Tips voor succesvolle on-boarding

Een goed proces voor on-boarding helpt een nieuwe medewerker sneller effectief te zijn in zijn werk. Alleen op tijd een inlogcode verzorgen is niet genoeg. Het is bedoeld om nieuwe werknemers snel bekend te maken met de bedrijfscultuur, de activiteiten en de taken die van hen worden verwacht. In dit artikel gaan we in op de essentie van onboarding, het doel ervan en hoe je zorgt voor een succesvolle onboarding. Hoe pak je onboarding professioneel en succesvol op? Exactpi deelt tips en tricks.

Onboarding is meer dan alleen een inwerkplan en het regelen van een laptop. Het is het proces waarbij je nieuwe medewerkers écht kennis laat maken met je organisatie. Op een gestructureerde manier zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers goed worden geïntegreerd in de bedrijfscultuur, de waarden van het bedrijf leren kennen en de taken die van hen worden verwacht duidelijk zijn. Het is een proces dat niet alleen uit een oriëntatie- en trainingsprogramma bestaat, maar ook uit kennismaken met collega’s en leidinggevenden, het opstellen van prestatie- en ontwikkelingsdoelen én het bieden van de nodige hulpmiddelen en middelen om het werk uit te voeren.

Een goed proces voor on-boarding helpt een nieuwe medewerker sneller effectief te zijn in zijn werk. Het is vrij simpel: een medewerker die bij jou komt werken, maar niet goed weet waar hij aan begint, zal eerder ontevreden worden dan iemand die weet wat er van hem wordt verwacht. Want naast het uitzoeken hoe de gebruikte ICT werkt en wat precies de functietaken zijn, is er ook nog een doolhof van formele en informele relaties.

Een succesvolle onboarding begint met pre-boarding, wat betekent dat je al vóór de eerste werkdag contact hebt en de nieuwe medewerker voorbereidt op de nieuwe rol. Het is belangrijk om duidelijke verwachtingen te scheppen en nieuwe medewerkers te laten weten wat er van hen wordt verwacht.  Het managen van verwachtingen loopt als een rode draad door het gehele proces van onboarding. Als het werk en de cultuur tegenvallen, is de kans dat de kandidaat vroegtijdig afhaakt natuurlijk groot. Spreek in alle fases van de onboarding percepties duidelijk uit – en doe vooral geen aannames. Dingen die voor jullie vanzelfsprekend zijn, zijn dat voor de kandidaat vaak niet. Simpele oplossing: loop de functie-eisen uit de vacature gewoon even samen door en bespreek bijvoorbeeld hoe een werkdag eruit ziet. Moet je flexibel zijn, wat betekent dat dan? ’s Avonds een netwerkbijeenkomst bijwonen, af en toe in het weekend werken of eigenlijk gewoon altijd bereikbaar zijn.

Wie ooit heeft gewerkt in een organisatiecultuur waarin hij zich bij nader inzien tóch niet thuis bleek te voelen, weet dat zo’n mismatch een enorm risico vormt. Bespreek uit wat voor cultuur iemand komt en waar jullie beiden rekening mee dienen te houden. Zo hebben mensen uit een cultuur waarin alles strak geregeld werd, vaak ook hoge verwachtingen van de organisatie. Dit soort cultuurverschillen bespreek je liever op tijd, dan dat de medewerker later bij het regelen van werkzaken denkt: ‘wat een halfbakken gedoe’. Daarnaast is cultuur bij uitstek een onderwerp voor het inwerkprogramma. Daar krijg je als werkgever echt de kans om het echte verhaal van de organisatie te laten zien. Geef nieuwe medewerkers bijvoorbeeld een opdracht waarin zij met meerdere mensen uit de organisatie moeten praten. Of laat ze een vergadering van een aantal afdelingen bijwonen.

Een succesvolle onboarding begint met pre-boarding, wat betekent dat je al vóór de eerste werkdag contact hebt en de nieuwe medewerker voorbereidt op de nieuwe rol. Het is belangrijk om duidelijke verwachtingen te scheppen en nieuwe medewerkers te laten weten wat er van hen wordt verwacht.  Het managen van verwachtingen loopt als een rode draad door het gehele proces van onboarding. Als het werk en de cultuur tegenvallen, is de kans dat de kandidaat vroegtijdig afhaakt natuurlijk groot. Spreek in alle fases van de onboarding percepties duidelijk uit – en doe vooral geen aannames. Dingen die voor jullie vanzelfsprekend zijn, zijn dat voor de kandidaat vaak niet. Simpele oplossing: loop de functie-eisen uit de vacature gewoon even samen door en bespreek bijvoorbeeld hoe een werkdag eruit ziet. Moet je flexibel zijn wat bedoel je daar dan precies mee? Dat je af en toe een halfuurtje iets afmaakt, dat je regelmatig in het weekend op beurzen staat of dat je eigenlijk altijd bereikbaar moet zijn.

Informatie die je al vooraf kunt geven is bijvoorbeeld algemene bedrijfsinformatie, huisregels, veiligheidsvoorschriften, informatie over medezeggenschap en de vertrouwenspersoon, wie te contacten in geval van ziekte of als er computerproblemen zijn. Staat dit allemaal op het intranet? Zorg er dan voor dat de werknemer weet hoe het intranet werkt. Denk ook aan het vooraf afhandelen van de afgifte van pasjes, sleutels en laptop. Als je dit soort dingen al achter de rug hebt, kun je meer tijd steken in het enthousiasmeren en verbinden.
Doseer de informatie ook. De meeste medewerkers zijn waarschijnlijk al een poos uit de schoolbanken en niet meer gewend aan een overload aan informatie. Dus probeer niet alle benodigde kennis in 3 dagen over te dragen, maar houd ook rekening met verwerkingstijd en de concentratieboog. Zorg vooral voor afwisseling tussen kennis opdoen en kennis toepassen in het traject.

En doe dat wat breder dan alleen de meest naaste collega’s. Zorg dat ook de interne contacten op de hoogte zijn van het aantreden van de nieuweling. Stuur een mailtje naar de betrokken afdelingen, zodat al vóór de eerste werkdag bekend is wie het nieuwe gezicht is. Zo kunnen naaste collega’s hem het best op weg helpen.

Dat kan met een bloemetje, maar ook door alle praktische zaken nodig om aan de slag te kunnen vooraf te regelen. Denk aan de werkplek, een e-mailaccount en visitekaartjes. Het grote voordeel is dat de aandacht snel gericht kan worden op wat echt belangrijk is om die nieuwe rol goed in te vullen. Zorg ook dat degenen die belast zijn met het inwerken hier ook daadwerkelijk tijd voor vrij maken in hun agenda. Niets zo frustrerend als het gevoel dat je eigenlijk in de weg loopt omdat iedereen het te druk heeft voor je.

Een nieuwe medewerker kent de weg niet. Als zijn rol bijvoorbeeld een verbindende is, maak dan vooraf een serie afspraken met de mensen binnen de organisatie die hij moet leren kennen. Of geef een strippenkaart met mensen die hij/zij moet spreken tijdens de inwerkperiode om zich bepaalde onderwerpen eigen te maken. Daar kan dan iedereen zijn verwachtingen duidelijk maken. Bovendien draagt het snel bij aan het interne netwerk van de nieuwe medewerker.

Elk individu is anders en daarom moet de onboarding worden afgestemd op de behoeften en het niveau van de nieuwe medewerker. Centraal staan niet alleen de behoeften van de organisatie, maar ook die van de nieuwe medewerker. Het is vooral een persoonlijk leerproces dat de medewerker doorloopt om echt deel te worden van de organisatie.

Zorg dat er gedurende de inwerkperiode een mentor of buddy is. Iemand met dezelfde functie (of ervaring met die functie) die als vraagbaak kan fungeren en daar ook de tijd en ruimte voor krijgt. Als het een complexe functie is, zorg dan dat er voor elk aspect een mentor is. Vertel dan per onderwerp of taak tot wie de nieuwe medewerker zich kan richten. Bij zwaardere functies is het inzetten van een externe coach te overwegen.

Een goed intern netwerk is met name bij managementfuncties vaak onmisbaar. Geef medewerkers voldoende kansen en momenten om dat netwerk op te bouwen. HR kan bijvoorbeeld al tijdens het sollicitatieproces medewerkers betrekken om kandidaten kennis te laten maken met de organisatie. Voor de eerste dagen kun je de LinkedIn-profielen van alle collega’s opsturen, of een smoelenboek waarin iedereen zichzelf kort introduceert.

Plan in de eerste weken ook gesprekjes tussendoor in. Die hoeven niet lang te zijn, een half uurtje volstaat. Vroege feedback wordt erg gewaardeerd. Dan kan de medewerker nog bijsturen.

Mogelijke onderwerpen:

• Hoe vind de medewerker het in de nieuwe organisatie? Is zijn functie wat hij ervan had verwacht? Voelt hij zich klaar voor zijn nieuwe rol? Gaan de doelen uit het inwerktraject gehaald worden?
• Hoe ziet het netwerk er nu uit? Waar loopt de nieuwe medewerker in zijn werk tegenaan en met wie heeft hij dit opgelost? Wie ontbreken hier nog in?
• Ook voor de werver is die informatie interessant: krijgt de werknemer wat hem is beloofd? Is er een realistisch beeld geschept van de organisatie en de baan?

Het mes snijdt aan twee kanten: jij zorgt er voor dat de nieuwe werknemer goed wordt ingewerkt en je krijgt informatie over zaken waarover de nieuwe werknemer zich verbaast en waaruit de organisatie lering kan trekken.

Een nieuwe medewerker betekent niet meteen een betrokken en ingewerkte collega. Zonder een positieve onboarding-ervaring, loop je als bedrijf het risico dat een medewerker snel weer vertrekt, dus om medewerkers te behouden speelt goede onboarding een steeds belangrijkere rol.  Voelen medewerkers zich eenmaal betrokken bij de organisatie, dan zijn ze eerder geneigd hun enthousiasme uit te dragen naar anderen. Dit zal uiteindelijk weer leiden tot een sterker werkgeversmerk. Daarnaast is het zo dat je door nieuwe medewerkers – tijdens en al voor de daadwerkelijke start – bij de hand te nemen, de periode van lage productiviteit aanmerkelijk verkort, het enthousiasme vergroot en neemt de kans af dat die zorgvuldig geselecteerde kandidaat vroegtijdig afhaakt Een goede onboarding kost tijd, maar toch is belangrijk om tijd en moeite in het proces te investeren. Je zult er uiteindelijk als bedrijf de vruchten van plukken.

Meer lezen? Wij haalden informatie en inspiratie uit o.a. deze bronnen:

Trends in HR
Monsterboard
MTsprout