Interview Claudia Schmidt – HR-advisor

Lees hier het interview met HR advisor Claudia Schmidt over het proces naar hybride werken bij Canon Medical Systems.

Deel blog

interview Claudia Schmidt

In gesprek met HR over Hybride werken

Hybride werken is voor velen de nieuwe standaard. Maar veel organisaties worstelen nog met de gevolgen en uitwerking daarvan. Elk bedrijf is anders en iedereen moet op zoek naar een werkzame situatie voor zijn eigen organisatie. Maar dat betekent niet dat we niet van elkaar kunnen leren. In deze aflevering vertelt Claudia Schmitdt, HR advisor bij Canon Medical Systems over haar ervaringen.

Claudia werkt al ruim 6 jaar als HR advisor bij Canon Medical Systems. Hier is zij, samen met twee collega’s, verantwoordelijk voor alle HR-taken, behalve learning and development. In maart 2020 kregen ook zij het bericht dat ze twee weken thuis moesten werken, niet wetende dat twee weken twee jaar zou worden.

Het begon met 2 weken thuiswerken

‘In maart 2020 stelde de overheid de verplicht-thuiswerken-maatregel in. Wij pakten netjes al onze spullen in en zorgden dat we vanuit huis konden werken. Het voelde nog niet als een proces waar wij als HR veel mee moesten doen. We hadden niet idee dat het voor een lange tijd zou gaan zijn en dat het – zeker voor ons als Japans bedrijf – het nieuwe normaal zou worden.

De druk lag op dat moment vooral bij de IT-afdeling. Zij waren verantwoordelijk voor het zo optimaal mogelijk laten verlopen van het praktische gedeelte: men moest thuis goed kunnen werken. Dit betekende dat iedereen thuis verbinding moest kunnen maken met het systeem én dat we met elkaar konden communiceren via Microsoft Teams. Omdat we dit nog niet eerder gedaan hadden moest de IT-afdeling dit nog volledig inrichten. Dat hebben zij fantastisch gedaan.

Nieuwe vraagstukken

Toen kwamen we er al snel achter dat dit niet voor korte duur zou zijn. Dat betekende dat we als HR ook moesten gaan schakelen. In die tijd veranderde mijn rol ook. De dingen die normaal vanzelfsprekend zijn, waren ineens niet meer zo vanzelfsprekend. Ik kreeg veel nieuwe vragen, waar ik soms zelf het antwoord ook niet direct op wist. Daarnaast moesten we nadenken hoe we onze medewerkers betrokken hielden. Er zijn veel initiatieven bedacht om de binding te houden.

We hebben snel een policy voor Thuiskantoor-materialen opgezet. Dat gaf de medewerkers de mogelijkheid om de juiste materialen aan te schaffen die voor het thuiswerken van belang zijn. Niet iedereen beschikte namelijk over een goede bureaustoel, een extra beeldscherm, etc.

In die tijd veranderde mijn rol ook. De dingen die normaal vanzelfsprekend zijn, waren ineens niet meer zo vanzelfsprekend. Ik kreeg veel nieuwe vragen.

Eigen verantwoordelijkheid

Inmiddels zijn we alweer bijna twee jaar verder en merk je toch dat je bepaalde informatie mist. De gesprekken bij de koffieautomaat zijn verdwenen en er wordt nauwelijks nog geluncht in de kantine. Dit zijn normaal wel de momenten dat je als HR informatie opvangt, die je tijdens één-op-één gesprekken niet zomaar te horen krijgt. Wij hebben het geluk dat we een open bedrijfscultuur hebben. Uiteindelijk ligt verantwoordelijkheid om goed te communiceren wanneer er problemen zijn bij de medewerker zelf.  We merken gelukkig dat medewerkers goed kunnen aangeven wanneer ze iets wel of niet prettig vinden.

New Way of Working

We hebben goed geluisterd naar de medewerkers. Zo hebben we hen allemaal een enquête laten invullen om relevante informatie op te halen. Op basis van onder andere deze informatie hebben wij een ‘New Way of Working’ beleid ontwikkeld. Dit is een dynamisch beleid. Hiermee bedoelen we, dat we steeds onderzoeken wat het beste werkt om bij te sturen wanneer nodig. We vinden het enorm belangrijk om te blijven luisteren naar de medewerkers. Zij weten tenslotte wat het prettigste werkt. Er zijn verschillende afspraken gemaakt die organisatie-breed gedragen worden.

Trainen van de managers

Een onderdeel van het beleid is het trainen van de managers. Zij moeten leren om op afstand hun team te managen, dat is niet zomaar een vaardigheid waar iemand van nature over beschikt. Door zulke processen te begeleiden blijft de operatie soepel lopen en blijven onze medewerkers betrokken.

We hebben goed geluisterd naar de medewerkers. Op basis van onder andere deze informatie hebben wij een ‘New Way of Working’ beleid ontwikkeld.

Nieuwe afspraken over onboarding

Een ander proces wat in ons beleid aan bod komt is het inwerken van nieuwe medewerkers. Normaliter was het een vast proces waarin een nieuwe medewerker snel meerdere collega’s leerde kennen, een rondleiding kreeg en op die manier kennis maakte met de gehele organisatie. Dat gaat helaas niet meer zo makkelijk als eerst.

We hadden al een groots onboarding programma, waar tweemaal per jaar alle nieuwe medewerkers voor uitgenodigd worden. Dit programma houden we natuurlijk aan. Om het inwerken zo goed mogelijk te laten verlopen hebben we nieuwe afspraken gemaakt. Zodra het weer kan natuurlijk, moet het gehele team, waar de medewerker in terecht komt, minimaal een maand naar kantoor komen, zodat er een fijne samenwerking ontstaat. Ook worden nieuwe medewerkers gekoppeld aan een buddy die hen de eerste twee maanden op sleeptouw neemt.

Verrast door positieve impact

Wat me afgelopen periode verrast heeft, is de positieve impact die het thuiswerken ons gebracht heeft. Het is fijn om van de medewerkers terug te horen dat zij tevreden zijn hoe het proces verlopen is én dat ze, mede door de veranderingen, echt gelukkig zijn in hun baan. We dragen hieraan bij door altijd het wij-gevoel te behouden.

Wij hebben onze medewerkers de vrijheid geboden hun dagen zo in te plannen dat zij het optimale uit hun dag kunnen halen. De enige afspraak daarin is dat zij, op werkdagen, telefonisch bereikbaar zijn en aanwezig zijn bij gezamenlijke (team)meetings. Dat betekent dat we al ruim anderhalf jaar succesvol samenwerken op basis van vertrouwen. Deze flexibiliteit is door iedereen als zeer prettig ervaren. Het heeft hun geholpen hun werk-privé balans onder controle te houden. Het heeft zelfs geresulteerd in minder verzuim! Ook de medewerkers die eigenlijk minder wilden werken, konden, door het vervallen van de reistijd, dezelfde uren blijven werken.

Sociale waarde van kantoor

We zien dat als het kan, steeds meer medewerkers weer naar kantoor komen. Ze missen het sociale contact met collega’s en vinden het prettig om weer in een andere omgeving aan de slag te gaan. Het is fijn om weer mensen face-to-face te zien. Je merkt dat de functie van het kantoor wel veranderd is. Het is meer een ontmoetingsplek. Je bent er niet direct productiever, maar de energie die het contact met collega’s je geeft, draagt wel bij aan de productiviteit op lange termijn!

Wat me afgelopen periode verrast heeft, is de positieve impact die het thuiswerken ons gebracht heeft.

Toekomst

De gehele transitie naar hybride werken is een omschakeling geweest. Toch zien we dat het werkt. Volledig terug naar kantoor gaan wij niet, wel zijn we nog op zoek naar de beste invulling. We blijven initiatieven organiseren om de medewerkers bij elkaar te brengen. Iedereen beseft hoe waardevol fijne collega’s zijn én wat voor energie het je brengt. Deze onderlinge verbinding blijven waarborgen is enorm belangrijk.’

Weten hoe anderen het aanpakken

Lees ook ons interview met Dory van Marwijk HR businesspartner bij Remobis Refund Service en het interview met Lysanne Tuchscherer, HR-manager bij Interparking Nederland.

Bekijk ook eens

Candidate Journey Experience
Blog

Vacature? Kijk eerst naar hoe de doelgroep geïnspireer…

webinar NLP Joan Hoexum
Interview

Op 13 oktober 2022 verzorgt Exactpi het webinar: Grip…