10 tips voor een goed eindejaarsgesprek

Binnenkort een functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek, ontwikkelgesprek of eindejaarsgesprek? Exactpi geeft je alvast heel veel tips om je optimaal voor te bereiden.

Deel blog

Eindejaarsgesprek? Bereid je goed voor!

Binnenkort een eindejaarsgesprek? Bereid je goed voor

Het einde van het jaar is niet alleen een tijd voor feestdagen en festiviteiten, maar ook het moment waarop veel werknemers hun jaarlijks terugkerende eindejaarsgesprek hebben. Of het nu een functioneringsgesprek, een beoordelingsgesprek, een ontwikkelgesprek of eindejaarsgesprek heet, bijna iedereen maakt aan het einde van het jaar de balans op met zijn/haar manager.  In dit gesprek blik je niet alleen terug op geleverde prestaties, maar kijk je ook samen naar toekomstige doelen en ontwikkelingsmogelijkheden. In dit artikel bespreken we het belang van het eindejaarsgesprek en leggen we het verschil uit tussen beoordelings- en functioneringsgesprekken. Natuurlijk wil je ervoor zorgen dat jij en jouw prestaties goed uit de verf komen in dat gesprek en dus geeft Exactpi je alvast heel veel tips.

Het belang van het eindejaarsgesprek

Het eindejaarsgesprek biedt werknemers en leidinggevenden de kans om het afgelopen jaar te evalueren, waarbij sterke punten, successen en verbeterpunten worden besproken. Daarnaast wordt tijdens het gesprek aandacht besteed aan het stellen van nieuwe doelen en bespreken van ontwikkelingsmogelijkheden voor de toekomst. Dit draagt bij aan de planning van professionele groei en geeft richting voor het komende jaar. Bovendien biedt het gesprek de mogelijkheid om zorgen, problemen en verwachtingen te bespreken, wat bijdraagt aan open communicatie en een positieve werkomgeving.

1. Weet wat de strekking van het eindejaarsgesprek is

Ieder bedrijf kan zijn eigen gesprekkencyclus bepalen, hier zijn geen wettelijke regels voor. In veel bedrijven en organisaties voer je in de eerste maanden van het jaar een functioneringsgesprek en tegen het einde van het jaar een beoordelingsgesprek. Maar de tendens is dat er steeds meer cyclussen ontstaan waarbij jaarrond feedback wordt gegeven in plaats van op een paar vaste momenten in het jaar. Ook wordt de medewerker steeds meer verantwoordelijk gemaakt voor zijn eigen ontwikkelproces. Er wordt in dat geval ook zeker input van jou verwacht.

Let dus op het type eindejaarsgesprek waarvoor je wordt uitgenodigd: een beoordelingsgesprek is iets anders dan een functioneringsgesprek. Bekijk in het personeelshandboek hoe de gesprekkencyclus in jouw organisatie is opgebouwd.  Ook als je van tevoren de agenda voor het gesprek ontvangt of opvraagt, kun je alvast een goede inschatting maken van de ruimte die je krijgt om jouw kant van het verhaal te belichten.

Definities:

In een functioneringsgesprek staat verbetering centraal. Een werknemer en een leidinggevende bespreken de huidige werkpraktijk om knelpunten op te sporen. Voor de geconstateerde problemen bedenken ze samen oplossingen. Dit met het doel om het functioneren van de werknemer en de onderlinge samenwerking te verbeteren. In de ideale situatie zijn de verhoudingen in het gesprek gelijkwaardig. Je kunt allebei de inhoud en het verloop van het gesprek bepalen en beïnvloeden. Het gesprek is gericht op de toekomst

Dit is een belangrijk verschil met een beoordelingsgesprek. Hierbij staat de afgelopen periode en jouw prestaties hierin centraal. Tijdens dit gesprek spreekt de leidinggevende zijn oordeel uit over jouw prestaties. De verhoudingen zijn ongelijkwaardig: de werknemer kan slechts kennisnemen van het oordeel en mag op de uitspraak reageren. In een beoordelingsgesprek staan de meetbare prestaties uit het verleden centraal. Er wordt bijvoorbeeld besproken of de eerder bepaalde doelstellingen in voldoende mate zijn behaald door jou.

2. Zorg vooraf voor zelfreflectie

Neem de tijd om te reflecteren op je professionele reis van het afgelopen jaar. Identificeer niet alleen de successen die je hebt behaald, maar ook de uitdagingen en groeimogelijkheden die je voor ogen hebt.

3. Pak je functie-taak-omschrijving en eerdere beoordelingen erbij

Om te kunnen beoordelen of jij je werk goed hebt gedaan, moet je eerst precies weten wat er van jou verwacht wordt. Dus bekijk je functie-taak-omschrijving en lees eerdere verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken. Ga na in hoeverre je verbeteringen hebt doorgevoerd en wat onveranderd is gebleven. Maak een lijstje van jouw belangrijkste prestaties in de afgelopen periode en de ontwikkelingen die je hebt doorgemaakt.

4. Neem het heft in handen en bedenk oplossingen

Het is heel goed mogelijk dat jouw werkzaamheden in de loop van het jaar zijn veranderd, bijvoorbeeld als gevolg van personeelstekort, AI, oorlog of gestegen prijzen. Dan zijn eerder gestelde doelstellingen misschien helemaal niet meer realistisch. Maak inzichtelijk wat je wel hebt bereikt en waar aanpassingen in de doelstellingen wenselijk zijn.

Bereid je voor, bedenk waar je feedback op wilt en waar je komend jaar aan wilt werken. Wat heb je daarvoor nodig? Bedenk wat je komend jaar wilt bereiken en hoe je leidinggevende je daarbij kan helpen. Door jouw doelen en oplossingen proactief aan te dragen laat je zien dat je goed over jouw rol hebt nagedacht en dat je jezelf graag wil verbeteren.

Wil je je echt optimaal voorbereiden en een onuitwisbare indruk achterlaten? Maak dan een Persoonlijk Jaarplan aan de hand van dit stappenplan.

5. Blijf zakelijk en positief

Ga het gesprek in met een constructieve houding, sta ervoor open om jezelf op een bepaald gebied te verbeteren. Probeer kritiek op je prestaties niet als kritiek op je persoonlijkheid te zien, maar als leermoment. Het is bedoeld om jou te laten groeien in je werk. Word dus niet boos maar bedenk hoe je inderdaad je voordeel kunt doen met deze feedback.

Heb je zelf kritiek op je manager of collega’s? Vraag je dan eerst af of je manager degene is met wie je dat moet bespreken. Er is nu eenmaal een afhankelijkheidsrelatie waarin je jezelf ook voor de komende periode moet beschermen. Houd jouw kritiek dus altijd zakelijk, en werkgericht. Blijf dicht bij jezelf en vertel wat het met jou of het werkproces doet en blijf in het eindejaarsgesprek vooral ver weg van roddelen of negatief spreken over iemands persoonlijkheid.

6. Spreek je wensen voor de toekomst uit

Denk na over waar je naartoe wilt in het komende jaar. Formuleer duidelijke, haalbare doelen die je helpen groeien, zowel op professioneel als persoonlijk vlak. Heb je voor jezelf een bepaalde functiewijziging, salarisverhoging of een promotie voor ogen, dan is het eindejaarsgesprek het moment om het bespreekbaar te maken. Spreek je wens uit en onderbouw concreet met jouw verdiensten waarom je dit gerechtvaardigd vindt. Is het een wens maar is het nog te vroeg om al te verzilveren? Vraag dan wat er nog voor nodig is om jouw doel uiteindelijk wel te bereiken.

Heb jij ambities op het gebied van leiding geven? Lees dan ook dit artikel waarin je jouw leiderschapspotentie checkt.

7. Zoek alvast een opleiding uit

Jezelf blijven ontwikkelen is een must. Aan het einde van dit jaar zit er wellicht nog meer budget in de scholingspot dan in andere jaren. Doe er je voordeel mee. Wil je een cursus volgen? Geef het aan in je eindejaarsgesprek. Wordt meteen concreet en zoek van tevoren uit waar je dat wilt doen en wat het kost. Je kunt ook inzetten op persoonlijke ontwikkeling in de vorm van een loopbaantraject met een TMA en een coach. Managers zijn vaak heel blij met medewerkers die goed weten wat ze willen. Is de pot niet onbeperkt, bedenk dan ook alvast wat je eventueel zelf zou willen bijdragen om jouw groei te bekostigen.

8. Zorg dat je weet wat er van jou verwacht wordt volgend jaar

Maak verwachtingen over en weer concreet. Zorg dat je aan het einde van het eindejaarsgesprek precies weet wat er van jou wordt verwacht in het komende jaar. Vraag door tot je concrete meetbare taken, doelen en resultaten hebt vastgesteld samen. Het is daarbij nuttig om onderscheid te maken tussen de korte en lange termijnacties:

Korte termijn: Welke aanpassingen kun je de komende week al doorvoeren of welke acties kun je de komende maand al realiseren?

Lange termijn: Vraag je met elkaar af waaraan je zult merken dat een probleem er niet meer is als je een jaar verder bent. Wat gaat er dan beter? Hoe is het anders? En bespreek ook hoe je dit proces tussentijds gaat monitoren en bewaken.

Als afsluiting van het gesprek maak je samen met je manager concrete afspraken en doelen. Zorg dat je deze SMART formuleert. Hierdoor maak je ze concreet en controleerbaar. SMART staat voor:

  • Specifiek – Is de doelstelling eenduidig?
  • Meetbaar – Onder welke meetbare voorwaarde is het doel bereikt?
  • Acceptabel – Zij de doelen acceptabel voor het management?
  • Realistisch – Is het doel haalbaar?
  • Tijdsgebonden – Wanneer moet het doel zijn behaald?

Na het eindejaarsgesprek is het tijd om de besproken doelen in actie om te zetten. Houd het momentum vast door regelmatig zelfevaluaties uit te voeren, feedback te vragen en jezelf uit te dagen. Gebruik deze periode van reflectie niet alleen als een jaarlijks ritueel, maar als een bron van inspiratie gedurende het hele jaar.

9. Bereid ook jouw onderhandelingen over arbeidsvoorwaarden voor

De arbeidsmarkt is krapper dan ooit. Als jouw expertise gewild is, kun je dat natuurlijk gebruiken in een gesprek over je salaris.

Is je beoordeling niet louter positief dan is het sowieso slim om salarisbesprekingen op een ander moment te voeren. Je kunt in dat geval beter een enthousiast, inhoudelijk verhaal over je werk te vertellen. En dan terloops vragen of je salaris ook nog eens besproken kan worden.

Vraag een apart gesprek aan hierover op een later moment als je de kritiek hebt verwerkt en de sfeer weer geneutraliseerd is. Wees reëel, heb je je doelen niet bereikt door oorzaken die buiten jouw beïnvloedingssfeer liggen dan is een verhoging niet automatisch van de baan. Heb je het wel zelf in de hand gehad, gun jezelf dan de tijd om jezelf te verbeteren voordat je dit gesprek aangaat.

Is een salarisverhoging door de omstandigheden sowieso geen optie, dan kun je ook inzetten op arbeidsvoorwaarden die jou veel opleveren zijn, maar voor je werkgever niet zo veel kosten. Denk aan de eerder genoemde opleiding, vitaliteit, langer onbetaald verlof, werken vanuit het buitenlandhet recht om thuis te werken of extra vakantie-uren.

10. Teken niet zomaar voor akkoord

Lees het verslag van jullie eindejaarsgesprek zorgvuldig door. Ben je het ergens niet mee eens, vraag dan of je manager dat wil veranderen. Kan dat niet, teken dan alleen voor ‘gezien’ en niet voor ‘akkoord’ en vraag of je manager je bezwaren aan het verslag wil toevoegen. Belangrijk want een verslag van een beoordelingsgesprek kan in een later stadium onverhoopt onderdeel worden van een ontslagdossier.

Een geslaagd gesprek

Bonustip: Bij eindejaarsgesprekken hoeft het niet alleen te gaan over prestaties. Bespreek gerust ook zaken zoals je werkplek, hoe het team samenwerkt of hoe de werkomgeving is. Door naar al deze dingen te kijken, wordt het eindejaarsgesprek niet alleen een moment om te kijken hoe het gaat, maar ook een kans om de werksfeer beter te maken.

Een geslaagd eindejaarsgesprek vereist voorbereiding, dialoog en de bereidheid om te verbeteren. Dit is niet alleen een momentopname van prestaties, maar een voortzetting van jouw professionele reis. Dus, zie het eindejaarsgesprek vooral als een kans om te groeien, te leren, en samen met je team vooruit te gaan.

Bekijk ook eens

Offline Netwerken: De kracht van persoonlijke verbindingen
Blog

Misschien herken je het wel, je wordt uitgenodigd voor…

Nooit meer wakker liggen van je werk
Blog

Het is een veelvoorkomend probleem: je ligt in bed en…