10 tips voor een goed eindejaarsgesprek

Of het nu een functioneringsgesprek, een beoordelingsgesprek, een ontwikkelgesprek of eindejaarsgesprek heet, bijna iedereen maakt aan het einde van het jaar de balans op met zijn/haar manager. Natuurlijk wil je ervoor zorgen dat jij en jouw prestaties goed uit de verf komen in dat gesprek en dus geeft Exactpi je alvast heel veel tips

Ieder bedrijf kan zijn eigen gesprekkencyclus bepalen, hier zijn geen wettelijke regels voor. In veel bedrijven en organisaties voer je in de eerste maanden van het jaar een functioneringsgesprek en tegen het einde van het jaar een beoordelingsgesprek. Maar de tendens is dat er steeds meer cyclussen ontstaan waarbij jaarrond feedback wordt gegeven in plaats van op een paar vaste momenten in het jaar. Ook wordt de medewerker steeds meer verantwoordelijk gemaakt voor zijn eigen ontwikkelproces. Er wordt in dat geval ook zeker input van jou verwacht.

Let dus op het type eindejaarsgesprek waarvoor je wordt uitgenodigd: een beoordelingsgesprek is iets anders dan een functioneringsgesprek. Bekijk in het personeelshandboek hoe de gesprekkencyclus in jouw organisatie is opgebouwd.  Ook als je van tevoren de agenda voor het gesprek ontvangt of opvraagt, kun je alvast een goede inschatting maken van de ruimte die je krijgt om jouw kant van het verhaal te belichten.

Definities:

In een functioneringsgesprek staat verbetering centraal. Een werknemer en een leidinggevende bespreken de huidige werkpraktijk om knelpunten op te sporen. Voor de geconstateerde problemen bedenken ze samen oplossingen. Dit met het doel om het functioneren van de werknemer en de onderlinge samenwerking te verbeteren. In de ideale situatie zijn de verhoudingen in het gesprek gelijkwaardig. Je kunt allebei de inhoud en het verloop van het gesprek bepalen en beïnvloeden. Het gesprek is gericht op de toekomst

Dit is een belangrijk verschil met een beoordelingsgesprek. Hierbij staat de afgelopen periode en jouw prestaties hierin centraal. Tijdens dit gesprek spreekt de leidinggevende zijn oordeel uit over jouw prestaties. De verhoudingen zijn ongelijkwaardig: de werknemer kan slechts kennisnemen van het oordeel en mag op de uitspraak reageren. In een beoordelingsgesprek staan de meetbare prestaties uit het verleden centraal. Er wordt bijvoorbeeld besproken of de eerder bepaalde doelstellingen in voldoende mate zijn behaald door jou.

Om te kunnen beoordelen of jij je werk goed hebt gedaan, moet je eerst precies weten wat er van jou verwacht wordt. Dus bekijk je functie-taak-omschrijving en lees eerdere verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken. Ga na in hoeverre je verbeteringen hebt doorgevoerd en wat onveranderd is gebleven. Maak een lijstje van jouw belangrijkste prestaties in de afgelopen periode en de ontwikkelingen die je hebt doorgemaakt.

De afgelopen jaren werden veel gesprekken online gevoerd via Teams of Zoom en nog steeds werken veel mensen een deel van de week thuis. Is dit ook bij jou het geval, kies dan zeker niet voor een telefoongesprek. Het beste plan je het gesprek gewoon face to face op een rustige plek op kantoor. Het toont aan hoe belangrijk jij het vindt  en elkaar zien, de sfeer voelen en de non verbale communicatie van je gesprekspartner oppikken, leidt sneller tot een goed gesprek.

Onverhoopt toch videobellen? Kies dan in ieder geval een tijdstip te waarop je ongestoord kunt praten en zorg dat je vlak ervoor niet al drie video-meetings hebt gehad. Videobellen is nu eenmaal best intensief en vermoeiend en juist tijdens je eindejaarsgesprek wil jij geen uitgebluste indruk achterlaten.

Het is heel goed mogelijk dat jouw werkzaamheden zijn veranderd als gevolg van corona en alle bijbehorende maatregelen. Ook kan het zijn dat het bedrijf komt met personeelstekorten of nadelige effecten van de energiecrisis en oorlog in Oekraïne. Dan zijn eerder gestelde doelstellingen misschien helemaal niet meer realistisch. Maak inzichtelijk wat je wel hebt bereikt en waar aanpassingen in de doelstellingen wenselijk zijn.

Bereid je voor, bedenk waar je feedback op wilt en waar je komend jaar aan wilt werken. Wat heb je daarvoor nodig? Bedenk wat je komend jaar wilt bereiken en hoe je leidinggevende je daarbij kan helpen. Door jouw doelen en oplossingen proactief aan te dragen laat je zien dat je goed over jouw rol hebt nagedacht en dat je jezelf graag wil verbeteren.

Wil je je echt optimaal voorbereiden en een onuitwisbare indruk achterlaten? Maak dan een Persoonlijk Jaarplan aan de hand van dit stappenplan.

Probeer kritiek op je prestaties niet als kritiek op je persoonlijkheid te zien, maar als leermoment. Het is bedoeld om jou te laten groeien in je werk. Word dus niet boos maar bedenk hoe je inderdaad je voordeel kunt doen met deze feedback.

Heb je zelf kritiek op je manager of collega’s? Vraag je dan eerst af of je manager degene is met wie je dat moet bespreken. Er is nu eenmaal een afhankelijkheidsrelatie waarin je jezelf ook voor de komende periode moet beschermen. Houd jouw kritiek dus altijd zakelijk, en werkgericht. Blijf dicht bij jezelf en vertel wat het met jou of het werkproces doet en blijf in het eindejaarsgesprek vooral ver weg van roddelen of negatief spreken over iemands persoonlijkheid.

Heb je voor jezelf een bepaalde functiewijziging, salarisverhoging of een promotie voor ogen, dan is het eindejaarsgesprek het moment om het bespreekbaar te maken. Spreek je wens uit en onderbouw concreet met jouw verdiensten waarom je dit gerechtvaardigd vindt. Is het een wens maar is het nog te vroeg om al te verzilveren? Vraag dan wat er nog voor nodig is om jouw doel uiteindelijk wel te bereiken.

Jezelf blijven ontwikkelen is een must. Aan het einde van dit jaar zit er wellicht nog meer budget in de scholingspot dan in andere jaren. Doe er je voordeel mee. Wil je een cursus volgen? Geef het aan in je eindejaarsgesprek. Wordt meteen concreet en zoek van tevoren uit waar je dat wilt doen en wat het kost. Managers zijn vaak heel blij met medewerkers die goed weten wat ze willen. Is de pot niet onbeperkt, bedenk dan ook alvast wat je eventueel zelf zou willen bijdragen om jouw groei te bekostigen.

Tip: Je kunt nu zelf via het Stap-budget 1.000,- euro subsidie per jaar van de overheid ontvangen voor een studie of training. En dan kan jouw werkgever wellicht wel de benodigde uren doorbetalen.

Maak verwachtingen over en weer concreet. Zorg dat je aan het einde van het eindejaarsgesprek precies weet wat er van jou wordt verwacht in het komende jaar. Vraag door tot je concrete meetbare taken, doelen en resultaten hebt vastgesteld samen. Het is daarbij nuttig om onderscheid te maken tussen de korte en lange termijnacties:

Korte termijn: Welke aanpassingen kun je de komende week al doorvoeren of welke acties kun je de komende maand al realiseren?

Lange termijn: Vraag je met elkaar af waaraan je zult merken dat een probleem er niet meer is als je een jaar verder bent. Wat gaat er dan beter? Hoe is het anders? En bespreek ook hoe je dit proces tussentijds gaat monitoren en bewaken.

Als afsluiting van het gesprek maak je samen met je manager concrete afspraken en doelen. Zorg dat je deze SMART formuleert. Hierdoor maak je ze concreet en controleerbaar. SMART staat voor:

• Specifiek – Is de doelstelling eenduidig?
• Meetbaar – Onder welke meetbare voorwaarde is het doel bereikt?
• Acceptabel – Zij de doelen acceptabel voor het management?
• Realistisch – Is het doel haalbaar?
• Tijdsgebonden – Wanneer moet het doel zijn behaald?