Tips voor succesvolle on-boarding

Categorie: HR-Tips
Gepubliceerd: 14-01-19

Een goed proces voor on-boarding helpt een nieuwe medewerker sneller effectief te zijn in zijn werk. Het is vrij simpel: een medewerker die bij jou komt werken, maar niet goed weet waar hij aan begint, zal eerder ontevreden worden dan iemand die weet wat er van hem wordt verwacht. Want naast het uitzoeken hoe de gebruikte ICT werkt en wat precies de functietaken zijn, is er ook nog een doolhof van formele en informele relaties. Onze tips:

  • Zorg voor duidelijke realistische vacatureteksten. Maak verwachtingen concreet en geef aan wat je onder bepaalde competenties verstaat. Uit onderzoek van Motivaction blijkt dat toch de helft van de kandidaten op basis van de vacaturetekst niet kan bepalen of de baan bij hem past.
  • Zorg al voor duidelijkheid over de wederzijdse verwachtingen tijdens de sollicitatieprocedure.
    Het managen van verwachtingen loopt als een rode draad door het gehele proces van onboarding. Als het werk en de cultuur tegenvallen, is de kans dat de kandidaat vroegtijdig afhaakt natuurlijk groot. Spreek in alle fases van de onboarding percepties duidelijk uit – en doe vooral geen aannames. ‘Dingen die voor jullie vanzelfsprekend zijn, zijn dat voor de kandidaat vaak niet’, zegt Verhoeven. Bijvoorbeeld: ‘Wij zijn een organisatie die flexibiliteit vraagt van jou, daarvoor zal je regelmatig een paar uur in het weekend moeten werken.’ Als een medewerker daar niets mee op heeft, dan haakt hij snel af. Simpele oplossing: loop de functie-eisen uit de vacature gewoon even samen door en bespreek bijvoorbeeld hoe een werkdag eruit ziet.
  • Maak van cultuur een onderwerp. Wie ooit heeft gewerkt in een organisatiecultuur waarin hij zich bij nader inzien tóch niet thuis bleek te voelen, weet dat zo’n mismatch een enorm risico vormt. Bespreek uit wat voor cultuur iemand komt en waar jullie beiden rekening mee dienen te houden. Zo hebben mensen uit een cultuur waarin alles strak geregeld werd, vaak ook hoge verwachtingen van de organisatie. Dit soort cultuurverschillen bespreek je liever op tijd, dan dat de medewerker later bij het regelen van werkzaken denkt: ‘wat een halfbakken gedoe’. Daarnaast is cultuur bij uitstek een onderwerp voor het inwerkprogramma. Daar krijg je als werkgever echt de kans om het echte verhaal van de organisatie te laten zien. Geef nieuwe medewerkers bijvoorbeeld een opdracht waarin zij met meerdere mensen uit de organisatie moeten praten. Of laat ze een vergadering van een aantal afdelingen bijwonen.
  • Zorg ervoor dat alle relevante bedrijfsinformatie voor de start beschikbaar is en doseer informatie in het inwerktraject. Informatie die je al vooraf kunt geven is bijvoorbeeld algemene bedrijfsinformatie, huisregels, veiligheidsvoorschriften, informatie over medezeggenschap en de vertrouwenspersoon, wie te contacten in geval van ziekte of als er computerproblemen zijn. Staat dit allemaal op het intranet? Zorg er dan voor dat de werknemer weet hoe het intranet werkt. Denk ook aan het vooraf afhandelen van de afgifte van pasjes, sleutels en laptop. Als je dit soort dingen al achter de rug hebt, kun je meer tijd steken in het enthousiasmeren en verbinden.
  • Zorg voor een goede overdracht. Laat de vertrekkende collega een goed overdrachtsdossier schrijven. Hier staan de lopende zaken in, met vindplaatsen voor de onderliggende informatie, betrokken mensen (en hun contactgegevens), deadlines, wachtwoorden, inlogcodes en waar nodig handleidingen.
  • Informeer het team vooraf over de komst van de nieuwe medewerker. En doe dat wat breder dan alleen de meest naaste collega’s. Zorg dat ook de interne contacten op de hoogte zijn van het aantreden van de nieuweling. Stuur een mailtje naar de betrokken afdelingen, zodat al vóór de eerste werkdag bekend is wie het nieuwe gezicht is. Zo kunnen naaste collega’s hem het best op weg helpen.
  • Zorg voor een warm welkom. Dat kan met een bloemetje, maar ook door alle praktische zaken nodig om aan de slag te kunnen vooraf te regelen. Denk aan de werkplek, een e-mailaccount en visitekaartjes. Het grote voordeel is dat de aandacht snel gericht kan worden op wat echt belangrijk is om die nieuwe rol goed in te vullen.
  • Stel een agenda op voor de inwerkperiode. Een nieuwe medewerker kent de weg niet. Als zijn rol bijvoorbeeld een verbindende is, maak dan vooraf een serie afspraken met de mensen binnen de organisatie die hij moet leren kennen. Of geef een strippenkaart met mensen die hij/zij moet spreken tijdens de inwerkperiode om zich bepaalde onderwerpen eigen te maken. Daar kan dan iedereen zijn verwachtingen duidelijk maken. Bovendien draagt het snel bij aan het interne netwerk van de nieuwe medewerker.
  • Zorg voor een buddy / mentor. Zorg dat er gedurende de inwerkperiode een mentor of buddy is. Iemand met dezelfde functie (of ervaring met die functie) die als vraagbaak kan fungeren en daar ook de tijd en ruimte voor krijgt. Als het een complexe functie is, zorg dan dat er voor elk aspect een mentor is. Vertel dan per onderwerp of taak tot wie de nieuwe medewerker zich kan richten. Bij zwaardere functies is het inzetten van een externe coach te overwegen.;
  • Geef de mogelijkheid een netwerk op te bouwen. Een goed intern netwerk is met name bij managementfuncties vaak onmisbaar. Geef medewerkers voldoende kansen en momenten om dat netwerk op te bouwen. HR kan bijvoorbeeld al tijdens het sollicitatieproces medewerkers betrekken om kandidaten kennis te laten maken met de organisatie. Voor de eerste dagen kun je de LinkedIn-profielen van alle collega’s opsturen, of een smoelenboek waarin iedereen zichzelf kort introduceert.
  • Evalueer de inwerkperiode, ook tussentijds. Plan in de eerste weken ook gesprekjes tussendoor in. Die hoeven niet lang te zijn, een half uurtje volstaat. Vroege feedback wordt erg gewaardeerd. Dan kan de medewerker nog bijsturen. Mogelijke onderwerpen:
    • Hoe vind de medewerker het in de nieuwe organisatie? Is zijn functie wat hij ervan had verwacht? Voelt hij zich klaar voor zijn nieuwe rol?
    • Hoe ziet het netwerk er nu uit? Waar loopt de nieuwe medewerker in zijn werk tegenaan en met wie heeft hij dit opgelost? Wie ontbreken hier nog in?
    • Ook voor de werver is die informatie interessant: krijgt de werknemer wat hem is beloofd? Is er een realistisch beeld geschept van de organisatie en de baan?

Het mes snijdt aan twee kanten: jij zorgt er voor dat de nieuwe werknemer goed wordt ingewerkt en je krijgt informatie over zaken waarover de nieuwe werknemer zich verbaast en waaruit de organisatie lering kan trekken.

Doel van dit alles: door die nieuwe medewerker – tijdens en al voor de daadwerkelijke start – bij de hand te nemen, wordt de periode van lage productiviteit aanmerkelijk verkort, het enthousiasme vergroot en neemt de kans af dat die zorgvuldig geselecteerde kandidaat vroegtijdig afhaakt.