Het klinkt zo logisch: maak een planning en werk die af zodat je alles wat belangrijk is op tijd doet en je daarna tevreden achterover kunt leunen. De praktijk is weerbarstiger, uitstelgedrag is een valkuil waar heel veel mensen mee worstelen. Of het nu gaat om belangrijke projecten op het werk, persoonlijke doelen, of zelfs alledaagse taken, uitstelgedrag kan een behoorlijke rem zijn op je productiviteit en groei.

Ben jij ook een uitsteller? Dan hebben wij goed nieuws: uitstelgedrag is te overwinnen met de juiste strategieën en gewoonten.  In dit artikel bespreken we wat uitstelgedrag is, wie er vatbaar voor is en bieden wij jou 7 praktische tips om dit gedrag te verslaan en succesvoller te zijn in je carrière en leven.

Uitstelgedrag, ook wel bekend als procrastinatie, is het uitstellen van taken of beslissingen tot een later moment, zelfs als je weet dat dit nadelige gevolgen kan hebben. Het kan variëren van kleine uitstelgedragingen, zoals het checken van sociale media in plaats van aan een rapport werken, tot ernstige uitstel-acties, zoals het negeren van belangrijke deadlines.

Uitstelgedrag kan iedereen treffen, maar sommige typen mensen zijn mogelijk meer vatbaar voor dit gedrag dan anderen. Denk aan:

Perfectionisten: Perfectionisme gaat samen met streven vaak naar onberispelijkheid en angst om te falen. Die angest kan zo verlammend werkern dat je niet eens aan een taak begint of maar niet aan afronden toekomt.  Omdat je (onbewust) bang bent om niet aan de (eigen) hoge standaarden te kunnen voldoen.

Mensen met een gebrek aan motivatie: Gebrek aan intrinsieke motivatie kan het moeilijk maken om aan de slag te gaan. Als je weinig interesse hebt in een bepaalde taak of het doel niet als waardevol beschouwt, kan dit gemakkelijk leiden tot uitstelgedrag.

Snel afgeleide of impulsieve mensen: Als je gemakkelijk wordt afgeleid door externe prikkels, zoals meldingen op je telefoon of gesprekken van collega’s, is het lastig om je concentratie te richten op wat moet gebeuren.

Young professionals: De overgang van studeren naar een professionele carrière brengt vaak meer verantwoordelijkheden met zich mee, waardoor de druk toeneemt. Je hebt nog geen routine opgebouwd en het jongleren met werk, sociale verplichtingen en persoonlijke doelen kan overweldigend zijn, waardoor het extra verleidelijk wordt om taken uit te stellen.

Mensen met een gebrek aan structuur: Wanneer je geen duidelijke routines of planningen hebt in je dagelijks leven, heb je ook geen richtlijnen hebben om je tijd en taken te beheren en dat maakt je vatbaarder voor uitstelgedrag.

Mensen met een (te) optimistische kijk op tijd: Uitstelgedrag komt ook vaak voor bij mensen die hun tijd te rooskleurig inschatten. Deze personen zijn vaak minder punctueel en perfectionistisch. Ze hebben de neiging om vaak te laat te komen en taken gemakkelijk uit te stellen. Ze denken bijvoorbeeld: ‘Oh, ik moet over een uur naar mijn werk. Ik kan nu nog wel even de hond uitlaten, de wc schoonmaken en de strijk wegwerken.’

Maak een lijst met wat er moet gebeuren en maak een inschatting van de werklast bij elke taak. Overzicht zorgt voor meer rust in je hoofd en dus meer ruimte voor concentratie. Maak nu een realistische planning met deadlines. Vervolgens maak je voor iedere dag (liefst al de dag/avond ervoor) een dagplanning. Stel prioriteiten en bepaal wat er zeker moet gebeuren op die dag. En houd je daaraan. Dat voorkomt dat je afgeleid raakt door willekeurige taken die tussendoor opduiken.

Wacht niet tot je je “gemotiveerd” voelt om aan een taak te beginnen, dat kan leiden tot eindeloos uitstel. Start gewoon met een taak, ook als je er eigenlijk tegenop ziet. Je zult merken dat als je eenmaal bezig bent heel veel zaken gemakkelijker gaan dan je van tevoren had ingeschat. En als je eenmaal gestart bent, is de neiging om door te gaan tot het af is ook groter. Plus, hoe meer je er van tevoren tegenop zag, hoe groter de voldoening als de klus geklaard is. Bonustip: schrap “ik moet …” uit je vocabulaire en vervang het door : ik kies ervoor om…”.

Multitasking kan leiden tot inefficiëntie en uitstelgedrag, omdat je aandacht wordt verdeeld over meerdere taken. Veel beter is het om te focussen op één taak tegelijk. Een veel geadviseerde tip voor uitstellers is de Pomodoro techniek. Laat je niet afleiden door de naam, die verwijst naar de vorm van de kookwekker die de ontwikkelaar van de techniek gebruikte. Het werkt als volgt:

• Kies een taak: Begin met het selecteren van de taak waaraan je wilt werken.
• Stel een timer in op 25 minuten (dit is een pomodoro)
• Werk aan de taak: Concentreer je volledig op de gekozen taak en werk eraan zonder enige afleidingen of onderbrekingen gedurende de hele 25 minuten.
• Pauze: Zodra de 25 minuten voorbij zijn, neem je een korte pauze van 5 minuten. Gebruik deze tijd om te ontspannen, een paar ademhalingsoefeningen te doen, wat te rekken, of een korte wandeling te maken.
• Herhaal de cyclus: Na de korte pauze ga je terug naar stap 1 en herhaal je de Pomodoro-cyclus. Werk Na vier “Pomodoro’s” van 25 minuten mag je een langere pauze nemen van 15-30 minuten.
• Tijdregistratie: Houd bij hoeveel Pomodoro’s je hebt voltooid. Dit kan je helpen om je productiviteit te meten en je voortgang in de gaten te houden.

De sleutel voor iedereen die doelgerichter wil werken. Identificeer de bronnen van afleiding in je werkomgeving en neem maatregelen om ze te verminderen. Dus zorg voor een georganiseerde werkplek met alleen alles wat je nodig hebt voor de taak die je gaat doen, laat je collega’s weten dat jij niet beschikbaar bent voor niet-dringende zaken en zet meldingen voor e-mail en chatberichten uit tijdens de periodes waarin je gefocust wilt werken.

Het najagen van perfectie kan leiden tot uitstelgedrag omdat je nooit tevreden bent met je werk. Probeer te accepteren dat perfectie zelden haalbaar is en streef naar uitmuntendheid in plaats daarvan.

Wees niet te streng voor jezelf, in plaats daarvan empower je jezelf met een positieve mindset:

• Te hoge verwachtingen en zelfkritiek kunnen leiden tot angst en uitstelgedrag. Wees begripvol en accepteer dat iedereen af en toe uitstelt.
• Gedachten zoals “Ik kan het niet” of “Het heeft geen zin” kunnen je uitstelgedrag versterken. Herken jouw negatieve gedachten en vervang ze door positievere en realistischere overtuigingen.
• Visualiseer jezelf als een succesvolle professional die zijn doelen bereikt. Stel je het eindresultaat en de positieve gevolgen voor als je een taak hebt voltooid. Deze visie zal je brandstof geven om door te gaan, zelfs als de weg hobbelig is.
• Geef jezelf kleine beloningen na het voltooien van taken. Dit kan je motivatie verhogen en uitstelgedrag verminderen. Het kan een stukje chocolade zijn, een wandeling in de zon of een aflevering van je favo serie.

Verdeel grote projecten in kleinere, behapbare taken, oftewel doe aan ‘chunking’. Dit maakt grote klussen minder ontmoedigend en gemakkelijker te beheren, omdat je helder hebt wat er nodig is aan tussenstappen om het grote einddoel te bereiken. Bovendien kun je jezelf vaker belonen voor het afvinken van een taak op je lijst. En dat werkt motiverend.

Bespreek je doelen en uitdagingen met vrienden, familie of collega’s. Verzamel daarvoor mensen om je heen die kennis van zaken hebben en die jou verantwoordelijk houden. Als een collega weet wat jouw (zelf bepaalde) deadline is voor een project, helpt dat jou direct en indirect om je eraan te houden. Die ander kan af en toe checken wat de status is en laat zich minder gemakkelijk voor de gek houden (zeker als die op de hoogte is van jouw neiging om dat betreffende project voor je uit te schuiven). Bovendien wil je natuurlijk liever niet aan iemand anders toegeven dat je je doel niet behaald hebt. Dus spreek je doelen uit, het helpt je.

Met de juiste aanpak en de implementatie van deze 7 tips kun jij je productiviteit verhogen, je doelen bereiken en een succesvolle carrière opbouwen. Het vergt tijd en volharding, maar de beloningen zijn de moeite waard. Dus stel het niet uit en begin vandaag nog!

Meer lezen:

• https://illgraff-design.com/uitstelgedrag/
• https://www.cliendo.nl/uitstelgedrag-tips/
• https://timension.nl/kennisbank/persoonlijke-effectiviteit/uitstelgedrag/