatiestromen richting de medewerkers. Want als medewerkers minder fysiek bij elkaar komen is een logisch gevolg dat informatie zich minder uniform verspreid en dat je ook minder zicht hebt op de mate waarin mensen op de hoogte zijn. Vooral het informele informatie circuit heeft de afgelopen periode aan impact ingeboet. Denk nu alvast na over manieren om alle medewerkers blijvend tijdig van de juiste informatie te voorzien. Zit de oplossing in meer videoboodschappen van de directie, nieuwsbrieven en/of een intranet? En niet onbelangrijk: communiceer vooral ook waar welke informatie te vinden is.

Tegelijkertijd is het belangrijk om (online) bijeenkomsten te organiseren. Om elkaar te zien, te informeren, te socializen en te verbinden. Een cultuur heeft gezamenlijke rituelen, ervaringen en herinneringen nodig om levend te blijven. Denk dus ook na over nieuwe manieren om successen te delen en vieren en welkom en afscheid vorm te geven.