Thuiswerkbeleid: 9 aandachtspunten

Leg duidelijk vast welke functies binnen de organisatie in aanmerking komen voor thuiswerken en voor welk gedeelte van de werkweek. Niet elke baan is immers plaats-onafhankelijk uit te voeren en het fysiek bij elkaar komen heeft (buiten coronatijd) ook zeker belangrijke voordelen. Door hier duidelijkheid in te scheppen voorkom je misverstanden en discussies.

Sowieso is het verstandig om rekening te houden met de uitkomsten van het onderzoek naar de invloed van de fysieke werkplek door Gedragswetenschapper Julia Schlegelmilch van de Vrije Universiteit Amsterdam. Hieruit blijkt namelijk dat werknemers op kantoor meer ideeën met elkaar delen dan in een thuiswerksituatie. Op kantoor vertonen werknemers bovendien meer innovatief gedrag en er wordt meer genetwerkt. Het onderzoek raadt daarom aan om goed na te denken over wanneer teams waar kunnen werken. Werknemers die bijvoorbeeld rustig en geconcentreerd aan een rapport willen werken, zijn thuis waarschijnlijk beter af. Willen ze brainstormen met collega’s en nieuwe ideeën spuien, dan leent het kantoor zich daar weer beter voor.

Ook als je medewerker thuiswerkt ben je verantwoordelijk voor de werkplek. Je hoeft niet voor brandblussers te zorgen maar een arbo-verantwoorde werkplek is wel jouw zorg (dit valt onder je wettelijke zorgplicht). Dat betekent ook dat bij een laptop een los toetsenbord en een muis horen en dat jij een goede stoel verzorgt als de medewerker die zelf niet heeft. Veel bedrijven lossen dit op door een budget beschikbaar te stellen waarmee de medewerker zijn/haar werkplek kan optimaliseren.
Door medewerkers een filmpje of foto’s van hun werkplek te laten maken kun je beoordelen of het verantwoord is en meekijken of er aanpassingen nodig zijn.
Intensief beeldschermwerk kent specifieke gezondheidsrisico’s. TNO heeft daarom de BAS checklist ontwikkeld speciaal voor het voorkomen van problemen door beeldschermwerk.

Er wordt van jou als werkgever verwacht dat je werknemers actief instrueert over hoe zij hun werk veilig en gezond kunnen doen. Dit moet zelfs een terugkerend onderwerp zijn. Medewerkers moeten hierbij kunnen aangeven wat zij nodig hebben om klachten te voorkomen. Als werkgever moet je met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging overleggen over het arbobeleid en de uitvoering daarvan. Zijn die er niet dan kan je overleggen met individuele werknemers. Het kan verstandig zijn om hierbij de hulp in te schakelen van arbeidsdeskundigen.

Ook werknemers hebben hun eigen verantwoordelijkheden wat betreft thuiswerken. Het is belangrijk dat de medewerker zich proactief opstelt en zelf in gesprek gaat met de werkgever als hij/zij problemen ervaart. Zo kan er samen naar een oplossing worden gezocht. Daarnaast moeten zij ook zelf goed letten op hun fysieke en mentale gezondheid: nodig ze uit door hierover het gesprek aan te gaan. En laat duidelijk weten waar en bij wie zij hun issues kunnen melden.

Wie thuiswerkt houdt er soms andere werktijden op na dan op kantoor. Het is belangrijk om vooraf te bespreken wanneer werknemers bereikbaar moeten zijn voor zowel collega’s als relaties. Maar geef ook ruimte voor onbereikbaarheid en bescherm medewerkers tegen “24/7 aan staan”. Doordat de werkplek vlakbij is en technologie altijd werkt wordt de scheidslijn tussen werk en privé steeds smaller. Maar om gezond te blijven is het ook belangrijk of op gezette tijden afstand te nemen van je werk. Stuur daarom ook aan op het nemen van pauzes en stimuleer een lunchwandeling of andere onderbreking. Communiceer wanneer je wilt dat medewerkers wel bereikbaar zijn, maar geef ook duidelijk aan dat niet elk mailtje in de avond meteen beantwoord hoeft te worden. En geef daarin zelf het goede voorbeeld door vrije tijd van medewerkers te respecteren en mailtjes zoveel mogelijk binnen reguliere werktijden te versturen.

Uit onderzoek van het ministerie van Economische Zaken blijkt dat thuiswerken een potentieel zwakke plek is voor bedrijven. Werknemers maken namelijk vaak gebruik van minimaal beveiligde netwerken, samen met de rest van hun huishouden. Maak daarom helder wat de eisen zijn voor het beveiligen van routers en modems, of nog beter, zorg voor een beveiligde online kantooromgeving. En maak ook afspraken over de video conferencing tools die gebruikt mogen worden.

Een thuiswerkvergoeding is geen recht, tenzij het in de cao is opgenomen. Om medewerkers tegemoet te komen voor hogere kosten voor verwarming, stroom en koffie, kun je wel een vergoeding verstrekken. Deze mag echter niet hoger zijn dat wat redelijk gerekend kan worden hiervoor (het gemiddelde ligt volgens recent onderzoek op zo’n € 2,60 per dag). Zo’n thuiswerkvergoeding wordt gezien als loon en je kan deze kosten alleen netto uitbetalen als ze ten laste komen van de vrije ruimte n de werkkostenregeling.

De regeling waarmee je de vaste reiskostenvergoeding onbelast mag uitbetalen als je medewerkers dit recht al hadden vóór 13 maart 2020, is verlengd tot 1 oktober 2021 (dit was eerder 1 februari en 1 april 2021). Dus ook als je medewerkers vanwege het coronavirus vaker vanuit  huis werken en daardoor geen (of veel minder) reiskosten maken, kun je de bestaande vaste reiskostenvergoeding onbelast vergoeden. Echter, vanaf 1 oktober 2021 kan de vaste reiskostenvergoeding waarschijnlijk niet meer netto worden uitbetaald. Alleen de daadwerkelijk gereisde kilometers mogen dan nog belastingvrij worden vergoed met € 0,19 per kilometer. Lees er meer over in deze whitepaper.